Digiallkirja vormingust, avaandmetest ja toimunud üritustest!
Septembri uudiskirjas räägime digiallkirja vormingutest, teeme sissejuhatuse avaandmete teemasse ja vaatame tagasi dokumendihalduse valdkonnas toimunud üritustele. Sel korral selgitab Riigi Infosüsteemi Ameti infosüsteemi arhitekt Andres Kütt, mis avaandmed üldse on. Dokumendihaldusega seotud andmete avamisest räägime järgmises uudiskirjas.
Head lugemist ja kaasamõtlemist!
Pille Vestung, DHÜ juhatuse liige
Peale jaanipäeva said kõik ministeeriumid, põhiseaduslikud institutsioonid ja paljud teised asutused kirja Riigi Infosüsteemi Ametilt.
Kirjas teatati, et Eesti on alustanud järkjärgulist üleminekut BDOC failivormile. Kiri annab teada järgmist:
„Meile kõigile teada ja tuntud DDOC digiallkirja failivormi on kasutatud juba tosin aastat ning see on täitnud meie vajadusi ootuspäraselt. Nüüd on maailm e-riigi arenguga jõudmas sinna, kus Eesti oli kümme aastat tagasi ning me vajame digiallkirja vormi, mis vastaks rahvusvahelistele standarditele ja oleks veel turvalisem kui DDOC.“.
Kõik oleks ju tore, sest mis saab olla turvalisema digiallkirja vormi vastu, kuid paraku sisaldab kiri ka murettekitavaid teadaandeid:
„Alates jaanuarist 2015 hakkavad ID-tarkvara klientrakendused automaatselt kasutama BDOC failivormingut. Valikuna säilib ka DDOC, kuid seda üleminekuperioodiks, mis kestab 2015. aasta keskpaigani.
Loodan, et üleminek toimub suuremate tõrgeteta, mis eeldab, et olulistele Eesti infosüsteemidele lisatakse hiljemalt selle aasta teises pooles BDOC tugi. See eeldab läbimõtlemist ja kaasarääkimist ning seetõttu ootan kõigilt selles protsessis osalejatelt tagasisidet. Palun teil kõigil läbi mõtelda, millised süsteemid/komponendid teie asutuses ja teenustes kasutavad digiallkirjastamist ja/või allkirjakehtivuse kontrollimist ning milliseid kulusid on vaja muudatuste ellu viimiseks planeerida.“
Uuele failivormile üleminek toob kindlasti kaasa kulusid, kuid selle paratamatusega on ilmselt juba kõik harjunud. Suuremat muret teeb viimane osa RIA kirjast, kus tuletatakse asutustele meelde, et nad peavad mõtlema DDOC vormingus dokumentide tuleviku peale.
„Oluline on ka mõelda tuleviku peale, mis saab tulevikus olemasolevatest DDOC allkirjadest – ehk kui kaua kavatsete kahte formaati paralleelselt toetada ning kas olete mõelnud arhiveerimisele, et tagada allkirja terviklikkus ka tulevikus, mil kurjategijate tööriistade areng võib võimaldada tänaste allkirjade tervikluse kadu.
Kui muudatused jäävad õigeaegselt tegemata, siis muutub teie asutuse protsessides automaatne digiallkirja kehtivuse kontroll ja/või kuvamine BDOCi puhul manuaalseks toiminguks.“
Kirja lõpetab üleskutse anda tagasisidet ja esitada küsimusi, kuid ei pakuta välja ühtegi lahendust või mõtet, kuidas RIA kavatseb keskselt DDOC vormingus dokumentide säilitamist/kasutamist toetada. Öelda asutustele, et need peavad aegsasti mõtlema, kuidas tagada tulevikus DDOC vormingus dokumentide kasutamine, ei ole just kõige mõistlikum lähenemine. Nii nagu ei ole iga asutus endale ise digiallkirjavormingut arendanud, ei tohiks panna neile ka kohustust arendada välja võimekus DDOC vormingus dokumentide kasutamiseks tulevikus. Ei ole see ju ainult asutuste mure, ka eraisikutel on juba aastaid tekkinud DDOC vormingus dokumente, millest nii mitmedki on üsna pikaajalised (nt kodulaenu lepingud).
Otsides RIA dokumendiregistrist asutustelt laekunud vastuseid, leidsin sealt paraku ainult kaks. Vastanud olid Põllumajandusministeerium ja Rahvusarhiiv. Esimene neist vastas formaalselt, Rahvusarhiivi kiri oli sisukam ja esitas valdkonna kohta küsimusi.
