Kas uudiskirja meili ei kuvata korrektselt?
Vaata uudiskirja veebibrauseris. 
dokumendihaldus.ee UUDISKIRI märts 2011
Süsteemselt ja paindlikult!
Hea lugeja! Käes on märts ja uudiskiri on oma tavapärases ilmumissageduses teinud pikema pausi kui tavaliselt. Nüüd aga on jõudnud see jälle Sinu postkasti ning loodame, et huvitavat lugemist leiad seegi kord. Meil on suur rõõm tuua Sinuni oluline uudis, nimelt on Dokumendihaldurite Ühing koostöös Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskusega korraldamas konverentsi, mis pühendatud Eesti dokumendihalduse viimasele kümnele aastale. Konverentsile on oodatud dokumendihaldurid, arhivaarid, sekretärid, assistendid, juhid ning kõik teised teemast huvitatud. Broneeri kohe 15. aprill oma kalendris ja kohtume konverentsil!

 
Konverents "Eesti dokumendihaldus X:
pilk minevikku, hetkeseis ja tulevik."

Lea Baumann, DHÜ juhatuse liige
 
MTÜ Dokumendihaldurite Ühing ning Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskus korraldavad 15. aprillil konverentsi "Eesti dokumendihaldus X: pilk minevikku, hetkeseis ja tulevik." 
Konverentsil käsitletavad teemad hõlmavad nii üldisi arengusuundi kui ka praktilisi nõuandeid. Päeva juhib Janne Kerdo.
Viimase kümne aasta jooksul on dokumendihalduses aset leidnud mitmekülgsed muutused: tänaseks on kehtestatud nõuded dokumendihaldustarkvaradele, toimib eriala süstemaatiline õpetamine, dokumendihalduri kutsesüsteem, lähtutakse rahvusvahelisest praktikast. Teemad ja lektorid:
  • Dokumendihaldusprogrammist – teostusest tänaseni
    Ülle Laur, Riigikantselei, infosüsteemide osakonna juhataja
  • Dokumendihalduse arendamisest Eestis
    Kädi Riismaa, Riigikantselei, dokumendihalduse osakonna juhataja
  • „Postipoisi elu“ Tallinna Linnavalitsuse näitel
    Anne-Mari Vunder, Tallinna Linnakantselei
  • Dokumendihaldus maailmas – viimase 10 aasta arengud
    Raivo Ruusalepp, Eesti Äriarhiiv
  • Dokumendihalduse tulevikust Eestis
    Veiko Berendsen, AS Webmedia, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia
  • E-post organisatsiooni ja töötaja vaates
    Monika Saarmann, Tallinna Tehnikaülikooli doktorant.
  • Juriidilised probleemid – e-kirjade säilitamine, dokumendihaldussüsteemi kinnitus
    Kaupo Lepasepp, Advokaadibüroo Sorainen
  • Info kogumisest ja haldamisest tulenevad kohustused ja riskid
    Kersti Treulich, OÜ Webware
  • Digiallkirja kasutamise riskid ja salakarid digidokumendihalduses
    Valdo Praust, digiallkirja seaduse kaasautor pikaaegsete kogemustega andmeturbespetsialist

OlympiaToimumiskoht:
Radisson Blu Hotel Olümpia
Toimumisaeg: 15. aprill 2011
Käesoleval nädalal
(10. nädal) kehtib sooduspakkumine 120_eur+km. Kui osalete koos kolleegiga, siis tasu ühele vaid 110_eur+km. (tavahind 135_eur+km). Erihind DHÜ liikmetele 75_eur+km.
NB! Soodushinnaga registreerumisel palun kirjutage registreerimislehe märkuste lahtrisse, et olete Dokumendihaldurite Ühingu liige. Täpsem info info@conferencecenter.ee või telefonil 6080848.
Täpne päevakava ja registeerimine siin  


Valdkonna õigusaktide muutmine
 
paragrahv
   Arhiiviseadus vastu võetud 

 Rahvusarhiivi kodulehelt

17. veebruaril võttis Riigikogu vastu arhiiviseaduse eelnõu 854 SE III. Uus arhiiviseadus hakkab kehtima 1._jaanuaril 2012._aastal. Seaduse üks olulistest punktidest on seotud avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmisega hiljemalt 10 aastat pärast nende loomist. See muutus toetab tänaseks edukalt juurutatud valitsusasutuste vahelist elektroonilist dokumendivahetust ning laiemalt kogu e-riigi toimimist. Võrreldes seni kehtiva arhiiviseadusega keskendub uus seadus rohkem avalikule sektorile ning puudutab teiste sektorite asutusi ja isikuid, niivõrd kuivõrd nad täidavad avalikke ülesandeid. Nii ei tee eelnõu ettekirjutusi eraarhiivindusele ning samuti ei reguleerita arhivaari kutset. Seaduse jõustumisel teostub Rahvusarhiivi üleminek Riigikantselei haldusalast Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalasse. Uue arhiiviseaduse tekstiga saab tutvuda Riigikogu kodulehel. Seaduse ülevaate leiab Rahvusarhiivi 4.novembri 2010. aasta teatest.

