Kui Sa ei näe uudiskirja korrektselt, vaata siia

Suve meenutades ja sügiseks plaane seades!
Head Dokumendihaldurite ühingu liikmed ja teised dokumendihaldusest huvitujad. Suviselt puhkuste meeleolult sügisele dokumendihalduse lainele seadmiseks ootame Sind järjekordsele Dokumendihaldurite Ühingu suveseminarile, mis toimub 30. augustil Tartus. Traditsiooniliselt on suveseminari teemade hulka valitud nii dokumendihalduse valdkonna arengule olulised, kui ka silmaringi laiendavad teemad. Ootame kõiki aktiivseid dokumendihaldureid kaasa lööma uue dokumendihalduri kutsestandardi loomeprotsessis. Suveseminar on just see koht, kus ka Sinul on võimalus anda oma panus dokumendihalduri kutse arengule. Hea dokumendihaldus saab alguse väärtustatud ja motiveeritud dokumendihaldurist!
Kohtumiseni suveseminaril!

Teemad:                                                               

 

Dokumendihaldurite suveseminar Tartus

Hea Dokumendihaldur, ühingul on hea meel paluda Sind suveseminarile, mis toimub neljapäeval, 30. augustil algusega kell 10:30 Tartus.

Suveseminari teemad ja lektorid:

  • Dokumendihalduri kutsestandard – uue kutsestandardi loomisest. Teema üle arutlevad ja diskuteerivad TÜ Viljandi Kultuuriakadeemia õppejõud Veiko Berendsen, kes on kõrgelt hinnatud spetsialist dokumendihalduse maastikul ka väljaspool Tartu Ülikooli ning dokumendihalduri kutsekomisjoni esinaine Kersti Treulich.
  • Graafiline disain – graafilisest disainist ja selle olemusest, põhitõdedest räägib Kristjan Mändmaa, kes on Eesti Kunstiakadeemia graafilise disaini osakonna dotsent ja TÜ Viljandi Kultuuriakadeemia virtuaalkeskkondade loomise ja arenduse õppekava projektijuht.
  • Tartu vanalinna ekskursioon koos Lea Leppikuga. Lea Leppik on TÜ Viljandi Kultuuriakadeemia õppejõud ning TÜ Ajaloo Muuseumi teadusdirektor.

NB! Suveseminari lektorid ootavad osavõtjatelt varem esitatud küsimusi. Küsimused palume postitada Dokumendihaldurite Ühingu Facebook’i kodulehel.

Asukoht: TÜ Sotsiaal- ja haridusteaduskonna dekanaat, Lossi 36, Tartu.

Päevakava:
    10:00 – 10:30 Kogunemine ja tervituskohv
    11:00 – 12:00 Dokumendihalduri kutsestandard
    12:00 – 13:00 Lõuna
    13:00 – 14:30 Graafiline disain ja selle olemus
    14:30 – 16:00 Tartu vanalinna ekskursioon

Registreerumine: Palume kõigil osalemise soovist teatada hiljemalt 28. augustiks kella 13:00ks. Registreeru siin Suveseminar 2012

Osavõtutasu: 35 eurot, DHÜ liikmetele soodushind 20 eurot. Hind sisaldab loenguid, loengumaterjale, lõunasööki, kohvipausi ja ekskursiooni. Tasuda MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu pangaarvele 10220073279010 SEB Pank hiljemalt 29. augustiks. Vajadusel väljastab ühing arve.

Seminar toimub koostöös TÜ Viljandi Kultuuriakadeemiaga.

Lisainfot seminari kohta saab aadressilt kristi@dokumendihaldus.ee


Kirja vorminõuete standard
Veiko Berendsen
Standardimise tehnilise komitee TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon esimees
Kirja standardi kavandi töörühma juht


