Kui Sa ei näe uudiskirja korrektselt, vaata siia

Dokumendihalduse uudiskiri detsember 2014
Detsembri uudiskirjas räägime värskelt kinnitatud dokumendihalduri kutsestandardist, jätkame avaandmete ja BDOC teemaga ja küsime, miks otsustati Postipoisi arendus lõpetada. Soovime uudiskirja lugejatele ilusat pühadeaega ja ootame aktiivset kaasalöömist nii meie uudiskirja koostamisel kui valdkonna arendamisel laiemalt!
 

Teemad:            

 



Dokumendihalduri kutsestandard uuenenud

Veiko Berendsen, dokumendihalduri kutsestandardi töörühma liige

Detsembris kinnitas Kutsekoda uuenenud dokumendihalduri kutsestandardi ning see on Kutsekoja kodulehelt kättesaadav.

Põhjusi kutsestandardi ülevaatamiseks oli kolm:
1. muutus üldse kutsete süsteem;
2. muutunud on valdkond;
3. muutused on läbi teinud seotud ja lähedased kutsestandardid.
 
Dokumendihalduri kutse kutsesüsteemis
 
Eestis kehtiv kutseseadus (Vastu võetud 22.05.2008, RT I 2008, 24, 156) kehtestab 8-tasemelise Eesti kvalifikatsiooniraamistiku (EKR). Dokumendihalduri kutsestandard oli kahetasemeline: tase IV ja tase V ning töörühm alustas samuti uue kutsestandardi koostamist kahetasemelisena, tasemed 6 ja 7.
 
Tasemetelt eeldatavad teadmised, oskused ja vastutuse ulatus on järgmine:

Tasemete eristamine osutus aga keeruliseks, sageli lihtsalt otsituks ning arvestades saadud tagasisidet, 7. taset ei tehtudki. See ei tähenda, et dokumendihalduses poleks taset 7 vaja. Vajadust tunnetatakse, kuid ei osata veel täpsemalt sõnastada. Märksõnaks on siin infohaldus ning sellega seonduvast kirjutan artikli lõpus eraldi. Seni eristas taset IV ja V muuhulgas ka töökogemus. Selle arvestamine nii kvalifikatsiooni omistamisel kui taastõendamisel on toonud kaasa arutelusid, mis tagasi vaadates on nagu endale ise tekitatud probleemid. Näiteks väikese asutuse dokumendihalduse korraldamine, ütleme kooli sekretäri töö, kes on loonud koolis kogu süsteemi, kel on kogemus – siis arutelu selle üle, kas see on ikka piisav V taseme jaoks ja mida sel juhul tasemete eristamine nii töötajale kui ka üldisemalt üldse annab. Teiseks 7. taseme eristava tööosa all mõtles töörühm alguses juhtimisega seonduvat. Siin on aga praktiline probleem, sest dokumendihalduse juhid, kes on asutustes ametis, ei ole sageli üldse dokumendihaldust õppinud, vaid on omandanud teadmised ja oskused praktika käigus ning nähtavasti saanud juhiks vastavate isikuomaduste tõttu. Nende motivatsioon kutset omandada on madal. Samas on juhid silmitsi valdkonna arengu proovikividega, mis on järjest tehnilisemad. Meil puudub praegu selge ettekujutus, millised peaksid olema terviklikku infohaldust organisatsioonis juurutava töötaja – infohalduri  täpsed tööülesanded. Me ei saa ka kirjeldada, kuidas ta peaks need omandama, kui täpselt pole teadagi, mida omandada ning kes peaks neid õpetama. Üldsõnaliselt võib muidugi öelda, et on vaja infohaldureid, nimetada dokumendihalduse spetsialistid ümber infohalduriteks, kuid selles oleks väga palju näivust, wannabelikkust.
 
Kõige olulisem on minu arvates kutse toimimine üldse ehk see, et kutset taotletakse, sellele vastavalt koolitatakse ning sellest lähtutakse tööjõu otsingutel. Dokumendihaldureid otsitakse. Kutseseadusest tuleneb ka see, et esmataseme kutse andmine on ühitatud õppeasutuse lõpetamisega. Dokumendihalduri kutset on ka selliselt antud.
 
Dokumendihalduri kutse on tasemete ja sisulises osas seotud järgmiste kutsetega:
  • Arhivaar, tase 7 (kehtib kuni 06.06.2017)
  • Arhivaar, tase 6 (kehtib kuni 06.06.2017)
  • Juhiabi, tase 6 (kehtib kuni 06.06.2017)
  • Sekretär, tase 5 (kehtib kuni 06.06.2017)
  • Raamatukoguhoidja, tase 6
  • Raamatukoguhoidja, tase 7
  • Raamatukoguhoidja, tase 8
Arhivaari, juhiabi ja sekretäri tööga on sisuline seos, raamatukoguhoidjaga on seos õppekavade kaudu nii Tallinna kui Tartu ülikoolis. Kõrgkoolide ja õpetamise vaates võib tinglikult öelda, et tase 6 vastab rakenduskõrghariduse ja bakalaureuse tasemele, tase 7 magistritasemele ja tase 8 doktoritasemele. Ma pean tasemel 8 kutsestandardi tegemist intellektuaalselt huvitavaks, kuid selle toimimisse ma ei usu. Aeg näitab, kuidas 7. ja 8. tase tööle hakkavad.
 
Dokumendihalduri kutsestandard on praegu tasemel 6 ning näib, et üldiselt valitseb arvamus, et edasi tuleb liikuda infohalduri kutsega, mis peaks töö osade tasandil lõimima seotud kutsed veel paremini, näiteks lahendama lisaoskuste küsimuse ning lisama tehnoloogia muutustega toimetulekust vajalikud osad n-ö e-riigi tehnoloogiad.
 
