Kui Sa ei näe uudiskirja korrektselt, vaata siia
Uudiskiri aprill 2012

Kevadiselt uue hooga!
2012 aasta algus on kaasa toonud mitmeid muutusi dokumendihalduse ja arhiivinduse valdkonnas, neist tähtsaimad on uus arhiiviseadus ning avaliku sektori asjaajamise koordineerimises toimunud muudatused.  Oluliseks tuleb pidada ka 2012. aasta sügisest Tartu Ülikoolis "Organisatsiooni infotöö" õppekava avamist. Dokumendihaldurite Ühingu jaoks on selle kevade oluliseks muutuseks uue juhatuse valimine.
Loodame, et kevad soosib kõiki uusi algatusi ning kevadist energiat ja särtsu heade mõtete elluviimiseks jätkub pikemaks ajaks.
 

Teemad:                                                                   

 

Dokumendihaldurite Ühingul uus juhatus

Dokumendihaldurite Ühingu tegevust pikka aega vedanud juhatus jõudis seisukohale, et ühingu arendamise nimel on vajalik leida uusi ideid ja aktiivseid eestvedajaid ja nii valitigi Tallinnas 3. märtsil 2012 toimunud MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu üldkoosolekul ühingule uus juhatus koosseisus Katrin Roosileht, Külli Kool, Katrin Leemet, Kersti Treulich, Kristi Saarsalu ja Pille Vestung.

Juhatusega saab kontakteeruda aadressil juhatus@dokumendihaldus.ee.


Dokumendihalduri kutseeksam 2012Kutsekoda
Katrin Roosileht, DHÜ juhatuse esinaine
Kersti Treulich, Kutsekomisjoni esinaine


Sel aastal on võimalik dokumendihalduri kutseeksamit teha kahel korral – kevadel ja sügisel.
Kevadine dokumendihalduri kutseeksam toimub 1. juunil Viljandis TÜ Kultuuriakadeemia ruumides ning on järjekorras juba seitsmes. Kutseeksamil osalemise sooviavalduste esitamise tähtaeg on 15. mai.

Sügisel möödub viis aastat esimeste kutsetunnistuste väljastamisest, sellega seoses on võimalus sügisesel kutseeksamil, mis toimub 10. novembril Tallinnas lisaks esmasele kutse taotlemisele ka oma kutset taastõendada ja kvalifikatsiooni tõsta.

Kutseeksamil osalejal on võimalus näidata dokumendihaldurile vajalikke teadmisi ja oskusi, mis võivad olla omandatud nii koolipingis kui ka praktilises tööelus, nii täiendkoolitustel kui ka iseseisvalt õppides. Täpne ülevaade eksamil nõutavast on leitav kutseeksami programmist, mis on koostatud dokumendihalduri kutsestandardi alusel. Kutseprogrammi detailsusest ei maksa ennast kohutada lasta, programm on toeks eksamiks valmistumisel, seal on selgelt öeldud, milliseid teadmisi ja oskusi eksaminandilt nõutakse, seega on teada, mida võidakse eksamil küsida. Eksamihirmu leevendamiseks on võimalik tutvuda 2009. aasta kutseeksami küsimuste ja praktiliste ülesannetega, mis on leitavad ühingu kodulehel www.dokumendihaldus.ee.

Dokumendihalduri kutseeksam koosneb traditsiooniliselt kolmest osast: test, praktilised ülesanded ja vestlus. Kogu eksam toimub ühel päeval ning tulemused antakse teada paari nädala möödudes. Eksami positiivseks sooritamiseks on vaja koguda vähemalt 65 punkti 100 võimalikust. Eksami eduka sooritamise tulemusena omistatakse teile kas Dokumendihaldur IV või Dokumendihaldur V kutse ning selle tõenduseks saate kutsetunnistuse. Kvalifikatsiooni tase sõltub sellest, kas omate vähemalt 3-aastast erialase töö kogemust või mitte. Täpsemalt saab kutse omandamise eeltingimustest lugeda Dokumendihalduri kutse andmise korrast.

Kutseeksami sooritamise tasu on 76.69 eurot, Dokumendihaldurite Ühingu liikmetele (kes on liige olnud vähemalt 2 aastat) 57.52 eurot.

Täpsemalt loe kutseeksami kohta siit

Lisainfo:
Katrin Roosileht, katrin.roosileht@ut.ee, tel 506 0324
Kersti Treulich, kersti.treulich@gmail.com, tel 5553 6800



 

Avaliku sektori asjaajamise arengu koordineerimisest
Liivi Karpištšenko, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik
Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

Käesoleva, 2012. aasta algusest  koordineerib avaliku sektori asjaajamise ja elektroonilise dokumendihalduse arengut Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium. Ülesanne anti ministeeriumile, et siduda see infoühiskonna teenuste arendamise koordineerimisega, mida korraldab 2011. aasta novembris loodud vastav osakond. Ühtne koordineerimine võimaldab avaliku sektori menetlusprotsesse efektiivsemaks ja avalikke teenuseid seeläbi kliendikesksemaks muuta.