paragrahv
   Asjaajamiskorra ühtseid alused ja Rahvusarhiivi põhimäärus jõustusid 13. novembril 2010

Riigikantselei kodulehelt

13. novembril 2010 jõustus Vabariigi Valitsuse määrus, millega muudeti „Asjaajamiskorra ühtseid aluseid“ ja „Rahvusarhiivi põhimäärust“. Määrusega saab tutvuda Riigi Teatajas, vaata RT I, 10.11.2010, 2. Määruse seletuskiri on kättesaadav Riigikantselei kodulehel . Määruse peaeesmärgiks on toetada avaliku sektori üleminekut paberivabale asjaajamisele. Kokkuvõtlikult on määrusega sätestatud muudatused järgmised: 
• Digitaaldokumentide säilivuse tagamiseks kohustatakse asutusi tagama dokumendi kogu elukäigu jooksul tema põhiomadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus, kasutatavus) ja hiljemalt alates 2013. aastast koostama kõik üle 10 aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivipüsivates vormingutes. 
• Riigiasutustele ja -organitele antakse võimalus säilitada pikaajalise säilitustähtajaga, kuid arhiiviväärtust mitte omavaid digitaaldokumente tasu eest Rahvusarhiivis. 
• Tagamaks üleminek XML-põhiste dokumentide koostamisele ja vahetamisele (elektroonilise dokumendivahetuse järgmisesse etappi), sätestatakse XML-varamu loomine ja täpsustatakse XML-dokumentide koostamise, vahetamise ning dokumendiliigi andmekirjelduste kooskõlastamise protseduuri. 
• Nähakse ette dokumentide kinnitamine digitaalse templiga, mis loob eelduse digitaaldokumentide laiemaks autentseks edastamiseks ning dokumentide menetluse lihtsustamiseks ja kiirendamiseks. 
• Andmekaitse Inspektsiooni ettepanekul kohustatakse valitsusasutusi määrama dokumentide avalikustamist ja neis sisalduvate isikuandmete kaitset korraldav isik, et tagada „Avaliku teabe seaduse“ täitmise tõhusam koordineerimine. 
• Täpsustatakse dokumendiregistri pidamisega ja dokumentide registreerimisega seonduvaid sätteid ning lihtsustatakse asutusesisese asjaajamise üleandmise korraldust. 

 

Terminoloogia töögrupi tegevusest
Karin Saarepuu, DHÜ terminoloogiagrupi tegevsekretär
 
Vterminoloogiaiimasel paaril aastal on lisandunud Dokumendihaldurite Ühingusse  palju uusi inimesi,  millega on kaasnenud ka uued ideed. Dokumendihaldurite ümarlaua ideega tuli välja Pille Vestung ning eesmärgiks tuua kokku omavahel arutlema erinevad dokumendihaldusega tegelevad osapooled. Kuna  ühing sai toetust terminoloogia arendamiseks, siis esimesed ümarlauad on toimunud just terminoloogia teemal. Terminoloogia töörühma juht oli 2010. aastal Lea Baumann ning terminoloogia töögrupi tegevsekretär on Karin Saarepuu.
 
Terminoloogia ühtlustamise teema vajalikkus tuleneb sellest, et näiteks õigusaktides ja rakendustes kasutatav terminoloogia on erinev. Terminoloogia osas on kindlasti vajalik igakülgne erialainimeste koostöö, kus dokumendihalduritele sekundeerivad kaasvaldkondade spetsialistid ja filoloogid. Terminoloogia töörühma kuuluvad Dokumendihaldurite Ühingu liikmed, aktiivselt löövad kaasa Riigikantselei ja Rahvusarhiivi inimesed. Koostööst on huvitatud ka tõlkebüroo Tilde Eesti OÜ.
 
Tänaseks on kokku kogutud hulk termineid aastatest 1970-2009. Need on eriala põhimõisteid tähistavad terminid koos mitmest  allikast pärit määratlustega, sh legaaldefinitsioonid. Nii on moodustunud  esialgne erialane terminiandmebaas, mis on töögrupi jaoks n-ö töömaterjal.
 