Tehnoloogiliste ja arvutikasutusoskuste osa kirjeldamine kutsestandardis osutus arvatavast palju keerulisemaks. Praegu on kõigis kutsestandardites arvutikasutusoskuse nõue. Seda aga üldjuhul ei kontrollita. Arvutikasutusoskusi kirjeldatakse arvutikasutaja oskustunnistuse ehk AO kaudu (ECDL/ICDL – The European Computer Driving Licence/The International Computer Driving Licence) http://www.ecdl.ee/. Dokumendihalduritele pole võimalik kutse omistada nende arvutikasutusoskusi kontrollimata. Varasemas kutsestandardis oli aluseks AO 1-7, mis vastas ECDL / ICDL Advanced (versioon 4) sisule ja kehtestati aastal 2003. Aastal 2007 kehtestati AO versioon 5.0. Selle sisu on muutunud, lisandunud on moodul 12 „IT turvalisus“. Kuid praeguseks on ka sellest loobutud ning mindud üle moodulipõhisele vaatele, milles on (1) põhi-, (2) standard- ja (3) edasijõudnute moodulid. Põhimoodulid on: 1. arvuti põhioskused, 2. veebikasutuse põhioskused, 3. tekstitöötlus, 4. tabelarvutus. Standardmoodulid on: 1. esitlused, 2. andmebaaside kasutamine, 3. ühistöö veebis, 4. IT turvalisus, 5. pilditöötlus, 6. veebitoimetamine, 7. projektitöö, 8. 2D graafika, 9. terviseinfosüsteemide kasutamine. Edasijõudnute moodulid on: 1. tekstitöötlus, 2. tabelarvutus, 3. andmebaasid, 4. esitlused. On ilmne, et dokumendihaldur peab olema IT valdkonnas edasijõudnud kasutaja või enamatki. Kutsestandardis on arvutikasutusoskused toodud AO moodulite kaupa, kuid tõenäoliselt tuleb eksamiprogrammis seda osa täpsemalt lahti kirjutada. Igal juhul on selge, et tehnoloogia areng – eelkõige dokumentide ühisloome pilveteenused – toovad siin kaasa muutusi.
  
Kutsestandardi sisu ja muutused
 
Dokumendihalduri kutsekirjeldus (2003) ja töö kirjeldus (2014)  nende mõistete erinevus tuleneb kutsestandardi struktuuri muutusest) erinevad mõningal määral. Olulisim on infotöö ja infohalduse osa lisandumine ning see, et uues kutsestandardis on toodud, millistes tööosades puutub dokumendihaldur kokku teiste spetsialistidega.
Uue sõnastuse sai ka dokumendihalduri põhiülesanne, milleks on: luua ja kindlustada organisatsioonis toimiv info- ja dokumendihaldus. Rõhutatud on, et dokumendihalduri töö on lõimitud üldisesse organisatsiooni infotöösse. Tee infohalduse korraldamisele on avatud.
 
Kutsete kirjeldused on võrdlevalt järgmised:
Kutsekirjeldus (2003)
Dokumendihaldureid vajatakse nii avalikus kui erasektoris. Dokumendihalduril peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamise ning säilimise tagamine.
Selleks peavad tal olema dokumendihaldus- ja arhiivindusalased teadmised ning oskused. Seoses üleminekuga elektroonilisele dokumendihaldusele on dokumendihaldurile vajalikud teadmised ja oskused infotöötluse ning infotehnoloogia kohta.
Dokumendihalduri põhilised ülesanded on dokumendihalduse korraldamine, riskihaldus, arhiivihalduse korraldamine, töötajatele dokumendihaldusalase koolituse korraldamine ja erialane nõustamine.
Dokumendihalduri tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ja kohusetundlikkust, süstemaatilist mõtlemist ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Töö on seotud inimeste juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, mis seab talle kõrged eetilised nõudmised.
 
Töö kirjeldus (2014)
Dokumendihalduri ülesandeks on luua ja kindlustada organisatsioonis toimiv info- ja dokumendihaldus. Dokumendihalduri töö toetab teiste organisatsiooni põhi- ja tugifunktsioonide täitmist. Dokumendihalduri töö sisuks on info ja dokumentidega seotud töö korraldamine ja tööülesannete täitmine. Dokumendihaldur võib töötada nii era- kui avaliku sektori organisatsioonis.
Dokumendihaldur on spetsialist, kes loob, edastab, võtab vastu ja saadab välja dokumente, organiseerib dokumendisüsteemi, jälgib info- ja dokumendihalduse toimimist, korraldab dokumentidele juurdepääsu ning tagab nende alalhoiu ja säilitamise. Dokumendihaldur töötab ise ja korraldab organisatsiooni tööd erinevate infosüsteemide ja tarkvararakendustega, millest keskne on elektroonilise dokumendihalduse rakendus.
Dokumendihalduri töö on integreeritud üldisesse organisatsiooni infotöösse ja tema tööülesanded võivad kas osaliselt kattuda teiste infoga tegelevate kutsealade töötajate tööülesannetega ja ta täidab neid tööülesandeid või ta teeb lähedaste kutsealade töötajatega koostööd.
Osaledes infohalduse korraldamisel organisatsioonis, töötab dokumendihaldur koostöös juhtkonnaga ja teeb koostööd kommunikatsioonispetsialistiga. Infotehnoloogiliste süsteemide toimimise tagamisel teeb dokumendihaldur koostööd infotehnoloogia spetsialistiga, sest info- ja dokumendihalduse süsteem koosneb nii sisu- kui ka tehnoloogilisest poolest. Dokumendihaldur osaleb organisatsiooni protsesside korraldamisel ja muutmisel, tehes seda koostöös kvaliteedijuhtide ja teiste spetsialistidega. Dokumendi- ja arhiivihaldus on omavahel tihedalt seotud. Dokumendihaldur osaleb arhiivihalduse korraldamisel, tehes seda koostöös arhivaariga.
Dokumendihaldur puutub oma töös kokku konfidentsiaalse informatsiooniga, sageli korraldades sellele juurdepääsu. Töö isikuandmete, ärisaladuse ja muu konfidentsiaalse informatsiooniga seab dokumendihaldurile kõrged eetilised nõudmised.
 
