Uudiskiri august 2013
twitter
Dokumendihalduse uudiskiri august 2013

     Teemad:  



Dokumendihaldurite Ühingu suveseminar 2013

Hea Dokumendihaldurite Ühingu liige, tuletame meelde, et ootame Sind DHÜ suveseminarile, mis toimub juba järgmisel reedel, 16. augustil algusega kell 10:45 Elvas. Registreeru juba täna, saates e-kiri aadressile kristi@dokumendihaldus.ee

Suveseminaril osalemine on tasuta!
Käesoleva aasta DHÜ suveseminar on mõeldud ainult DHÜ liikmetele.

Suveseminari teema
Käesoleval aastal keskendume dokumendihalduri töös väga vajalikule sisekoolituste läbiviimise teemale. Koolitajaks on oma valdkonna tunnustatud koolitaja Anu Virovere.
Juttu tuleb:
  • Mis meid tegelikult motiveerib?
  • Kuidas ühendada töö ja kutsumus?
  • Kuidas teised kolleegid end kuulama panna?
  • Mida sisekoolitamisel silmas pidada – ohud/karid?
Asukoht: Elva, Tartu mnt 15

Päevakava:
10:30 – 11:15 Kogunemine ja tervituskohv
11:15 – 12:00 Sisekoolituste läbiviimine
12:00 – 13:00 Lõuna
13:00 – 14:30 Sisekoolituste läbiviimine (jätkub)
14:30 – 16:00 Elva jahilasketiir – sportlik ajaviide

Palume kõigil ühingu liikmetel osalemise soovist teatada hiljemalt 13. augustiks kella 13:00ks aadressil kristi@dokumendihaldus.ee

Kohtumiseni Elvas!




XML-i andmekirjelduse projektist ning tööseminarist „Dokumendihalduselt infohaldusele“

Koostas Webware OÜ nooremkonsultant Piret Palgi

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) infoühiskonna teenuste arendamise osakonna eestvõttel jätkub XMLi andmekirjelduse projekt, mille eesmärgiks on ühtlustada asutuste dokumendivorme ja testida XML andmekirjelduse juhist töös.
Projekti andmekirjelduse töögrupp püüab vähendada juhtumeid, kus asutustele saadetakse palju teabenõudeid, mis on sisult tegelikult selgitustaotlused või märgukirjad. Andmekaitse Inspektsioon on teadlik, et registreerija ei oska dokumendiliiki sageli õigesti määrata ning edaspidi hakkab inspektsioon oma koolitustel sellele tähelepanu juhtima. Andmekirjelduse töögrupp otsib vastust küsimusele, kuidas vähendada valesti määratud dokumendiliikide hulka.
Ühe võimalusena nähakse abimaterjalide lisamist, et aidata kodanikul teha valikut nende dokumendiliikide seas, mida ta täpsemalt soovib. Töögrupp pakkus välja järgmised vormide kirjeldamise võimalused:
  • Teabenõue – „Soovin tutvuda olemasoleva dokumendiga“;
  • Märgukiri – „Teen ettepaneku või annan teavet“;
  • Selgitustaotlus – „Soovin saada teavet, mis eeldab olemasoleva teabe analüüsi või lisainfo kogumist“ ja/või „Soovin saada õigusalast selgitust“.
Projekti lõpptulemusena soovitakse asutustes vähendada teabenõude, selgitustaotluse või märgukirja hõlmamiseks ning menetlemiseks kuluvat aega.
Dokumendihaldusnõukogu otsustas teha valitsusportaalidele ettepaneku suunata valitsuse ühistelt kodulehekülgedelt teabenõuded, märgukirjad ning selgitustaotlused eesti.ee portaali. Andmekirjelduse projekti käiguga on võimalik lähemalt tutvuda MKM koduleheküljel:
http://www.mkm.ee/public/Andmekirjeldus_ja_statistika_15052013_DHN.pdf     
13. juunil toimus dokumendihaldusnõukogu laiendatud tööseminar „Dokumendihalduselt infohaldusele“, kus koostati tervikliku infohalduse kontseptsioon. Arutelusse olid kaasatud IKT, arhiivinduse ning teenuste arendamisega seotud valdkondade spetsialistid. Koos määratleti ühised infohalduse arengu eesmärgid ning strateegiad, kuidas neid saavutada.
Lõppteesides sedastati, et terviklik infohaldus on  tugifunktsioon/tegevus/protsess, mis aitab toime tulla infovoogudega. Asutuse infohaldus on „katus“ sisuhaldusele, dokumendihaldusele, infotöötlusele andmekogudes jne. Riigi infohaldus on „katuste katus“.
Infohaldus ei ole dokumendihalduse sünonüüm. Infohaldus ei ole ka andmehalduse, sisekommunikatsiooni ega muu eraldivõetava tegevuse sünonüüm. Tööseminari ülejäänud teesid on leitavad MKM koduleheküljelt: http://www.mkm.ee/public/DHN_140613_infohaldus_teesid.pdf