h6lmamineTöögrupi eesmärk on dokumendihalduse terminoloogia kaasajastamine, täiendamine ja parima võimaliku määratluse sõnastamine. Märgitakse ära ka soovimatud terminivariandid, mis võivad täpset ja ökonoomset kasutamist hägustada või mis ei sobi stiililiselt ametlikku keelekasutusse. Kui koosolekute töö tulemusena on kogunenud juba piisav hulk termineid, siis on plaanis neid ka süstemaatiliselt koondada. Süsteemi liigitusaluseks on dokumendi elukäigu etappide kajastamine. Alustatud on eriala põhiterminite (baasmõistete) määratlemisega ning selle töö tulemused kajastuvad ka ühingu kodulehel. Terminikomisjoni töö koosneb järgmistest osadest: koduse materjali ettevalmistamine (peamiselt tegevsekretäri ülesanne), töögrupis toimuv terminite analüüs ning iga koosoleku protokollimine. DHÜ terminikomisjoni töömeeleolu on asjalik, innustunud ja loov. Terminoloogia töögrupi tegevuse ülevaate leiab kodulehelt terminoloogia rubriigist.



Käimas on avaliku halduse dokumenditöö tõhususe uuring
Monika Saarmann, DHÜ liige
 
Avalikus halduses on eriti oluline tegevuste ja otsuste dokumenteerimine. Seejuures on oluline roll paljudel infosüsteemidel, mis võimaldavad  asutustel informatsiooni dokumenteerida ja menetleda.
mkm
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ning Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus on tegemas uuringut, mille eesmärk on koondada ülevaade avaliku halduse dokumenditöö kohta. Vaadeldakse, kuidas kasutatakse asutuse töös digitaaldokumente, digitaalallkirja, e-arveid, dokumenditöö seotust e-teenuste osutamisega hankedokumentide menetlemist jms.
Hetkeolukorra ja probleemide kaardistamise vajadus tuleneb riigi programmist „Avalike teenuste, sh infoteenuste arendamine“.
ria
2008. aasta sügisel eraldati taotlusvooru „Dokumendihaldussüsteemide kaasajastamine üleminekuks asutuste vahelisele paberivabale asjaajamisele“ tegemiseks 50 miljonit krooni. Käesolev uuring on struktuurivahendite kasutamise seire üks osa.
Sihtgrupid on nii ministeeriumid, nende hallatavad asutused, maavalitsused, kohalikud omavalitsused jt avaliku haldusega seotud organisatsioonid. Uuring tehakse  EL struktuurifondide programmi "Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine" raames ning Euroopa Regionaalarengu Fondi rahastamisel.
Uuringu tulemused võimaldavad kindlaks teha, milline on infosüsteemide hetkeolukord, paremini kavandada  riigi infoühiskonna arengusuundi ning fookustatult suunata nii SFi kui ka riigi omavahendite kasutamist tagamaks avaliku halduse tõhusust.
Uuring ja selle  tulemuste analüüs tehakse 2011. aasta esimese poolaasta jooksul. 

 syda
Uudiskirja aitasid koostada

Lea Baumann, Eve Kask, Teele Kurm, Tiia Ots, Katrin Roosileht, Karin Saarepuu, Monika Saarmann, Mirje Sepp, Birgit Ärm.

tunnuslause

 
Teemad:

- Konverents
"Eesti dokumendihaldus X:
pilk minevikku, hetkeseis ja tulevik."

- Valdkonna õigusaktide muutmine

- Terminoloogia töögrupi tegevusest

- Käimas on avaliku halduse dokumenditöö tõhususe uuring

- DHÜ liikmemaks 2011

- Intervjuusari
Meie dokumendihaldurid

- Tõlkeartikkel
„Näita neile raha“

- Tagasivaade „Dokumendihaldurite talveakadeemiale“

- Uudiskirja koostamine ja reklaam


DHÜ liikmemaks 2011
Tiia Ots, DHÜ juhatuse aseesimees

Lugupeetud DHÜ liikmed!
Saabunud on uus aasta uue rahaga. Liikmemaksude seisukohalt on see toonud järgmise muudatuse:
2011. aasta liikmemaksu suuruseks on 6.40 eurot töötavale liikmele ning 3.20 eurot mittetöötavale liikmele. Eelmiste aastate (st kuni 2010 k.a) liikmemaksu tasumisel tuleb aluseks võtta eel toodud summad, mitte arvestada 100 ja 50 krooni euro ja krooni kursiga ümber. Käesoleva aasta liikmemaksude tasumistähtaeg on hiljemalt 31.03.2011. Liikmemaksu tasumise kohta leiab info kodulehelt rubriigist liikme meelespea.
Märgukirjad võlgnikele saadetakse välja aprillikuu esimesel poolel, kuid loodetavasti seda vajadust ei teki, sest väga hea meel on tõdeda, et liikmemaksude laekumine on aasta-aastalt paranenud. Küsimuste tekkimisel võib Tiiaga ühendust võtta e-posti teel.