Kutsestandard jagab töö osadeks. Juhiabil on neid 6, arhivaaril 8, raamatukoguhoidjal 5, kuid raamatupidajal ainult 3. Juhiabil ja arhivaaril on lisaks valitavad tööosad. Dokumendihalduril oli varasemas kutsestandardis valitavaid osasid, kuid uues neid pole. Nende järele ei leitud enam vajadust. Mõistagi tehakse praktikas veel muid töid, kuid leiti, et välja toodud 9 osa kirjeldavad kutset just õige süstemaatikaga. Üldiselt näitab see, kas kutse on jagatud ainult paariks või rohkemaks tööosaks, Silmas ei ole peetud niivõrd töö lihtsust või keerukust, vaid kategoriseerimist. Dokumendihalduri 9 tööosa sees on nimetatud 37 tööd. Seda on päris palju! Kuid selge on see, et suurt osa neist tehakse harva – kord aastas või paari tagant. Kogu aeg iga päev ju arendustööd ei tehta, mitmed tööd, nagu koolitus või väärtuse hindamine, tehakse tsükliliselt.
 
Dokumendihalduri kutsel on 9 tööosa:
1.Info korraldamine
2.Dokumendihalduse juhtimine ja arendamine
3.Organisatsiooni tegevuste analüüs, dokumenteerimise ja dokumendisüsteemi organiseerimine
4.Infole ja dokumentidele juurdepääsu korraldamine
5.Info- ja dokumendihaldussüsteemide haldamine
6.Dokumentide loomise, hõlmamise ja kasutatavuse tagamine
7.Infokorraldus tööprotsessides
8.Arhiivihalduse korraldamine
9.Koolitamine ja nõustamine
 
Tööosade rühmitamisest ja sõnastustest on näha, et arvestatud on viimastel aastatel toimunud arenguid ning muutusi arusaamades ja ootustes.
 
Üheks probleemiks kutsestandardis töö osade all tegevusnäitajate kirjeldamisel oli nende üksikasjalikkus. Kohati on tõesti lahti kirjutatud n-ö tehnilised tööd (näiteks lisade olemasolu kontrollimine dokumentide registreerimisel). Siin leiti, et detailsus on üldsõnalisusest parem. Detailsuse tingis see, et tegevusnäitajates oli vaja lahti kirjutada, kuidas üht või teist tööd tehakse. See omakorda võimaldab kontrollimist.
 
Teine – vist küll igipõline – probleem on terminoloogia. Arhivaari, juhiabi ja sekretäri kutse on juba olemas ning nende koostajad küsisid, miks dokumendihalduri kutsestandard ei võta üle nende sõnastusi. See on igati põhjendatud küsimus! Vastus on, et teistes kutsetes esitatu tuli sõnastada üldistatult. Näiteks arhivaari kutsestandardis on paber- ja digitaalarhiivi tööd eraldi töö osad, dokumendihalduri kutsestandardis sellist jaotust pole. Teine samalaadne küsimus puudutas infohalduse valdkonda, mille mõisted tundusid paljudele uued ning öeldi, et me ei saa aru, mis need on, ning sellega dokumendihaldur ei tegele. See on nüüd küll aga paratamatu, et infohalduse korraldamisega seoses ei lisandu ainult tehnoloogiline aspekt, vaid ka sisuline osa, infoteaduse valdkond. Standardile on lisatud terminite nimekiri koos selgitustega, sest see oli paljude soov.
 
Loodetavasti soovib Dokumendihaldurite ühing taas saada kutset omistavaks organiks!
 
Infohaldur
 
Kutsestandardi koostamise käigus oli arutusel, kas ei peaks üldse loobuma senistest ametinimetustest ning võtta suund üldisemale infohalduri kutsele. Avalikus sektoris on eriti need ametnikud, kes iga päev puutuvad kokku infohalduse arendamisega, rõhutanud, et nad vajavad selliseid spetsialiste, kel oleks rohkem tehnoloogiaalaseid teadmisi. Nagu ma eespool kirjutasin, pole praegu päris selge, mis teadmistest ja oskustest konkreetselt jutt käib! Lõpuks on ikkagi küsimus selles, kes millist tööülesannet täidab ehk kui ma haldan infot, siis mida ma teen? Sellest aru saamata oleks aga seniste kutsete muutmine ettevaatamatu. Olles dokumendihalduri kutse kujunemise juures olnud selle algusest peale, arvan, et see võtab mitu aastat aega.
 
Infohalduri kutse eeskujudeks võiks olla USA professionaalsete ühingute ARMA (Association of Records Managers and Administrators; http://www.arma.org) ja AIIMi (The Global Community of Information Professionals, http://www.aiim.org) seisukohad. Need mõlemad on modulaarsed. ARMA on määratlenud 7 tegevusvaldkonda (domain), mis on esitatud 4 tasemel algajast tipuni. AIIM on välja tulnud sertifitseeritud infotöötaja (Certified Information Professional –CIP) kontseptsiooniga, milles on eraldi sertifitseeritavad tegevusvaldkonnad (domain). Minu arvates võiks selline tegevusvaldkondade või meie standardimise terminiga öelduna töö osade kaupa modulaarne vaatenurk olla infohalduri kutse kirjeldamisel hea võimalus.
 
ARMA tegevusvaldkonnad on:
1.Tegevus, äriprotsessid (Business Functions)
2.Info- ja dokumendihalduse igapäevatöö (RIM Practicies)
3.Riskihaldus (Risk Management)
4.Kommunikatsioon ja müügitöö (Communication and Marketing)
5.Infotehnoloogia (Information Technology)
6.Eestvedamine, juhtimine (Leadership)
 
AIIM teadmiste valdkonnad on:
1.Juurdepääs / Kasutamine (Access / Use)
2.Hõlmamine / Korraldamine (Capture / Manage)
3.Ühistöö / Edastamine (Collaborate / Deliver)
4.Turvalisus / Säilitamine (Secure / Preserve)
5.Arhitektuur / Süsteemid (Architecture / Systems)
6.Planeerimine / Juurutamine (Plan / Implement)
 
Infohalduri kutse teemaga edasiminek võiks olla üks osa dokumendihalduri kutse edasiarendamisest.
 
Töörühma liikmena loodan, et dokumendihalduri kutsestandard sai eelmisest parem. See võimaldab valdkonna töötajatel järele vaadata, mida nad teavad ja oskavad, mida peavad ning soovivad juurde õppida. See võimaldab tööandjatel personali värvates küsida dokumendihaldurilt, kas nad seda või teist oskavad. Tööandjad saavad ka selle alusel planeerida täiendkoolitusi.
 