Kirja vorminõuete standard on vanim ja kõige laiaulatuslikumalt kasutusel olev dokumendihalduse valdkonna standard. Praegu kehtib Eestis 2006. aastal koostatud standardi versioon (EVS 882-1:2006). Nagu on standardite puhul üldine, tuleb neid aeg-ajalt üle vaadata ning vastavalt muutunud oludele kohendada või teha uustöötlus. Kirja vorminõuete standard on praegu ülevaatamisel.
Standardi käsitlusala on: dokumendi elementide loetelu, elementide määratlused ja selgitused, elementide vormistamise nõuded ja asukoht kirjal. 2006. a versioonist alates on standardis käsitletud e-kirja vormistamist. Samuti oli 2006. a versiooni koostamisel ettekujutus, et standardis toodud elementide alusel saab koostada töötava kirja XML-skeemi. Möödunud viie aastaga pole just palju kirjade koostamise kommetes Eestis muutunud, ometi on vajalik standard üle vaadata. Põhiliselt on sellel kaks eesmärki: esmalt elementide koosseisu täpsustamine ning teiseks registreerimisel, edastamisel ja avalikustamisel kasutatavate metaandmete võimalik ühtlustamine riiklike soovitustega kooskõlas. Kolmanda küsimusena võib välja tuua vormistamisreeglite ja -tavadega seonduva olukorras, kus palju kirju saadetakse meilitsi või muud elektroonilist kanalit, nagu DVK, kasutades.

Eestis kasutusel olev kirja standard on neljas versioon. Esimene versioon kehtestati 1974. aastal nimetusega ENSV VST 3-74 „Unifitseeritud dokumentatsioonisüsteem. Haldusdokumentatsioon. Põhinõuded“, selle teine versioon kehtestati 1981. aastal, milles tehti 1990. aastal (valitsuse määrus nr 137, 02.07.1990) muudatusi ning kolmas versioon EV ST 3-92 „Haldusdokumentide vormistamise põhinõuded“ jõustus iseseisvuse taastamise järel riikliku süsteemi toimimise muutudes ja mitte valitsuse määrusena, vaid soovituslikuna. Valdkonda reguleeriv valitsuse määrus „Valitsusasutuste asjaajamiskorra alused“ kehtestati 1996. aastal. Suuremaid muutusi neis standardi versioonides polnud ja selle järele polnud ka vajadust. Kuid just 1990. aastate keskelt on muutmise vajadus olnud suur, sest dokumente ei koostata enam kirjutusmasinal. Esitusvorm ja näidisvorming olid varasemates standardi versioonides esitatud lehe konstruktsioonivõrgul. Konstruktsioonivõrgu moodustavad püst- ja põikjooned, mille vahe võrdub dokumentide kirjutamiseks kasutatavate seadmete kirja sammu ja reavahe kordsetega. (ENSV VST 3-81, lk 16). Arvutis saab mõistagi määrata kirja sammu, samuti šrifte ja reavahet palju paindlikumalt.

Eesti asjaajamiskultuuris on kirja standardil kaks alust. Edasi loe siit

 

Dokumentide loetelu ja andmekogud
Kuldar Aas, Rahvuarhiivi Digitaalarhiivi asedirektor
Pille Noodapera, Rahvusarhiivi nõunik
Hanno Vares, Rahvusarhiivi nõunik


Sissejuhatus
Avaliku sfääri asutuste dokumendihaldurite osavõtul on aeg-ajalt jutuks olnud dokumentide loetelu kasutamine asjaajamises laiemalt kui ainult traditsiooniliste dokumentide (eriliigilised haldusdokumendid) haldamise vahendina. Käesolevas artiklis tutvustatakse ideid, mis olid kõne all mais toimunud rahvusarhiivi infopäeval. Loodame, et artiklis esitatud mõtete põhjal tekib laiem arutelu, mis pakub paremat ja kõigile kasulikku lahendust.

Probleemid

Dokumentide loetelust üldiselt
Kõige esimeseks probleemiks on see, et puudub ühtne definitsioon dokumentide loetelu kohta. Asjaajamiskorra ühtsetes alustes määratletakse dokumentide loetelu järgnevalt:

Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide haldamiseks dokumentide loetelu, mis sisaldab vähemalt liigitusskeemi, säilitustähtaegu ja juurdepääsu tingimusi.
 
Seega on  küll määratletud, et asutus PEAB dokumentide loetelu koostama, kuid ei ole põhjendatud, MIKS seda tegema peab või KUIDAS seda kasutada. Arvatavasti on ainus ametlik allikas, kus nendele küsimustele vastuseid püütakse anda, rahvusarhiivi juhis „Dokumendi- ja arhiivihaldus“, millest võib leida järgnevad lõigud.

[Dokumentide loetelu on] dokumendihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks.

