Kui Sa ei näe uudiskirja korrektselt, vaata siia.
UUDISKIRI aprill 2010

Süsteemselt ja paindlikult!

Taaskord jõuab lugejateni MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu (DHÜ) uudiskiri. Uudiskiri on DHÜ häälekandja ja ilmub kord kvartalis. See on mõeldud kõigile, kes oma töös puutuvad kokku dokumendihalduse korraldamisega.
Ühingu tegevusest loe meie kodulehelt www.dokumendihaldus.ee.
Ootame Sind kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel.
 

Teemad:



Dokumendihalduri kutseeksam 2010
Katrin Roosileht, DHÜ juhatuse esinaine

Sel kevadel kuulutab Dokumendihaldurite Ühing viiendat korda välja võimaluse dokumendihalduri kutseeksami sooritamiseks. Eksamid toimuvad 4. juunil Viljandis Kultuuriakadeemia ruumides ja 5. juunil Tallinnas Sisekaitseakadeemias.

Kutseeksamil saavad eksaminandid näidata dokumendihaldurile vajalikke teadmisi ja oskusi. Need võivad olla omandatud nii koolipingis kui praktilises tööelus, nii täiendkoolitustel kui iseseisvalt õppides. Kõige täpsema ülevaate eksamil nõutavast leiab kutseeksami programmist. See on koostatud dokumendihalduri kutsestandardi alusel ning seal on selgelt öeldud, milliseid teadmisi ja oskusi nõutakse. Nende detailsusest ei maksa ennast kohutada lasta, sest eksamiks on kergem valmistuda, kui on teada, mida võidakse küsida. Stressi ja teadmatuse leevendamiseks on võimalik üle vaadata ka 2009. aasta kutseeksami küsimused ja praktiliste tööde ülesanded.

Dokumendihalduri kutseeksam koosneb traditsiooniliselt kolmest osast: test, praktilised ülesanded ja vestlus. Kogu eksam toimub ühel päeval ning tulemused antakse teada paari nädala möödudes. Eksami positiivseks sooritamiseks on vaja koguda vähemalt 65 punkti 100-st võimalikust. Kui kõik õnnestub, olete peagi kas Dokumendihaldur IV või Dokumendihaldur V kutsetunnistuse õnnelik omanik. Kvalifikatsiooni tase sõltub sellest, kas omate vähemalt 3-aastast erialase töö kogemust või mitte. Täpsemalt saab kutse omandamise eeltingimustest jms lugeda Dokumendihalduri kutse andmise korrast.

Kutseeksami sooritamise tasu on 1200 krooni, Dokumendihaldurite Ühingu liikmetele (kes on liige olnud vähemalt 2 aastat) 900 krooni. Ootame teie kutseeksamil osalemiseks vajalikke dokumente aadressil Posti 1, 71004 VILJANDI.

Lisainfo: Katrin Roosileht, katrin.roosileht@ut.ee, tel 56 901 897.


Dokumendihaldurite Ühingu aastakoosolek
Katrin Roosileht, DHÜ juhatuse esinaine

2010. aastal toimub Dokumendihaldurite Ühingu üldkoosolek laupäeval, 8. mail Viljandis. Päevakorras on:
  • Ülevaade eelnenud tegevusaastast
  • Majandustegevuse aruanne
  • Ülevaade liikmeskonnast ja liikmemaksudest
  • Ühingu mõjukaardi tutvustus
  • Dokumendihalduse terminoloogia korrastamisest
  • Dokumendihalduse foorumist
  • Uue juhatuse valimine
  • Järgmise aasta tegevusplaani arutelu ja kinnitamine
  • Kohapeal tõstatatud teemad
Üldkoosolekule on oodatud kõik ühingu liikmed - nii värsked kui pikaajalised, nii aktiivsed kui need, kes on seni piirdunud ühingu toimetuste jälgimisega. Palume kõigil Ühingu liikmetel koosolekul osalemisest või mitteosalemisest teatada. Seda saab teha eelregistreerimislehel. Lisaks palume neil, kes ei saa osaleda, saata allkirjastatud volikiri aadressil TÜ Viljandi Kultuuriakadeemia, Posti 1, 71004, Viljandi või digitaalselt allkirjastatuna Katrin Roosilehe nimele.