Põhiline on aga see, et dokumendihaldurile saaks loota kui töötajale, kes oskab luua ja kindlustada organisatsioonis toimiva info- ja dokumendihalduse. Seda organisatsioonid vajavad praegu rohkem kui kümnend tagasi, dokumendihalduritel on tulevikuski, mida teha. Praegu küsivad paljud, nagu president, kas see, mis tõi meid siia, viib meid ka edasi? Kui president vastas sellele pigem eitavalt, siis dokumendihaldurite osas olen ma optimistlikum. Dokumendihalduri süsteemne töö jätkub, sellelt pinnalt saab edasi minna.
 
 
Avaandmed ja avaliku teabe seaduse muutmise eelnõu
Pille Vestung, DHÜ juhatuse liige

Septembri uudiskirjas kirjutas Andres Kütt avaandmetest üldiselt. Andsime lubaduse, et dokumendihaldusega seotud avaandmetest räägime järgmises uudiskirjas. Tol hetkel oli teada, et Justiitsministeerium koostab avaliku teabe seaduse muutmise eelnõud, mis peaks tooma selgust seni rohkelt vastuseta küsimusi tekitanud avaandmete teemas.
24. novembril esitaski Justiitsministeerium kooskõlastamiseks „Avaliku teabe seaduse, elektroonilise side seaduse ja isikuandmete kaitse seaduse muutmise seaduse eelnõu“, millega kõigil on võimalik tutvuda eelnõude infosüsteemis.

Tutvunud eelnõu ja seletuskirjaga, pean kahjuks tõdema, et loodetud selguse asemel tekitab eelnõu veel rohkem küsimusi ja ajab nii segase teema veel segasemaks.
Eelnõu kooskõlastamise tähtaeg oli 12.12.2014, seetõttu ootasin huviga, mida arvavad ministeeriumid sellest segasest, mitmeti tõlgendatavast ja praktikas kohati lausa rakendamatuna tunduva eelnõu kohta. Kooskõlastamise tähtaja möödudes kooskõlastas märkusteta eelnõu vaid Kultuuriministeerium, Eesti Linnade Liit ja Eesti Maaomavalitsuste Liit eelnõud ei kooskõlastanud ning saatsid ühise kirja, milles toodi välja mitmed murekohad.
Nähes niivõrd vähest ministeeriumide aktiivsust, tekkis mul juba mure, kas tõesti on kõik selle eelnõuga rahul. Õnneks see siiski nii ole, sest nii Rahandusministeerium, Siseministeerium, Keskkonnaministeerium kui ka Põllumajandusministeerium kooskõlastasid eelnõu tähtajast hiljem ja koos märkustega, mida oli üsna rohkelt.
Kõige rohkem toodi kooskõlastuskirjades välja eelnõu ebamäärasust, liiga lühikest rakendamisaega, vähest mõjuanalüüsi ja selgitusi, milliste vahendite arvelt asutused seaduse rakendamiseks vajalikke kulutusi katma peaksid.

Siseministeeriumi kooskõlastuskirjast leiame järgnevad märkused:

1) eelnõu § 1 punktiga 4 täiendatakse avaliku teabe seaduse (edaspidi AvTS) §-i 31 lõigetega 3–8 ning lisatava lõikega 3 sätestatakse, et teabevaldaja peab tegema mõjuanalüüsi, et hinnata, millist teavet ja millistel tingimustel ei või üldiseks kasutamiseks anda.
Antud täienduse puhul jääb selgusetuks, kuidas ja millal peab mõjuanalüüs olema koostatud. Palume selles osas eelnõud täiendada.


2) eelnõu § 1 punktiga 4 täiendatakse AvTS §-i 31 lõigetega 3–8 ning lisatava lõikega 4 kehtestatakse avaandmete avaldamise kohustuslik vorming, mille täpsemad parameetrid on avamata ning puudub ka seletus, mida antud muudatus endaga kaasa toob.
Palume eelnõus täpsustada, millistele parameetritele peab avaandmete avaldamise kohustuslik vorming vastama.


Kui eelnõu koostajate hinnangul võib kaasnevat mõju pidada väheoluliseks, siis Siseministeerium on selles osas teisel seisukohal ja kirjutab oma kooskõlastuskirjas:

9) seletuskirja punktis 6.1 toodud osa „Kaasnev mõju“ on pealiskaudne ning umbmääraseks jääb muudatuse mõju siseministeeriumi haldusala eelarvele ja tegevustele.
Nimetatud punktis on selgitatud, et avaliku teabe masinloetavale kujule ning avatud vormingusse teisendamisega ning selle avaldamisega suureneb teabevaldajate halduskoormus, kuna varasemaga võrreldes tuleb teha täiendavaid toiminguid ja ka arendusi (andmekogu avaandmetena määratletud andmete, kas täies mahus või siis üksnes piiratud mahus, näiteks üksnes päringu vastuste, masinloetavale kujule ja avatud vormingusse teisendamiseks vajalikud kulutused sõltuvad suuresti andmekogu iseärasustest, kuid selleks vajalike arenduste ühekordseteks kuludeks võib hinnanguliselt kuluda 2000-5000 € andmekogu kohta).
Oleme seisukohal, et vastav kulude osa on antud väga üldiselt ega põhine eksperthinnangul. Vastav kulude osa peaks olema kajastatud tabelina kõigi teabevaldajate andmekogude loeteluna ning nende arenduste kuludena. Antud juhul on see siiski subjektiivne ja kulud võivad minna seletuskirjas toodud hinnangulisest kulust oluliselt suuremaks.
Samuti on seletuskirja antud punktis selgitatud, et hindamine, milline teave ja kuidas avaandmeteks anda, suurendab teabevaldajate halduskoormust samuti mõnevõrra.
Ka antud mõju hinnang on pealiskaudne. Juhime tähelepanu, et suureneda võib teabevaldajate töökoormus sellistele teabenõuetele vastamisel, milles taotletakse avaliku teabe avaandmeteks andmist ning kättesaadavaks tegemist masinloetaval kujul, sest selgema regulatsiooni loomisel kasvab isikute teadlikkus võimalusest nõuda teavet taaskasutataval kujul.
Antud muudatuse IT ja avalikustamise poolne kuluanalüüs on sisuliselt tegemata ja võib siseministeeriumi haldusala mõjutada väga oluliselt (kuni selleni, et on vaja luua täiendavaid ametikohti ülesannete täitmiseks).