Eelmisel kümnendil oli dokumendihalduse ja arhiivinduse valdkonna üldkoordineerijaks Riigikantselei, kelle valitsemisalas asus Rahvusarhiiv. Tegevuse põhieesmärgiks oli tagada dokumentide nõuetekohane haldus ja säilimine ka muutunud, elektroonilise keskkonna tingimustes.
Riigikantselei koordineerimisel juurutati elektrooniline dokumendihaldus sisuliselt kogu avalikus sektoris ning käivitati X-tee dokumendivahetusteenus DVK. Arhiiviväärtusega digitaaldokumentide säilitamiseks loodi Rahvusarhiivis digiarhiiv ja arhiiviväärtuseta digitaaldokumentide jaoks säilitusteenus. Võeti vastu uus arhiiviseadus, mis arvestab muutunud olusid. Selle aasta algusest jätkab Rahvusarhiiv Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalas, keskendudes eelkõige arhiiviväärtusega materjali väljaselgitamisele, kogumisele ja säilitamisele ning vähem asutuste asjaajamise ja dokumendihalduse korraldamise küsimustele.
Avaliku sektori asjaajamise ees seisavad nüüd järgmised ülesanded. Edasi loe siit


 
Eesti uus arhiiviseadus
Toivo Jullinen, Rahvusarhiiv

2011. aasta arhiiviseadus on Eesti jaoks juba kolmas viimase saja aasta jooksul. Eelmised on pärit aastatest 1935 ja 1998. Kehtiv arhiiviseadus on oma vaadetelt moodne, sisult konkreetne ja lakooniline. Seaduse koostamisele eelnes senise seaduse kitsaskohtade ja digitaalajastu vajaduste kaardistamine.
Arhiiviseadus
Seadus on Rahvusarhiivi keskne ja küllap see oli ka taotluslik. Kõik see, mis seaduse seisukohalt hädavajalik ei ole, on välja jäänud. Ja seegi oli taotluslik. Nii ei leia me enam pikka rida erialaterminite definitsioone ega ka detailset Rahvusarhiivi sisemise ülesehituse kirjeldust. Samuti sekkub seadus vähem ühiskonna toimimisse ja normib tagasihoidlikumalt ka avaliku sektori dokumendihaldust. Nii nagu varemgi täiendab ja täpsustab seadust arhiivieeskiri, tänaseks on valminud ka tõlge inglise keelde. Järgnevalt on peatutud vaid mõnel aspektil, mis võiksid teistest enam huvi pakkuda ka dokumendihaldurite laiemale ringile.

Keda  seadus kõnetab?

Kuna tegemist on seadusega, siis kõiki neid, kes reguleeritava valdkonnaga kokku puutuvad. Lähemal vaatlemisel selgub siiski (§ 6), et regulatsioonid on suunatud peaasjalikult avalikule sektorile (põhiseaduslikud institutsioonid, keskvalitsus ja kohalik omavalitsus). Seadus laieneb ka  neile, kes küll pole osaks avalikust sektorist, kuid täidavad avalikke ülesandeid, näiteks ravivad haigekassa tellimusel inimesi või ehitavad valla tellimusel lasteaeda või kergliiklusteed. Sellistel isikutel tuleb seadust järgida dokumentide osas, mis luuakse või saadakse avalikke ülesandeid täites. Seadus lubab Vabariigi Valitsusel täpsustada arhiiviseaduse nõudeid nende isikute dokumendihaldusele, keda seadus puudutab. Valitsus on seda ka teinud, sidudes asjaajamiskorra ühtsed alused arhiiviseadusega. Seegi on uus olukord. Edasi loe siit


Organisatsiooni infotöö magistriõppekava
Veiko Berendsen, Organisatsiooni infotöö magistriõppekava programmijuht

John F. Mancini, kes on Ühendriikide Info- ja Kujutiste Halduse Ühingu  (AIIM - Association for Information and Image Management) president, kirjutas sel aastal avaldatud ülevaates „Professionaalse infotöötaja tõus. Karjäärivõimalused digitaalses majanduses“, et organisatsioonid vajavad oma ülesannete täitmiseks või teenuste osutamiseks mobiilses, sotsiaalses või pilvetehnoloogia keskkonnas professionaalseid infotöötajaid. Ta toob välja kuus teadmushalduse valdkonda, mis vajavad erioskusi ja -teadmisi. Need on: (1) juurdepääs ja kasutamine, (2) hõlmamine ja haldus, (3) asjaajamise ja teenuste korraldamine, (4) säilitamine ja turvalisus, (5) infoarhitektuur ja infosüsteemid, (6) juhtimine ja juurutamine. Ta nendib, et selle eriala kujunemine on algusjärgus.