 


Huvitavat lugemist: dokumentide jagamine pilves

Koostas DHÜ liige Katrin Vernik

Tänavu kevadel tegi AIIM uuringu, milles osales ligikaudu pool tuhat liiget. Uuringu üheks eesmärgiks oli uurida pilveteenuste kasutamist.

Uuringu tulemusena selgus, et rohkem kui ühts neljast organisatsioonist vaevab dilemma , mis puudutab pilveteenuste kasutamise strateegiat. Seda eelkõige seetõttu, et 25% organisatsioonides kasutavad töötajad organisatsiooni kontekstis ebaseaduslikke dokumentide jagamise pilveteenuseid (nt selliseid, mis on pigem mõeldud erakasutuseks). (AIIM, 2013).

Olenemata sellest, et 30% liikmesorganisatsioonidest ennustas juba aastataguses uuringus, et töötajad kasutavad ebaseaduslikke pilveteenuseid aina rohkem, siis ainult 19% neist püüab selliste keskkondade kasutamisest tulenevaid probleeme ennetada. Vajadus ebaseaduslike pilveteenuste järele sellest hoolimata aga säilib ja see tuleneb peamiselt soovist vahetada infot kolmanda lepinguosalisega, kes ei pääse sisemistele süsteemidele ligi. Plussidena mainitakse ka nn avalike pilvekeskkondade lihtsat ja mugavat kasutamist ning paremat mobiilset ligipääsu. Probleem aga tekib siis, kui ülesriputatud info hakkab lekkima, infot on vaja hallata või sellele ligi pääseda. Probleemi võimendab asjaolu, et tihti kasutatakse neid keskkondi mitte ettevõtte nimel olevate kontode kaudu, vaid eraisiku konto kaudu. See omakorda aga süvendab dokumendihalduse mõttes nn “´Metsiku Lääne“´sündroomi. (AIIM 2012).

Mis on aga lahendus? Kas riskide hirmus keelata selliste pilveteenuste kasutamine? Kas võtta kasutusele organisatsioonile sobiv keskkond, mis vastab selle asutuse või ettevõtte nõuetele ja vajadustele? Siin on igal organisatsioonil oma rada käia.

Kui teema pakub lugejale rohkem huvi, siis saab lugeda juba ülalolevatelt linkidelt.

 

Dokumentide edastamine ja allkirjastamine - üks võimalik lahendus

Koostas DHÜ liige Katrin Vernik

Inspireerituna artiklist „huvitavat lugemist“´ ja viimasel ajal meedias palju kõlapinda saanud idufirma Signwise tegevustest, otsustasime ka ise lähemalt uurida, mis ettevõte see on ja mis teenust nad pakuvad. Usutluse tulemusi saabki allpool lugeda.
signwise

Päris algusest alustades…
Signwise ettevõte sai alguse juba 2012. aasta hakul, kuid mõte sedalaadi teenust pakkuda oli Ott Sarvel olnud juba varem. Tiit Anmann ja Ott Sarv olid tegelikult varem kohalikul tarkvaraturul konkurendid, kuid ühel hetkel tutvustas Ott Tiidule Signwise’i ideed ja kontseptsiooni . Ning meestest saidki partnerid, et koos kõrgelennulist ideed teostama hakata.  

Tänaseks on välja töötatud veebipõhine dokumentide tähitult edastamise ja digitaalallkirjastamise teenus. See on  mõeldud nii suurtele kui väikestele organisatsioonidele, kes soovivad partnerite ja kolmanda lepinguosalisegaturvaliselt dokumente vahetada ja neid allkirjastada ning teha seda nii riigisiseselt kui ka piiriüleselt. Meeste enda sõnul on täna turul puudus väike- ja keskmisele ettevõttele suunatud kasutajakeskselt  arendatud digitaalallkirjastamise teenusest,  mis oleks loodud, mõeldes kasutaja vajadustele ning mugavusele, tagades ka piiriülese digitaalallkirjastamise võimaluse.