Rahandusministeeriumi kooskõlastuskirjas tuuakse samuti välja ebaselgus, vähene mõjuanalüüs ja lühike rakendusperiood, mõju kohalike omavalitsuste eelarvele. Lisatud on arvamus, et muudatuse jõustumisel peaksid dokumendiregistrid avaandmete nõude alt välja jääma.
Väljavõte Rahandusministeeriumi kooskõlastuskirjast:

1. Eelnõu § 1 punkti 4 kohaselt täiendatakse avaliku teabe seaduse (edaspidi AvTS) § 31 lõikega 3, mille kohaselt peab teabevaldaja teabe üldiseks kasutamiseks andmisel tegema mõjuanalüüsi, et hinnata, millist teavet ja millistel tingimustel ei või üldiseks kasutamiseks anda. Eelnõust ja seletuskirjast ei selgu, millal seda mõjuanalüüsi tehakse ja kas seda tehakse abstraktselt teabe liikide kaupa või üksikult kõige ja kõigi kohta. Palume eelnõu või seletuskirja täiendada.

2. AvTS üldsätetesse lisatakse avaandmete masinloetaval kujul avalikustamise kohustus ning kaob seni § 28 lõikes 4 olev täpsustus, et andmekogudes juurdepääsupiiranguta sisalduvad andmed peavad olema masinloetaval kujul tervikliku andmekoguna allalaaditavad teabevärava kaudu. Kui nimetatud täpsustus kaob, peaks avaandmed olema masinloetaval kujul kättesaadavad iga teabevaldaja veebilehel. Seejuures tekib küsimus, et kuivõrd on see nõue seotud asutuste dokumendiregistritega. Leiame, et asutuste dokumendiregistrid peaks jääma masinloetavuse nõude alt välja.

3. Eelnõu seletuskirja osas „Kaasnev mõju“ on märgitud, et avaliku teabe masinloetavale kujule ning avatud vormingusse teisendamiseks vajalikud kulutused on andmekogu kohta 2000–5000 eurot. Samas ei ole seletuskirja osas „Seaduse rakendamisega seotud riigi ja kohaliku omavalitsuse tegevused, eeldatavad tulud ja kulud“ andmekogude arendustöödega seotud tegevusi ja kulusid üldse märgitud.
Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määruse nr 180 „Hea õigusloome ja normitehnika eeskiri“ § 47 lõike 1 kohaselt antakse seletuskirja osas „Seaduse rakendamisega seotud riigi ja kohaliku omavalitsuse tegevused, eeldatavad kulud ja tulud“ riigiasutuste kaupa ülevaade seaduse rakendamiseks vajalikest tegevustest, samuti kõikide seaduse rakendamiseks eeldatavalt vajalike otseste ühekordsete ja iga-aastaste kulude ulatus ning nende katmise allikad, lisades asjakohased rahalised arvestused ja põhjendused. Eelnõu seletuskirjas on kõik nimetatu puudu. Puudub mingisugunegi andmekogude kaardistus, et kui paljusid ja kelle vastutaval töötlemisel olevaid andmekogusid muudatus puudutab (riik, KOV, avalik-õiguslik juriidiline isik või muu) ning kelle eelarvest on planeeritud kulud katta. Seetõttu leiame, et mõjude ja kulude analüüs on tehtud puudulikult.


4. Vastavalt AvTS § 5 lõike 1 punktile 1 on teabe valdajaks ka kohaliku omavalitsuse asutus. Eelnõu kohaselt ei tehta teabe avatud vormingusse teisendamise nõuete suhtes kohaliku omavalitsuse üksustele erisusi. Kohaliku omavalitsuse finantsjuhtimise seaduse § 25 kohaselt tuleb riigil pärast eelarveaasta algust kehtestatavate õigusaktide puhul, mille alusel jooksval eelarveaastal kohaliku omavalitsuse üksuse eelarve sissetulekud vähenevad või väljaminekud suurenevad, hüvitada õigusakti mõjud samas ulatuses või vähendada proportsionaalselt kohaliku omavalitsuse üksusele pandud kohustusi. Seletuskirjas puudub info, kuidas kohaliku omavalitsuse üksustele kulud hüvitatakse.

Põllumajandusministeerium toob sarnaselt Siseministeeriumile ja Rahandusministeeriumile välja ebaselguse teabevaldajale pandava „teabe mõjuanalüüsi“ kohustuse osas ja rõhutab vajadust mõjuanalüüsi tegemise juhendite ja teabepäevade järele.

Eelnõuga lisatava AvTSi § 31 lõike 3 kohaselt peab teabevaldaja tegema teabe mõjuanalüüsi (nõue laieneb AvTS § 29 lõikes 3 ja 4 viidatud andmetele), et hinnata, millist teavet ja millistel tingimustel ei või üldiseks kasutamiseks anda. Võttes arvesse Põllumajandusministeeriumi ja valitsemisala ametite hallata olevaid andmeid, mis tuleks 2015. aasta 1. juuliks esmalt ära hinnata ja seejärel vajaduse korral avaandmetena nõuetekohaselt avaldada, on ainuüksi mõjuanalüüsi tegemine tohutult mahukas ja aegavõttev ettevõtmine. Eelnõust ega seletuskirjast ei selgu ka täpsemaid juhiseid mõjuanalüüside tegemise kohta, näiteks millist metoodikat kasutada või kas on olemas mingid vormilised nõuded mõjuanalüüsi tegemiseks. Meie teada ei ole ka varem tehtud mõjuanalüüside tegemise kohta koolitusi ega ole sisuliselt antud juhiseid, mil viisil või millises mahus tuleb mõjuanalüüsi teha. Seni on ka avaandmetega tegeletud peamiselt infotehnoloogilisest vaatenurgast, mitte aga sisulisest küljest, seega oleks vajalik teada ka, kelle poole tuleks pöörduda sisuliste küsimuste tekkimise korral. Tuginedes eelnevale, on äärmiselt ebatõenäoline, et selle aja jooksul jõuaksime direktiivi rakendada nõuetekohaselt. Direktiivi nõuetekohane rakendamine võtab oluliselt rohkem aega kui eelnõus ette nähtud. Et vähegi mõjuanalüüsi tegemist hõlbustada, peaks kiiremas korras välja töötama mõjuanalüüsi tegemise juhendid ja korraldama mõne teabepäeva, et saaks olla kindel mõjuanalüüside tegemise ühetaolisuses.