Birgit
Intervjuusari
Meie dokumendihaldurid

Teele Kurm, DHÜ juhatuse liige
 
Oma tööst räägib Net Group OÜ dokumendihalduse valdkonnajuht  Birgit Ärm (pildil). Birgit on lõpetanud Tallinna Polütehnikumi telekommunikatsiooniseadmete erialal ning Sisekaitseakadeemia halduskorralduse erialal. Ka on omistatud talle dokumendihaldur V kutsetase. Birgiti peamised tööülesanded dokumendihalduse valdkonnas on dokumendihaldusprojektide juhtimine ja DHS-de tootearendus.   Loe intervjuud Birgitiga siit.
 

raha
Tõlkeartikkel „Näita neile raha“
ehk 
investeeringutasuvusest dokumendihalduses

Ian Keers, 15.07.2009, Bulletin
Tõlkinud ja refereerinud Tiia Ots,  DHÜ juhatuse aseesimees

AIIM (American Assocation for and Image Management) korraldatud uuringus jõuti järeldusele, et dokumendihaldusprogramme iseloomustab märksõna lühiajaline investeeringutasuvus. Dokumendihaldusprogrammi all on siin silmas peetud asutuses tervikuna juurutatud dokumendihaldust, mis sisaldab endas nii dokumendihaldust reguleerivad normdokumente, IT-programme, hoidlate haldamist, töötajate ajakuju, tasuvusanalüüsi jm. 

Dokumendihaldusprogrammi loomise ja rakendamise juures on tehtav investeering märkimisväärse tähtsusega. Töötajad, kes otsustavad organisatsioonis raha paigutamise üle, eeldavad sellest ka tulu asutusele. Praeguses ettevõtluskliimas on kiire tasuvusaeg eriti oluline. Üldjuhul mõõdetakse kokkuhoidu füüsilistes hoiuruumides, töötajate tootlikkuse kasvus ja vähendatud riskides. Ka dokumendihalduritelt oodatakse, et nad rakendaksid töösse dokumendihaldusprogramme, mis täidavad nimetatud kolme nõuet. Samuti peab programm suutma näidata investeeringutasuvust paranenud sissetulekutes, vähendatud riskides ja pikaajalises tulus.

Loe edasi ... 
 

talveakadeemia
Tagasivaade Dokumendihaldurite talveakadeemiale
Katrin Roosileht, DHÜ juhatuse esimees
 
Detsembri alguses korraldas Dokumendihaldurite Ühing koostöös TÜ Viljandi Kultuuriakadeemia infohariduse osakonnaga esimese talveakadeemia.
 
Ühepäevasel koolitusel tutvustas lektor Veiko Berendsen dokumendihaldusprotsesside kirjeldamise teoreetilisi aluseid ja teostamise võimalusi. Osalejate ootused koolitusele olid kõrged – sooviti kuulda nii laiemat ideoloogilist tausta kui saada konkreetseid juhiseid dokumendihalduse protsessiskeemide koostamiseks. Teadmiste ja oskuste ladusat sidumist peeti ühel nõul selle koolituse tugevuseks. Koolituse tagasisides avaldati arvamust, et sama koolitust võiks laiendada ning muuta see kahepäevaseks.
 
Ootame ka liikmete ettepanekuid ning koolitussoove, mida võib postitada foorumisse või saata DHÜ koolitusjuhile Kristi Saarsalule.

 

ymbrik
Ootame Sind kaasa rääkima
dokumendihalduse teemadel!

 
Ole osavõtlik ja aita edendada dokumendihalduse valdkonda Eestis. Näiteks kirjuta arvamuslugu, tõlgi huvitav võõrkeelne artikkel või teavita olulisest sündmusest dokumendihalduse maastikul! Uudiskirja paneb kord kvartalis kokku MTÜ Dokumendihaldurite Ühing. Selleks, et sinu artikkel jõuaks uudiskirja ja/või www.dokumendihaldus.ee lehele, edasta see MirjeleTeelele või Katrinile

Kristi Ütt ootab, et temaga võtaksid ühendust dokumendihaldurid, kel on jagada oma esimesi kogemusi erialasel tööl. Tutvusta ennast ja oma eriala ning julgusta sellega ka teisi dokumendihalduriks õppima ja selle erialaga tegelema.  Selleks võta julgelt kontakti Kristiga, kes teeb sinuga teemakohase intervjuu. Varasemate interjuudega tutvu siin.  


Reklaam uudiskirjas ja dokumendihaldus.ee lehel
Oleme loonud võimaluse soodsalt reklaamida erialaseid tooteid või teenuseid meie kodulehel või uudiskirjas, reklaamihinnakirja leiab siit!
Teadmiseks Ühingu liikmele, sul on võimalus kord aastas levitada tasuta oma tööga seotud dokumendihaldustoote või -teenuse reklaami.
Jaga uudiskirja  
Edastasime Teile dokumendihaldus.ee uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.

2011  MTÜ Dokumendihaldurite Ühing
 
Email Marketing Powered by Mailchimp