Dokumendi loetelu on ka:
  • asutuse arhiivi moodustamise peamine tööriist, sest kõik toimikud avatakse ning dokumendid paigutatakse ja varustatakse metaandmetega just dokumentide loetelu alusel;
  • vahend kiire ülevaate saamiseks asutuses loodud inforessurssidest.
 Viimasest punktist lähtub, et dokumentide loetelu peaks oma olemuselt:
  • võimaldama kogu asutuse dokumenteeritud informatsiooni haldamist ja leidmist, sõltumata dokumendi tüübist ja andmekandjast (paber- ja PDF-dokumendid, andmekogud, audiovisuaalsed dokumendid jne);
  • võimaldama kirjeldada olukordi, kus sama dokument esineb ühel ajal mitme erineva esitusena, näiteks andmekogus, paberkandjal ja digiteeritud failina;
  • andma piisava ülevaate dokumendi erinevate esituste tekkimise või loomise põhjustest ning kasutusvõimalustest;
  • võimaldama dokumendihalduritel, arhivaaridel ja kasutajatel leida kiirelt ja efektiivselt nende vajaduste jaoks sobivaim dokumendi esitus.
Andmekogude kajastamine loeteludes
Kui vaadata hetkel rakendatud dokumentide loetelusid ja eelmises lõigus esitatud soove, võib kindlalt väita, et eesmärgid on pigem vähesel määral täidetud. Tavapäraselt esitatakse küll sarjade kirjelduses märge „digitaalne / paberil”, kirjeldatakse andmekogude tabel ja sarja kommentaarides viidatakse ka konkreetsele andmekogule, kuid sellest kaugemale ei minda.
Samuti on dokumentide loetelusid vaadates täheldatav muret tekitav suund loeteludesse kanda ainult need sarjad, mille moodustavad n-ö „A4 dokumendid“. See tähendab, et loeteludes ei kajastu pahatihti see osa dokumentidest, mida menetletakse ja säilitatakse ainult andmekogudes, veelgi enam sellistes infosüsteemides, mis ei asu asutuse enda kontrolli all, vaid mida hallatakse keskselt (näiteks EHIS, e-Toimik jne).
Loomulikult on sellel (ning täpsemate juhiste puudumisel täiendavate dokumentide kajastamiseks loeteludes) omad põhjused. Üks peamine neist on tõsiasi, et siiani on andmekogude kajastamiseks proovitud leida ühest lahendust, mis sobiks sama hästi nii dokumendiregistri, personaliarvestussüsteemi kui ka riikliku infosüsteemi jaoks. Samuti ei ole suudetud leida piisavat vastust küsimusele, kuidas defineerida andmekogus dokumenti ja sellest tulenevalt – mis on üldse see sari, mida andmekogu kohta loetellu kandma peaks?

Suund lahendusele...loe edasi

Magistritöö tutvustus - Erasektori elektrooniline dokumendihaldus ja selle eeldused koosvõimelisuseks

Katrin Vernik, DHÜ liige

DHÜ liige Katrin Vernik on  kevadel Tallinna Ülikoolis dokumendihalduse magistriõppes kaitsnud magistritöö, mis keskendub koosvõimelisuse eeldustele dokumendihalduses, uurides, milline on olukord Eestis aktiivselt tegutsevates keskmise ja keskmisest suurema arvuga töötajatega ettevõtetes.

Mis on koosvõime dokumendihalduses?
Koosvõime mõistet kasutatakse IKT-maailmas üsna laialdaselt, kuid seda defineeritakse lähtuvalt sellest, millises kontekstis seda täpsemalt käsitletakse, olles pidevas muutumises.
Koosvõime dokumendihalduses on infosüsteemide ja organisatsioonide võime luua, kasutada ja vahetada informatsiooni (dokumente), mis on kõigi jaoks ühetähenduslikud ning võimalikult suurel määral masinloetavad (Dokumendihalduse koosvõime raamistik tööversioon 1.1.). Ning seda käsitletakse kolmemõõtmelisena – organisatsiooniline, semantiline ja tehniline.
Koosvõime vajalikkus dokumendihalduses seisneb peamiselt ressursside kokkuhoius ning efektiivsemates ja paindlikumates tööprotsessides. Laiemas võtmes aitab koosvõimelisuse edendamine, ratsionaalselt toimivate tööprotsesside ja kasutatavate vahendite kaudu, parandada kogu organisatsiooni ja ka ühiskonna elukvaliteeti.
Koosvõimelise dokumendihaldusega organisatsiooniks peetakse selles töös sellist ettevõtet, mis praktiseerib elektroonilist dokumendihaldust ja  mille tööprotsessid on täielikult või osaliselt automatiseeritud, kus on kokku lepitud elektroonilise dokumendihalduse edendamiseks vajalik tööjaotus, mis peab silmas teadlikult dokumendihaldusalaste riskide vähendamist ning mis välissuhtluses riigiga kasutab riigi loodud e-teenuseid. 