Digitaalallkirjastamise teenuse kasutaja vaatekohast on asi üpris lihtne. Kasutaja peab looma endale konto ehk registreerima end teenuse kasutajaks. Dokumendi allkirjastamiseks ja teistega jagamiseks piisab vaid dokumendi üles laadimisest, ID-kaardiga allkirjastamisest ning teenusena saadetakse teisele lepinguosalisele teade saatmise kohta. Teised lepinguosalised saavad dokumendi allkirjastada ja kui see on tehtud, saadab süsteem algsele saatjale omakorda teate. Põhimõtteliselt on see kasutaja vaatekohast sarnane teenustega, mis täna juba turul kättesaadavad on.
Uuendusena digitaalallkirjastamise maastikul on kasutajal võimalus luua oma ettevõttele grupikonto, hallata dokumente toimikutes ning jagada nii toimikuid kui ka dokumente teiste kasutajatega. Lisaks saab dokumente jagada ka tähitult.
Kokkuvõttes on loodud teenuse kasutajatele keskkond, kus nad saavad hallata oma ettevõtte elektroonilisi dokumente, neid allkirjastada ning jagada, vajamata selleks eritarkvara oma arvutisse.

Põnev uudis dokumendihalduritele on ilmselt seegi, et teenuses on integratsiooniks realiseeritud API, millega on võimalik liidestada ükskõik milliseid DHSe või muid ettevõtte infosüsteeme. Signwise´il on plaan teha sihtturgudel koostööd olulisemate juhtivate DHSi tarkvaradega. Selleks peetakse ka juba Eestis mitme tarkvaratootjaga läbirääkimisi.  

Teenust kasutavad juba üksikisikud, ettevõtjad ning ka organisatsioonid. Firma müügiargumendikson see, et nende teenus aitab kokku hoida märgatavalt aega, mis muidu kulub dokumentide allkirjastamisele, edastamisele ning uuesti tagasisaatmisele.

Loomulikult huvitas meid ka hind ehk, kui palju see kõik maksab. Vastuseks saime, et teenuse hind sõltub soovitavast funktsionaalsusest ja allkirjade/jagamiste mahust ühes kalendrikuus. Isiklikuks tarbeks on eraisiku PERSONAL pakett tasuta ja see jääb alati nii. Tasuliste pakettide hinnad on alates 9 eurot kuus.

Konkurentide ees nad kartma ei löö. Nende endi sõnul on teenus neile teadaolevalt Euroopas ainuke, mis  pakub pilvepõhist digitaalallkirjastamise lahendust, kus digitaalallkirjastamiseks kasutatakse Euroopa riikide poolt väljastatavaid ID-kaarte ja seda just nende jaoks kohandatud keskkonnas. Sisuliselt tähendab see seda, et Signwise teenuse kaudu antud digitaalallkiri kehtib kõikjal Euroopa Liidus.

Rääkides tulevikuplaanidest, ütleb Tiit, et Signwise on nagu Tallinna linn, mis kunagi päris valmis ei saa. Lähema paari kuu/aasta jooksul on planeeritud lisada järjest uute riikide tugi, lokaliseerida teenust kasutaja asukohariikide põhiselt ja loomulikult arendada teenuse kasutajaliidest vastavalt kasutajate soovidele ning meie arendusplaanidele.

Kui artikkel tekitas Sinus teenuse vastu huvi, siis saad ühendust võtta juba tegijate endiga, kirjutades Tiit Anmannile e-postiaadressile tiit.anmann@signwise.me. Kirju võib saata ka üldmeilile support@signwise.me või nende tegemisi jälgida Facebooki või Twitteri kaudu.
 


Digitalgute lõpetamise teade

Tõnis Türna, Rahvusarhiiv, Ajalooarhiivi kasutusosakonna juhataja

Eesti mäluasutuste teised ühised digitalgud on lõppenud ning töö tulemused selgunud. Digitalgud keskendusid seekord inimeste tuvastamisele vanadelt fotodelt. Teema valiti, juhindudes tänavuse pärandiaasta juhtlausest “Pärijata pole pärandit“ ning muuseumiöö teemast, milleks on “Öös on inimesi“. Digitalgute eesmärgiks on saada lisainfot mäluasutustes hoiul olevate puudulikult kirjeldatud piltide kohta, et huvilistel oleks neid tulevikus kergem leida ja kasutada. Edasi loe siit
 

Dokumendihaldur Rajaleidja ametite andmebaasis


SA Innove tunnustas Dokumendihaldurite Ühingut koostöö eest Rajaleidja ametite andmebaasis dokumendihalduri ametikirjelduse ajakohastamisel!
Tutvu dokumendihalduri ametikirjeldusega Rajaleidja ametite andmebaasis siin.
Kui soovid kaasa lüüa dokumendihalduri ametikirjelduse täiendamisel, siis kirjuta pille.vestung@eesti.ee
 

Dokumendihalduri kutsest

Dokumendihaldurite Ühing on korraldanud dokumendihaldurite kutseeksameid juba aastaid, selle aja jooksul on väljastatud 77 kutsetunnistust, millest 19 on tänaseks kehtivuse kaotanud (http://www.dokumendihaldus.ee/?Dokumendihalduri_kutse:Kehtivad_kutsetunnistused).