Rahvusarhiivi kirjast võib muuhulgas lugeda järgmist:
„Kui Riigi Infosüsteemi Amet loobub peatselt DigiDoci rakenduses ühes BDOC vormingule üleminekuga DDOC vormingu valideerimise ja avamise funktsionaalsusest, nagu Teie kirjast võib aru saada, on prognoositav üpris suur ja pikaajaline segadus Eesti digitaaldokumentide autentsuse tõendamisel.
Rahvusarhiivi hinnangul võib see kaasa tuua korvamatu kahju Eesti digitaalse asjaajamise ja kogu e-riigi usaldusväärsusele. Juhime tähelepanu, et selle stsenaariumi realiseerumisel kuhjuvad DDOC failidega seotud probleemid suures osas just Rahvusarhiivi spetsialistide töölauale.“
Lisaks sellele, et Rahvusarhiiv hoiatab võimaliku segaduse eest, pakub ta oma kirjas välja ka lahendusi:
„Seetõttu soovitame tõsiselt Riigi Infosüsteemi Ametil luua tingimused tagamaks DigiDoci rakenduses või mõnel muul moel DDOC vormingu valideerimise ja kasutatavuse pikaajaliselt ka edaspidi. Kasutajatele kõige lihtsam oleks DDOC avamise jätkumine kõigis edaspidistes DigiDoci rakendustes.
Mõistlik oleks paralleelselt BDOC vormingu kasutuselevõtmisega anda välja juhised ja luua rakendustarkvara, et soovi korral saaks DDOC vormingus dokumendid BDOC vormingus lihtsalt uuesti allkirjastada, juhuks kui tulevikus realiseerub prognoos, et DDOC vorming võib osutuda pahatahtlike kasutajate poolt murtavaks. Vastavate juhiste väljatöötamisel on Rahvusarhiivi digitaalarhiivi spetsialistid valmis kindlasti osalema.“
BDOC teema tutvustamiseks toimub
11. septembril BDOC teemaline teabehommik. Loodan väga, et seal käsitletakse ka siin artiklis ja Rahvusarhiivi kirjas tõstatatud küsimusi ning DDOC kasutatavuse tagamist ei jäeta asutuste ja üksikisikute probleemiks.
Tagasivaade Dokumendihaldurite Ühingu suveseminarile
Katrin Leemet, Põllumajandusameti asjaajamisbüroo juhataja, DHÜ juhatuse liige
DHÜ suveseminar toimus juba viiendat korda ja meie rõõmuks oli meeldivalt suur seltskond dokumendihaldureid kogunenud kaunisse Paide ajaloolisse vallitorni. Meie seminariruumgi oli suvisele meeleolule vastavalt avar ning avatud, pakkudes võrratut vaadet ümbritsevale pargile ja linnale.
Seekord keskendusime oma seminaril dokumendihaldurite töös ettetulnud põnevamate lahenduste ja arenduste ning kasutajakogemuse jagamisele. Väga meeldiv oli kuulda juba aastatepikkusest kogemustest dokumendihalduse valdkonnas tegutsemisel. See näitab, et on õige amet valitud ning indu ning tahtmist oma töö arendada jätkub.
Päeva alguses saime kuulda-näha dokumendihalduse lahendustest Eesti Pangas, kus on DHSina juba 15 a kasutusel OpenText Content Server (Livelink). Põnev oli näha ka veidi dokumendihalduse köögipoolt ning lahendusi. Eks kõikidel suveseminaril osalejatel jäi ka isiklikul tasandil midagi silma-kõrva ja mulle näiteks meeldis Eesti Panga varaarvestuse põhimõttel loodud meenete jagamise lahendus.
Seejärel tutvustas Age Leedo hankedokumentide haldamise lahendust SA Põhja-Eesti Regionaalhaiglas. Väga põnev oli teada saada ka dokumendihaldusega integreeritud dokumentide töötoast, mis võimaldab erinevatel haiglas töötavatel assistentidel kiirelt leida vajalikku infot või juhendmaterjali ning saada päevakohast infot.
Pärast meeleolukat elava muusika saatel nauditud maitsvat lõunasööki Wittensteini torni kupli all suundusime tagasi seminariruumi ja päev jätkus juba suurettevõtte Eesti Energia dokumendihalduse tutvustamisega. Teejuhiks oli meile taas juba varasemalt suveseminarilt tuttav Kaire Karp, kes tutvustas personali töösuhtedokumentide ühtlustamist terves ettevõttes. Eesti Energias on mitu tasandit ning läbi oli vaja mõelda nii töö korraldamise ühtlustamine kui ka vormiline ühtsus.