Kokkuvõtlikult võib öelda, et tegemist on segase teemaga ning endiselt ei ole selgust, millisele avalikule teabele laieneb avaandmetena avalikustamise kohustus ja kuidas see kõik praktikas ellu viiakse. Loodetavasti oleme järgmise uudiskirja ilmumise ajaks saanud siin esitatud märkustele ja küsimustele ka vastuseid, seniks soovitan jälgida eelnõu menetluskäiku eelnõude infosüsteemis.

 


2015. aastast anname BDOC digiallkirju
Merje Kaasan, Riigi Infosüsteemi Amet, teenusehaldur

Alates 2002. aastast oleme Eestis andnud DDOC-vormingus allkirju. Juba 2013. aasta lõpust saavad kasutajad anda Digidoc klientrakenduses BDOC-vormingus digitaalallkirja, kui muudavad rakenduse seadistust. Alates 2015. aastast saab BDOCist Eesti peamine digiallkirja vorming. Muudatuse põhjustab tehnoloogia areng, mis sunnib krüptograafilise turvalisuse tagamiseks tulevikus kasutama senisest tugevamaid digitaalallkirju. DDOC-vormingus failid kaotavad pikaajalisel säilitamisel autentsuse, sest turvalahendused vananevad ja muutuvad ühel hetkel murtavaks. See omakorda tähendab, et nende allkirjade ehtsuses ei saa siis enam kindel olla. Seetõttu pole võimalik allkirja sellisel kujul ka pikaajaliselt säilitada.

Sisuliselt tähendab see seda, et Digidoc klientrakenduse kasutajatel muutub eelistatud allkirjavorminguks BDOC. DDOC-allkirju saab ka edaspidi anda. Praeguse ajakava kohaselt on plaanis DDOC-allkirjade andmise võimalus Digidoc-kliendis sulgeda 2016. aasta algusest. Kõik see puudutab tavakasutajat, kes kasutab allkirjastamiseks Digidoc klientrakendust. 
Tavakasutaja jaoks on kõige olulisem teada, et kui tal on arvutis versioonist 3.8 vanem ID-tarkvara, siis ei saa ta avada BDOC-vormingus faile.
Seega tuleb veebilehelt https://installer.id.ee alla laadida uus tarkvara. Muus osas kasutaja jaoks palju ei muutu, sest allkirja andmine jääb samaks. Hiljemalt 2015. aasta veebruaris avaldatakse rakenduse DigiDoc3 klient versioon 3.10, kus allkirja vaikimisi vorming on BDOC ehk kõik uued digitaalallkirjastatud dokumendid on automaatselt BDOC-failid. Seadetes jääb valikuna alles ka DDOCi võimalus. Olemasolevatele DDOC-failidele antakse endiselt DDOC-vormingus allkiri ja BDOC-failidele BDOC-allkiri. Hiljemalt 2016. aastal kaob Digidoc klientrakendusest DDOC-allkirjade andmise võimalus.

Infosüsteemide ja teenuste muutmist kontrollivad nende omanikud. Seega on süsteemihalduri otsustada, millal ja millise ajakavaga viiakse süsteem üle BDOCile. Soovitame luua BDOC-vormingu tugi esimesel võimalusel ja loobuda uute DDOC-failide loomisest hiljemalt 2016. aasta alguses. Süsteemide arendajatele ja teenusepakkujatele on digidoc teegid (c++ ja javakeelsed rakendused), milles on toega BDOC-allkiri. Organisatsioonid peavad kaardistama kõik oma infosüsteemid, kus luuakse ja käideldakse digitaalallkirjastatud faile. Need süsteemid vajavad uuendust, et BDOC-vormingus dokumente tõrgeteta avada ja allkirju valideerida. Suurem osa organisatsioonidest on üleminekut juba alustanud. Arenduseks vajalikud materjalid leiab lehelt http://www.id.ee/index.php?id=30290.

Kuni muudatusi pole tehtud, ei pruugi infosüsteemid aru saada, et tegemist on digitaalallkirjastatud failiga. Infosüsteemid käsitlevad neid tavalise andmefailina ning allkirja kontrollimiseks tuleb BDOC-failid arvutisse laadida. Seega võib dokumentide kontrollimine võtta üleminekuperioodil tavapärasest rohkem aega. Lisaks peab ka organisatsioonide arvutites olema 3.8 või sellest uuem ID-tarkvara versioon, sest muidu ei ole võimalik allalaaditud BDOC-vormingus dokumenti avada. 

Mobiilsideoperaatorid asuvad 2015. aastal väljastama uusi mobiil-ID SIM-kaarte, mis kasutavad uut krüptograafilist algoritmi. Kuna seni kasutusel olev DDOC-vorming ei toeta seda uut tehnoloogiat, siis põhimõtteliselt ei ole uue mobiil-IDga võimalik anda DDOC-digitaalallkirju. AS Sertifitseerimiskeskus teeb asjaomase muudatuse mobiil-ID keskses teenuses (http://www.id.ee/index.php?id=36457), et ka uue mobiil-IDga oleks võimalik anda DDOC-allkirju. Uute SIM-kaartide kasutuselevõtu kuupäev on igal operaatoril erinev, kuid seni RIA-le laekunud info kohaselt peaksid nii EMT, Elisa kui Tele2 olema selleks valmis 2015. aasta I kvartali lõpuks.