Osalt vaistlikult ja osalt uuringutepõhiselt oleme jõudnud AIIMiga lähedasele seisukohale – vaja on professionaalseid infotöötajaid. Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi uurimuses „Tööjõuvajaduse prognoos aastani 2017“ (2010) on nenditud, et praegu põhi- ja keskkoolis õppivad noored peaksid lähiaastail valima kas arsti, hooldusõe, autoremondilukksepa või infotöötaja eriala.

Infotöötaja pole infotehnoloogiaspetsialist. Kirjutan infotöötaja tehnologilistest oskustest allpool lähemalt, märkides siin ainult, et tehnoloogia kasutajakesksus ja sotsiaalsus alles näib hakkavat võtma oma kuju, muutudes äri ja muu teenusmajanduse lahutamatuks osaks.

Me saame infotööd vaadata kahest küljest: esiteks praktilise tööturu vajadusena ning teiseks õpetatava erialana. Eestis oleme järjest enam sidumas tööturuvajadusi ja kutseid, täpsustades ja muutes vajadusel nende sisu. Infotöötaja kutsed on näiteks sekretär,  juhiabi, dokumendihaldur, arhivaar, raamatukogu- ja muuseumitöötaja. Mitmes traditsioonilises valdkonnas nagu arhivaarid ja raamatukogutöötajad on pikka aega arutatud, mis rolli need erialad hakkavad mängima infoühiskonnas. Dokumendihalduri kutse suutis väga hästi vastata elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku perioodi nõuetele, aga laiemas digitaalses majanduskeskkonnas on seegi muutumises. Sekretärid ja juhiabid on ühed põhilised infotöötajad, kuid käesoleva õppekava tutvustamise kontekstis ma neil lähemalt ei peatu. Omaette on aga arhiivi-, raamatukogu- ja muuseumitöötaja eriala küsimus. Elektroonilised teavikud ja keskkonnad muudavad ka nende erialade tegevuse sisu."Organisatsiooni infotöö" õppekava

  Meie traditsioonis pole ülalnimetatud erialadel suurt tähelepanu osutatud erinevate organisatsiooni infokeskkondade haldusele ehk sisuhaldusele ning sellega seotud oskustele. Aruteludes erialade üle võib välja tuua kaks äärmuslikku tendentsi, millest üks väidab, et tasemekoolitus pole eriti tähtis ning läbi võib ajada täiendkoolitusega. Nad toovad näiteks väikse vallaraamatukogu ja ütlevad, et mida sealsest tööst on vaja siis mitu aastat õppida. Teine näide on sekretäritöö, millega saavat hakkama igaüks. Teine suundumus on see, et infotöö eriala võiks õpetada spetsialiseerumisena, mis meil tähendab magistriõpet. Olukord on kogu maailmas dünaamiline ning ainuõiget lähenemist kindlasti pole. Viljandi Kultuuriakadeemia on valinud suuna, mis lõimib valdkonnad ning teinud kogu õppekavas kaks rõhuasetust, millest esimene on infotehnoloogia oskuste süvendamine, mis võimaldab erialas n-ö süvitsi minna ning teine on rõhk uuringutele ja teadusele. Avades 2012. aasta sügisest Tartu Ülikoolis „Organisatsiooni infotöö“ õppekava, taotleb Viljandi Kultuuriakadeemia infohariduse osakond nende eesmärkide saavutamist, võttes parima olemasolevast ning arendades uut. Pikemalt loe uuest õppekavast siit

 
Ülevaade dokumendihalduse konverentsist "Uued normid, uued vormid 2012"
Külli Kool, DHÜ juhatuse liige

Dokumendihalduse konverents "Uued normid, uued vormid 2012"
Kevadeti on saanud traditsiooniks dokumendihalduse konverentsi korraldamine Dokumendihaldurite Ühingu eestvedamisel. Tänavune konverents toimus 11. aprillil Radisson Blu Hotel Olümpias ning läbivaks teemaks oli Eesti õigusruumis ja dokumendihalduse korraldamises toimunud muutused  infoühiskonna arendamise taustal. Huvilisi oli kokku tulnud üle saja ning päeva juhtis energiline ja rõõmsameelne Janne Kerdo.