Päeva lõpus avanes mul võimalus näidata paari Webdesktopi platvormil tehtud arendust, mille oleme Põllumajandusametis kasutusele võtnud. Üks lahendus oli „kolm ühes“ välislähetuse vorm, kus kogu lähetusega seotud info ning dokumentsatsioon on koondatud ühte nn virtuaalsesse toimikusse. See võimaldab infot efektiivsemalt hallata ja hoida kokku aega. Teiseks näiteks tõin meie sõidupäeviku lahenduse, mis võimaldab lisaks sõidupäeviku igakuisele aruandele saada kätte ka autode kasutamise olulisemad näitajad analüüsi tarbeks.
Seminaril ettekandeid kuulates jäid kõlama dokumendihalduritele nende töös väga tuttavad mured ning probleemkohad - vajadus mõista lõppkasutajat ning suutlikkus minna n-ö rohujuuretasandile, nii nagu Kaire Karp oma ettekandes välja tõi; organisatsiooni juhi oluline roll dokumendihalduse arendamisel ning loomulikult vajab enamik dokumendihaldureid suuremate projektide loomisel enda ümber usaldusväärset ning asjatundlikku meeskonda.
Väga põnev oli näha, kuidas erinevad asutused oma tööd korraldavad ja lahendusi leiavad. Kõik see pani mõtlema, et dokumendihalduse eriala inimesed peavad teinekord olema ka loovad ning mõtlema avaramalt. Loodan, et sellises formaadis ehk „dokumendihaldurilt dokumendihaldurile“ üritusi tuleb veel ja tõeliselt tore ning inspireeriv on teiste kogemusi kuulata-vaadata.
Osalejate tagasiside suveseminarile oli väga positiivne ja arvamused järgmised:
"Kõigepealt väga lahe koht seminari pidamiseks, väga hea idee!
Esinejad samamoodi toredad ja tragid dokhalduse vedajad. Kõige enam tooksin esile Kaire esitust, sest tema lugu ongi minu arust see edulugu, mida kõik otsivad, selle taga on meeletu töö, aga on tulnud ka saavutused.
Ning peamine märklause, mida Kaire rõhutas ja ma ise pidevalt teistele ütlen, et dokhaldussüsteem (tarkvara) ja selle toimimine ei tohi olla dokhalduri unistus, vaid peab olema lihtkasutajale sõbralik toode. Kahjuks unustatakse see pidevalt ära."
"Meeldis, et suveseminaril oli taotluslikult või juhtumisi üks läbiv teema ning seekord siis elektrooniliste süsteemide arendused või/ja edulood. Kui võrrelda seminari DH aastakonverentsiga, siis minu arvates oli seminar kokkuvõttes kvaliteetsem ning inforikkam. DH aastakonverents oli paljuski juba avaldatud info ülekordamine, kuid ka seal oli üht-teist põnevat."
"Seminari lõpus õhku visatud idee algatada (taaselustada?) ümarlauad, kus ühiste murede ja ideedega inimesed saavad kokku ja arutlevad, on minu arvates kiiduväärt mõte. Kipun küll arvama, et kui seminarile ning aastakoosolekule jõuab ainult ühingu kõige aktiivsem osa, siis ümarlaudadest võtaks heal juhul osa sama kuulajas-rääkijaskond ning halvemal juhul veel väiksem hulk liikmeid (need kõige-kõige eesrindlikumad). Kas sellisel juhul ei või tekkida erinevate arvamuste vähesus ning ühingu ümarlaua mudel kui selline ei saa juba alguses kannatada... Ehk siis mingi omanäolisus, mingi lisaboonus/nüanss võiks ümarlaual olla. Kui mõte juhtub siinkohas kuidagi erksasti edasi liikuma, siis eks ma õigel hetkel annan märku ;-)".
"Tänan Ühingu juhatust kes meid ikka kokku kutsub ja üritusi korraldab! Wittensteini ajakeskus oli seminariks super koht! Esinejatest sain mina kõige enam enda jaoks huvitavat materjali Kaire Karpi ettekandest ja Pille Vestungi ettekandest. Kaire tegemistega pole ma olnud viimastel aastatel kursis ja muljetavaldav oli kuulata, kuidas ta suures organisatsioonis on suhteliselt lühikese ajaga suutnud palju ära teha. Ja Pille ettekanne eelkõige selle tõttu, et kasutame Maksu- ja Tolliametis sama süsteemi ja hea on kuulata, et selles süsteemis saab häid asju ka ära teha, tuleb vaid osata tellida."