Kutseeksami üheks väga oluliseks alusdokumendiks on kutsestandard.  Praegune standard kinnitati 2008. aasta kevadel ning kaotab kehtivuse 2013. ehk käesoleva aasta lõpus. Ühtlasi tähendab see seda, et praeguse kutsestandardi alusel saab kutsetunnistust taotleda vaid selle aasta lõpuni ning ühingu juhatus on otsustanud viimase kutseeksami praeguse standardi jalusel korraldada novembris 2013.
Koostamisel on dokumendihalduri uus kutsestandard (sarnaselt varasemaga on tasemeid kaks) ning see hakkab kehtima eeldatavasti hiljemalt 2014. aasta algusest. Standardi koostamise töörühmas osalevad Veiko Berendsen, Külli Kool, Katrin Leemet, Kaidi Paju, Kristi Rasva, Katrin Roosileht, Kristi Saarsalu, Kersti Treulich ja Pille Vestung.

Kersti Treulich
Kutsekomisjoni esinaine
MTÜ Dokumendihaldurite Ühing juhatuse liigeKoostas DHÜ liige Katrin Vernik
foto: Krista Potsepp
Krista Potsepp


Sari "Meie dokumendihaldurid" - Krista Potsepp
 

Dokumendihaldurite Ühinguga värskelt liitunud  Krista Potsepp tutvustab ennas sarjas "Meie dokumendihaldurid" järgnevalt:

Olen dokumendihalduse valdkonnas töötanud üle kümne aasta. 2005. aastast kuni 2010. aastani töötasin Politseiameti dokumenditalituse juhatajana. 2008. aastast vastutasin dokumendihalduse valdkonna töörühma tegevuse eest, mis valmistas ette dokumendihalduse korraldust 01.01.2010 tegevust alustanud Politsei- ja Piirivalveametis ning 2010. aastast töötan ühendasutuse dokumendihaldusbüroo juhatajana.
Käesoleval aastal omandasin Tartu Ülikoolis magistrikraadi õigusteaduses.
Dokumendihalduse valdkond on mulle väga südamelähedane, kuna on kiires arengus ja pakub pidevalt uusi väljakutseid. On ju tore tegutseda valdkonnas, kus on võimalik selle kujundamiseks nii palju ise ära teha. Vaja on uuendusmeelsust ja julget pealehakkamist.
Dokumendihaldurite Ühinguga liitusingi eelkõige sellepärast, et saada ja vahetada häid mõtteid ja kogemusi meie valdkonna tublide eestvedajatega!

Sügisene küsitlus

Dokumendihalduse uudiskirja toimetus valmistab ette küsitlust ühingu liikmete ja kõigi teiste dokumendihalduse uudiskirja lugejate hulgas.
Küsitluse eeldatav toimumisaeg on oktoober 2013.
Küsitluse eesmärgiks on saada infot uudiskirja lugejate ja nende huvide kohta ning seeläbi pakkuda meie lugejaskonna soovidest lähtuvaid artikleid.

Ootame kõigi dokumendihalduse uudiskirja lugejate ettepanekuid küsitluse sisu osas septembri lõpuni e-posti teel pille.vestung@eesti.ee või meie facebooki grupis.

Dokumendihaldurite Ühing

Ootame Teid kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel

Pille Vestung, DHÜ juhatuse esimees, uudiskirja toimetaja

Uudiskiri on MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu häälekandja, mis ilmub kord kvartalis. Viited, artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mida soovite järgmises uudiskirjas avaldada, edastage e-postile: pille.vestung@eesti.ee

Uudiskirja aitasid koostada:

Eve Kask, Piret Palgi, Krista Potsepp, Kristi Saarsalu, Kersti Treulich, Katrin Vernik, Pille Vestung. Täname!
Edastasime Teile dokumendihaldus.ee uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.

Lahku meililistist | Liitu meililistiga


2013 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing

Like Dokumendihalduse uudiskiri august 2013 on Facebook | Jaga
forward to a friend   unsubscribe from this list   update subscription preferences 
Email Marketing Powered by Mailchimp