Ajalooliste ja samuti vähemlevinud digitaalallkirjade valideerimiseks plaanib Riigi Infosüsteemi Amet luua teenuse. Oleme taotlenud selle jaoks raha Euroopa Regionaalarengu Fondist. Taotluste rahuldamise otsused tehakse oletatavasti jaanuari lõpus, veebruaris. Teenuse valmimise tähtaegadest saame rääkida siis, kui projekti on otsustatud toetada ning kui esimene hankemenetlus on lõppenud.
 

Postipoisi arendus lõpeb – mis saab edasi?
Maksim Zukov, AS Nortal, infohalduse valdkonna juht

Selle aasta oktoobris saatis AS Nortal kõigile Postipoisi klientidele kirja, milles teatas, et lõpetab dokumendihaldussüsteemi (DHS) Postipoiss arendamise 31.01.2015 ja sellele hooldusteenuse pakkumise 29.04.2016.
Postipoiss on meie dokumendihalduseturul üks vanimaid ja ka üsna laialt levinud tooteid, seepärast palus Dokumendihaldurite Ühingu uudiskirja toimetus Nortali infohalduse valdkonna juhil Maksim Žukovil mõnele küsimusele vastata.

Palun selgita lugejale, mis viis sellise otsuseni?
Postipoisi tehniline platvorm on aegumas nii tehnoloogiliselt kui ka funktsionaalselt ning ei suuda täita klientide kasvavaid infohalduse nõudeid. Üha rohkem nõutakse funktsionaalsusi ja komponente, mida pole aga Postipoisi platvormil võimalik mugavalt hallata ja arendada.

Kui paljusid asutusi see otsus puudutab?
Postipoissi kasutab 104 klienti.

Mis muutub Postipoisi klientide jaoks 31.01.2015 ja 29.04.2016?
31.01.2015 on planeeritud, et peab valmima 5.4 versioon. Versioon hõlmab endas viimast DVK arendust ning BDOC tuge. See versioon on lõplik ning uut funktsionaalset tarnet ei tule. Alates 29.04.2016 ei paku ka Nortal AS enam klientidele tuge.

Kas 31.01.2015 valmiv versioon toetab uuemaid keskkonnast tingitud muutusi? BDOC ja DVK uus versioon?
Jah, mõlemad arendused on planeeritud 5.4 versiooni.

Kas ja millal peaksid Postipoisi kasutajad hakkama uue DHSi hankimise ja juurutamise peale mõtlema? Kui kaua on võimalik Postipoissi praeguse funktsionaalsusega kasutada? Mis saab peale seda, kui lõpetate hooldusteenuse pakkumise?
See otsus sõltub kõigepealt iga asutuse soovidest ja võimalustest. Nimelt tuleb kaaluda järgmisi aspekte:
1) Kas asutuse nõudeid rahuldab Postipoisi tarkvara?
2) Kas asutuses on olemas vastav peakasutaja, kes saab pakkuda tuge lõppkasutajatele?
Kui mõlemale küsimusele on võimalik jaatavalt vastata, pole uue DHS-i hankimine ja juurutamine ilmselt päevakorras. Postipoisi kasutusõigus jääb kõikidele olemasolevatele klientidele ka peale 29.04.2016. Lisaks pakume ka majutusteenust klientidele, kellel ei ole majasisest riistvara.

Kui asutus on otsustanud uue DHSi hankida, siis millist tuge ja nõu AS Nortal oma klientidele pakub?
Oma poolt pakume migratsiooni tuge ning ka üldist valdkonnapõhist konsultatsiooni. Nortali infohaldussüsteemi portfellis on SharePoint, Delta ja OpenText tooted, mille platvormid pakuvad lisaks dokumendihaldussüsteemides levinud funktsionaalsustele arhiivihaldust, äriprotsesside haldust, dünaamilise veebi, multimeedia ja muu andmestiku operatiivhaldust. Seega oleme ka valmis Postipoissi vastavalt klientide soovidele mõne teise tootega asendama.

Milline on kokkuvõtlikult teie sõnum Postipoisi klientidele ja dokumendihalduse valdkonna inimestele laiemalt?
Tahan kõigepealt tänada kõiki meie Postipoisi kliente meeldiva koostöö eest. Kuigi võtsime otsuse vastu, et Postipoissi tootearendust enam ei tee, valmistame ette arenduse lõpetamist hoolikalt ning muretseme selle eest, et viimased seaduste muudatused oleksid kõikidele klientidele kättesaadavad. Sellega anname võimaluse neile, kes ei soovi Postipoissi välja vahetada, ka edaspidi Postipoissi kasutada. Samas usume, et on aeg edasi liikuda ning toetada ka riigi suundumust Infohaldussüsteemi juurutamise kavas.
 

Mõtteid ja küsimusi Lissaboni DLM Foorumi konverentsilt 12.-14.11.2014
Hanno Vares, Rahvusarhiiv, riigiarhivaari nõunik 

Paber on surnud, kuid selle suremine võtab veel aega. Siiski põhimõtteliselt eraldiseisva käsitlusena dokumendi- ja infohalduses on paber surnud.
 
Dokument vs info
Dokumendid on valdavalt hallatud, info, vastupidiselt, haldamata või puudulikult hallatud. Arvatakse, et dokumentide osakaal kogu info hulgast ei ole üle 5%. 15% informatsioonist moodustab mingilgi kombel väärtusliku (mõneks hetkeks vajalik) info. 35% infost tekib infovahetuse ja päringute tulemina. Ülejäänud 45% infost saab liigitada sodi ja prügi alla. Kuidas hallata seni puudulikult hallatud osa infost? Millises ulatuses seda on vaja hallata?
 
Liigitamine vs poliitikad
Funktsioonipõhine liigitamine teenib säilitustähtaegade haldamise ülesannet (retention policy). Säilitustähtaegade haldamine on vaid üks poliitika paljudest, mida asutused peavad ellu rakendama. Mõtleme näiteks turbepoliitikatele ja tundliku teabe haldamisele, avalikustamise poliitikale jne. Kuidas liigitada infot, mida kontrollivad erinevad poliitikad? Teha seda vaid ühe liigituspõhimõtte järgi on ilmselgelt võimatu. Millised on tõhusad liigitamise meetodid? „Info kõikjal“ (information everywhere) olukorras pole üksnes käsitsi ehk manuaalne liigitamine enam võimalik (nt e-kirja registreerimine). Automaatse liigitamise kvaliteet (algoritmidel põhinev) on aga paranemas. Piltlikult öeldes – kui varem mängisid masinad malet nagu inimesed, siis nüüd mängivad nad inimestest erinevalt ning võidavad (inimest). Info liigitamise puhulgi on võimalik sama skeem. Reaalselt kasutatakse liigitamisel ka meetodeid, kus süsteem võtab töövoogude sees kokkulepitud kohtades n-ö infoseise (funcflow classification).
 