Kuidas koosvõime eeldusi dokumendihalduses mõõta? Loe edasi


Dokumendihalduri kutseeksam 2012
Pille Vestung, kutseeksami hindamiskomisjoni liige

Sel aastal viiakse dokumendihalduri kutseeksamit läbi kahel korral – kevadel ja sügisel. Kevadine dokumendihalduri kutseeksam toimus 1. juunil, kuid paraku jäi seekord osalejate arv tagasihoidlikuks. Sügisene kutseeksam toimub 10.novembril Tallinnas ning kuna on möödunud viis aastat esimeste kutsetunnistuste väljastamisest, on sel korral võimalus lisaks esmasele kutse taotlemisele ka oma kutset taastõendada ja kvalifikatsiooni tõsta. Dokumendihalduri kutseeksam koosneb traditsiooniliselt kolmest osast: test, praktilised ülesanded ja vestlus. Kogu eksam toimub ühel päeval ning tulemused antakse teada paari nädala möödudes. Eksami positiivseks sooritamiseks on vaja koguda vähemalt 65 punkti 100 võimalikust. Eksami eduka sooritamise Kutsekodatulemusena omistatakse teile kas Dokumendihaldur IV või Dokumendihaldur V kutse ning selle tõenduseks saate kutsetunnistuse. Kvalifikatsiooni tase sõltub sellest, kas omate vähemalt 3-aastast erialase töö kogemust või mitte. Täpsemalt saab kutse omandamise eeltingimustest lugeda Dokumendihalduri kutse andmise korrast.
Dokumendihaldurite ühing korraldab sügisel eksami eel kutseeksamiks ettevalmistamist toetava koolituse. Täpsemat infot kutseeksami ja koolituse kohta jälgi ühingu veebilehelt dokumendihaldus.ee 
Ootame rohket osavõttu sügisesest kutseeksamist!

 

Huvitavat lugemist AIIM uuringutest

Katrin Vernik, DHÜ liige

Digital Landfill toob välja 6 juhist, mis aitavad teha algust efektiivse infohaldusega. Nende dokumentide seas on ka lugemist väärt kirjatöö sellest, kuidas dokumendihalduse parimaid praktikaid saavutada - rõhutatakse, et informatsioon ja dokumendid on organisatsiooni jaoks võtmevarad, mida tuleb hallata. Välja tuuakse viise, kuidas luua klassifikatsiooni skeeme, arendada metaandmete mudelit, kokku leppida ühises sõnavaras jne. Osade teemade juurde on toodud ka standardeid ja muid hea tava juhendeid, millest on võimalik lähtuda või siis abi saada.

Nimetatud 6 juhist asuvad siin:

 

Linkedin-is on nüüd dokumendihaldurite oma grupp – tule liituma!

Kutsume teid kõiki liituma uue Linkedin-i grupiga ´´Dokumendihaldurid´´.

Kes ei ole veel ise professionaalsete inimeste sotsiaalvõrgustikuga liitunud, siis soovitame seda teha, kuna see võimaldab nii personaalselt kui ka ühingu grupi kaudu olla nähtav, jagada ideid, teadmisi ja leida ka töövõimalusi.

Loe Linkedin-ist pikemalt siit ja ühine siin.



Ootame Teid kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel
Pille Vestung, DHÜ juhatuse liige

Uudiskiri on MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu häälekandja, mis ilmub kord kvartalis. Viited, artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mida soovite järgmises uudiskirjas avaldada, edastage hiljemalt 15. oktoobriks 2012 e-postile: pille.vestung@eesti.ee


Uudiskirja aitasid koostada:
Kuldar Aas, Hanno Vares, Pille Noodapera, Veiko Berendsen, Eve Kask, Kristi Saarsalu, Kersti Treulich, Katrin Vernik, Pille Vestung. Täname!

 


Edastasime Teile dokumendihaldus.ee uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.

Lahku meililistist | Liitu meililistiga



2012 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing

Like DHÜ uudiskiri august 2012 on Facebook | Jaga
Email Marketing Powered by Mailchimp