DHÜ juhatus tänab kõik osalejaid!
Kati Liik, Maksu- ja Tolliameti arendusspetsialist, DHÜ liige
Ajavahemikul 01. veebruar – 10. mai 2014 korraldas Tartu Ülikooli ajaloo- ja arheoloogiainstituut koostöös Rahvusarhiiviga täiendõppe koolituse „Dokumendi- ja arhiivihaldus infoajastul“. See oli täielikult veebipõhine kursus, mis pakkus võimalust täiendada või värskendada oma teadmisi ka neil, kes erinevatel põhjustel iga päev koolipingis istumas käia ei saa. Õppematerjalid olid koondatud kokku kaheksasse moodulisse. Moodulite maht kokku oli 104 tundi ja andis lõpetanule neli ainepunkti ning ilusa paberkujul tunnistuse.
Kursuse eesmärgiks oli pakkuda tuge dokumendihalduritele, et edukalt toime tulla dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonnas; juhtida tähelepanu olulisematele muudatustele ja uuendustele/ seisukohtadele; jagada soovitusi erinevatel andmekandjatel dokumentide efektiivseks ja otstarbekaks haldamiseks asutuses.
Maksu- ja Tolliametis töötab dokumendihalduse ja arhiivinduse valdkonnas 25 inimest. Nende sekka lugesin ka osakonna juhataja ja iseenda, kes ma täna juba pigem rohkem tegelen IT-arendustega, kuid pakun tuge ka dokumendihalduse ja arhiivinduse valdkonnas. Kuna sellist e-õppe võimalust dokumendi- ja arhiivihalduse teemal pole varem dokumendihalduse koolitusturul pakutud ja ka hind oli taskukohane, osales meie osakonnast eelkirjeldatud e-kursusel 7 inimest. Kuigi nii minul kui ka osakonna juhatajal on taskus Tallinna Ülikooli dokumendihalduse magistrikraad, tundsime kõik kursuse ees suuremat või väiksemat koolipabinat. Nüüd kursusele tagasi vaadates võin öelda, et päris põhjuseta see pabin polnudki, sest materjalid, mille olid kokku pannud Rahvusarhiivi oma ala professionaalid, olid põhjalikud, mahukad ja hästi koondatud ja ka eksam ei olnud selline, mille oleks päris ilma materjale lugemata saanud ära teha. Suurepärane oli seegi, et ei olnud tehtud copy-paste õigusaktidest, vaid hästi palju oli erinevatest allikatest kokkumiksitud ja koostaja enda kogemustest juurde kirjutatud teksti. Hea, et materjalidel olid juures ka viited, sh viited lisalugemiseks. Materjalide lugemine ja läbitöötamine, samuti viidetega tutvumine aitas ennast kurssi viia valdkonnas toimunud muutuste ja uuendustega ning leida viise, kuidas probleeme praktiliselt lahendada. Eriti palju elevust tekitas eksam. . Mõni planeeris ühise eksamipäeva koos mõnusa söögi-joogiga. Mõni nokitses omaette. Kõik said eksami ilusasti sooritatud, kuid alati mitte esimesel katsel. Kindlasti oli Maksu- ja Tolliametist osalevatel kursuslastel erinev haridustase ja kogemus ning mõni tundis ennast tugevamalt dokumendihalduse moodulites, mõni arhiivinduse moodulites, aga lõpptulemusena said kõik kõigest hea ülevaate ja jäid koolitusega väga rahule.
Ka kursuse tehniline korraldus oli hea. Meeldis, et kõikide kursuslaste esitatud kodutöid oli võimalik lugeda ja seeläbi teada saada teiste muredest ja rõõmudest ning kogemustest. Kõik see lohutas, sest koolitusel osalenute mured on sarnased ja üheskoos me need kord ka ületame. Samuti oli positiivne, et alati oli võimalik pöörduda otse õppejõu poole või soovi korral esitada kodutöö nii, et teised seda ei näeks. Paindlik oli seegi, et kui kursusel oleks osalenud keegi, kellel veel oma kogemus puudus, sai kodutööd teha ka õppematerjale kommenteerides ja küsimusi esitades / vastuseid saades ja ka see, et kodutööde esitamiseks oli antud ajavahemik, mitte kindel kuupäev. Töötavale kursuslasele oli nii tõeliselt mugav oma töö-, õppe- ja vaba aega planeerida.
Kindlasti soovitame oma erialakaaslastel kursusel osaleda. Kinnitame, et igav ja kasutu ei olnud see ka pika praktika ja magistrikraadiga õppuritele!
Õpihimulist sügist!