Konverentsi juhatas sisse Raivo Piiritalo ning Liivi Karpištšenko ettekanne infoühiskonna teenuste arendamisest ja selle seotusest dokumendihaldusega. Ettekande esimene pool keskendus avalikele teenustele ja nende arendamise põhimõtetele ning ühtlasi tutvustati tulevikus loodavaid eesti.ee kasutusvõimalusi, mis hõlbustavad riigi ja kodaniku vahelist suhtlemist. Pikemat ülevaadet loe siit


Universaalne arhiveerimismoodul – praktiline abivahend asutustele
Ülle Narits, Rahvusarhiivi digitaalarhiivi arhivaar

Tänapäeval luuakse ja vahetatakse massiliselt digitaalseid dokumente. Nende haldamiseks kasutatakse asutustes elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme (EDHS) ning infohaldussüsteeme. Kõik dokumendid ja failid ei ole pikemas perspektiivis olulise info kandjad. Samas on teatud osa dokumentatsiooni säilitamine sõltuvalt määratud säilitustähtajast või arhiiviväärtusest vajalik. Dokumente, mille säilitustähtaeg ületab 10 aastat, ei ole võimalik hoida dokumendi- või infohaldussüsteemis lõpmatult, tegemata nendega aktiivseid säilitustegevusi. Nii on vajalik nendest süsteemidest dokumendid ja failid koos kirjeldustega „kätte saada“, et neid nõuetekohaselt arhiveerida.

Rahvusarhiiv on koostöös tarkvaraarenduse partneritega loonud tarkvara, mille eesmärgiks on aidata riigiasutuste arhivaare dokumentide ja nende kirjelduste üleandmisel Rahvusarhiivi. Piltlikult võib ette kujutada, et kui veel 20 aastat tagasi kasutati kirjelduste koostamiseks, milleks oli ajalooline õiend ning nimistu, trükimasinat kui abivahendit, siis käesoleval ajal on selleks abivahendiks universaalne arhiveerimismoodul (UAM). Selle tarkvara kasutuselevõtt sama hästi kui vabastab arhivaari vajadusest läbi töötada Rahvusarhiivi juhist „Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded“, kuna just neid nõudeid on rakendatud UAMi loomisel ja lihtsustab tehniliste nõuete täitmist (tehnilised metaandmed, digitaalallkiri, konverteerimine, XML-kujul dokumendikapsel).
Edasi loe siit


Huvitavat lugemist AIIM uuringutestAIIM - the global community of information professionals
Katrin Vernik, DHÜ liige

AIIM* teeb igal aastal oma liikmete hulgas huvitavaid dokumendihalduseuuringuid. Soovitan neid lugeda.

Esimene huvitav uuring ´´The Paper Free Office – dream or reality?´´  selgitab muuhulgas põhjuseid, miks üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele ja digitaliseerimine ei suuda paberit täielikult asjaajamisest välja tõrjuda ja mis kasu paberist loobumine kaasa toob.  
Uuringu veebiküsitlusele vastas 395 AIIM ühingu liiget ajavahemikus 30.11.2011 kuni 3.01.2012.
Uuringu kokkuvõtteks toodi välja, et ´´paberivabaduse´´ saavutamiseks tehakse mitmeid samme, eriti suuremates organisatsioonides, kuid paberit täielikult äritegevusest välja tõrjuda ei õnnestu.

Need põhjused, miks paber ikka eksisteerib ka täiselektroonilisele dokumendihaldusele üle läinud organisatsioonides, tulenevad peamiselt kasutajatest, sest vanad harjumused on visad kaduma - digitaalseid dokumente (e-kirju, pdf-arveid jne) ikkagi prinditakse, neist tehakse koopiaid, pärast skaneerimist dokumente ei hävitata jne.

Kuid miks siis ikkagi paberist loobuda? Loe edasi siit


Ootame Teid kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel
Pille Vestung, DHÜ juhatuse liige

Uudiskiri on MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu häälekandja, mis ilmub kord kvartalis. Viited, artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mida soovite järgmises uudiskirjas avaldada, edastage hiljemalt 05. juuliks 2012 e-postile: pille.vestung@eesti.ee


Uudiskirja aitasid koostada:
Veiko Berendsen, Toivo Jullinen, Eve Kask, Liivi Karpištšenko, Külli Kool, Ülle Narits, Katrin Roosileht, Kersti Treulich, Katrin Vernik, Pille Vestung. Täname!

 


Edastasime Teile dokumendihaldus.ee uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.

Lahku meililistist | Liitu meililistiga



2012 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing

Like DHÜ uudiskiri 2012 aprill on Facebook | Jaga
Email Marketing Powered by Mailchimp