Paber vs elektrooniline
Pabermaailmast tuntud nn kuldse koopia paradigma enam digitaalses maailmas ei tööta. See on juba mõnda aega ka laiemalt teada. Üheseid vastuseid sellest tulenevatele küsimustele pole aga siiani leitud. Mida me hoiame ja säilitame, kui meil on terve hulk võrdväärseid originaale või koopiaid? Kuidas me sellises olukorras saame teha mingi osa infost autentseks? Siin tuleb ju arvestada seigaga, et „digitaalselt esmajärjekorras“ on paljude valitsuste poliitika, kusjuures eesmärkide saavutamiseks kasutatakse ja soodustatakse nt erinevate nutirakenduste (äppide) kasutamist, pakutakse soodustusi jne.
 
Riskid vs haldamine ja säilitamine
Hetkeseisuga ollakse harjutud kõiki dokumente pidama võrdväärseks. See toob kaasa vajaduse ka tegelda infoprügiga, mida tegelikult poleks vaja teha. Samuti kaasneb sellega tõeliselt väärtusliku info kvaliteedi langus. Kõiki dokumente (veel vähem kogu infot) pole reaalne võrdselt hallata. Mõistlik on saavutada kontroll sellise info üle, mida toodetakse kõrge riskiga äriprotsesside sees. Riskikäsitluse eelduseks on korralikud ja riskide hindamisel põhinevad äriprotsesside kirjeldused. On ka öeldud, et kui organisatsioon ei suuda kirjeldada oma äriprotsessi, pole ta suuteline ütlema, mida ta tegelikult teeb. Dokumendi- ja infohalduse kvaliteedinõuded peaksid seetõttu tulenema äriprotsesside ja seal toodetud info riskihindamisest. Siit selguks ka info tegelik väärtus.
 
MoReq’i tulevikust
Võrreldes MoReq2ga pole MoReq 2010 tööle hakanud nii, nagu algselt loodeti. Tal on peamiselt väga hea õpiku staatus, mida refereeritakse, millele viidatakse ja mida õppe-eesmärkidel kasutatakse. Samas pole ta tarkvaratootja ja tellija vahelise lülina kanda kinnitanud. Probleem on olnud suuresti klassikalise muna ja kana moodi – tarkvaratootjad tahavad turgu, mida MoReq2010 puhul väga pole, kuid turg tahab justkui toodet, mida on kallis luua ja osta.
Lähiajal on plaanis luua MoReq action committee, mis hakkaks hea seisma selle eest, et MoReq’it ka eesmärgipäraselt kasutataks ja selle suhtes tooteid sertifitseeritaks. Konverentsil oli kuulda ka justkui reaalsetest plaanidest väljastada 2015. aasta jooksul neljas MoReq’i väljaanne. Uus väljaanne hakkab kandma nime lihtsalt MoReq ja see arvestab suurel määral ülaltoodud ja konverentsil kõlanud mõtteid ning seisukohti, lisades terve hulga MoReq2010’st puudunud lisamooduleid.
 
 Ülalloetletud mõtted, sõnumid ja küsimused annavad kerge ülevaate sellest meeleolust, mis 2014. aasta DLM Foorumi konverentsil Lissabonis valitses. Valdav osa ettekandeid on allalaaditavad konverentsi veebist otseaadressilt: http://dlmlisbon2014.dlmforum.eu/index.php/overview. Dokumendi- ja infohalduse huvilistele soovitan programmiga tutvuda ja huvipakkuvamad ettekanded kindlasti läbi lapata. 

 


DHÜ aastakoosoleku ja konverentsi eelinfo
 
Dokumendihaldurite Ühingu juhatus ootab kõiki ühingu liikmeid märtsi lõpus aastakoosolekule. Sel aastal toimub aastakoosolek Tallinnas. 

Valdkonna teemasid kajastava konverentsi osas on sel aastal kavas muutused. Konverents toimub Dokumendihaldurite Ühingu ja Tartu Ülikooli koostöös. Ootame kõiki huvilisi aktuaalseid infohalduse teemasid käsitlevale konverentsile, mis toimub mai alguses Tartus!

Täpsed kuupäevad ja päevakavad avaldame järgmises uudiskirjas, veebilehel www.dokumendihaldus.ee ja meie FB grupis. Jälgi reklaami ja tule osalema!
 

Ootame teid kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel
Uudiskiri on MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu häälekandja, mis ilmub kord kvartalis. Viited, artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mida soovite järgmises uudiskirjas avaldada, edastage e-postile: pille.vestung@eesti.ee
 


Dokumendihaldurid sotsiaalvõrgustikes
Kutsume kõiki dokumendihaldureid liituma meie Facebooki grupiga Dokumendihaldurid ning Linkedin-i grupiga Dokumendihaldurid.
 


DHÜ liikemaks
 
Head DHÜ liikmed!
Tuletame meelde, et liikmemaksude tasumise tähtaeg on 31.03.2015. Liikmemaksu tasumise kohta leiab info kodulehelt rubriigist liikme meelespea. Küsimuste tekkimisel võta ühendust juhatusega e-posti aadressil juhatus@dokumendihaldus.ee 
 

Uudiskirja aitasid koostada:
Veiko Berendsen, Merje Kaasan, Eve Kask, Maksim Zukov, Hanno Vares, Pille Vestung. Täname!

 


Edastasime Teile dokumendihaldus.ee uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.

Lahku meililistist | Liitu meililistiga



2014 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing

Like Dokumendihalduse uudiskiri detsember 2014 on Facebook | Jaga
Email Marketing Powered by Mailchimp