Koosoleku toimumiskohaks on seekord valitud Viljandi üks atraktiivsemaid objekte – Pärimusmuusika Ait (Tasuja pst 6, Viljandi). Toimumisaeg on tavalisest varasem, 11.00 – 13.00, sest soovime pärast koosolekut pakkuda võimalust veeta üheskoos aega vabamas õhkkonnas, ühises (kahjuks mitte ühingu poolt finantseeritavas) lõunalauas. Ka sellel osalemisest palun teada anda eelregistreerimislehe kaudu. Lõunal osalejatele saadetakse eraldi menüüvalik.


Liikmemaksudest
Tiia Ots, DHÜ juhatuse liige

Juhatus tänab kõiki liikmeid, kes on õigel ajal tasunud liikmemaksu ning ühtlasi tuletame teistele meelde, et käes on uus tegevusaasta ning sellega kaasneb kohustus tasuda
I kvartalis liikmemaks. Kellel see on ununenud, palume liikmemaks tasuda hiljemalt 6. maiks ehk paar päeva enne üldkoosoleku toimumist.
Ühingu tegevus ja areng toetub suuresti liikmemaksude laekumisele, mis on meie ühingu peamine tuluallikas. Täpsemat infot liikmemaksude suuruse ja tasumise kohta leiab ühingu kodulehel liikme meelespea alt.


Tööd alustab dokumendihalduse terminoloogia töörühm
Katrin Roosileht, DHÜ juhatuse esinaine

Dokumendihalduse terminoloogia töörühm sai asjaajamise, dokumendi- ja arhiivihalduse mõistete korrastamiseks toetust Eesti Terminoloogia Ühingult.

Igale tegevusvaldkonnale on omane kindel erialane oskussõnavara. Eestikeelse terminoloogia ebaühtlus dokumendihalduse vallas ja sellega tihedalt seotud asjaajamise ja arhiivihalduse osas võib lähiajal osutuda tõsiseks komistuskiviks eriala kiirele arengule. Kui asutuse esindaja ja dokumendihaldussüsteemi juurutaja ei saa üksteisest aru ning räägivad justkui eri keeles, võivad kahjud osutuda mitte ainult moraalseks, vaid ka väga suurte summade ulatuses materiaalseks.

Seepärast otsustas Dokumendihaldurite Ühing kasutada oma positsiooni kõigi erialaga seotud inimeste koondajana ning haarata initsiatiivi erialase oskussõnavara korrastatuse loomiseks. Ühing esitas asjakohase taotluse toetuse saamiseks Eesti Terminoloogia Ühingule. See on mittetulundusühing, mille ülesandeks on koordineerida koostöös Eesti Keele Instituudiga Eestis tehtavat terminoloogiatööd. Dokumendihalduse terminoloogia korrastamist toetati Haridus- ja Teadusministeeriumi juhitava riikliku programmi „Eestikeelse terminoloogia toetamine (2008–2012)“ raames.

Korralduslikult on planeeritud tegutseda sel kombel, et alustatakse terminoloogia teoreetilisi küsimusi käsitleva ümarlauaga. Selles osalevad dokumendihalduse ja arhiivinduse spetsialistid lepivad kokku terminiloome põhimõtetes ning käsitletavates mõistetes ja terminites. Seejärel asub aktiivselt tegutsema Dokumendihaldurite Ühingu loodud töörühm, mida juhib Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia dokumendihalduse lektor Lea Baumann ning milles osalevad dokumendi- ja arhiivihalduse ning keelespetsialistid. Nende ülesandeks on korraldada terminite ja mõistete süstematiseerimine saamaks korrastatud terminikogu. Valminud terminoloogia publitseeritakse veebis, kõigi eelduste kohaselt saab selleks Wikipeedia keskkonnas olev eraldi portaal.

Kallid dokumendihaldurid! Oleme arvestanud, et saame selles ettevõtmises kasutada kõigi asjast huvitatute abi. Kui tunnete selles protsessis osalemise vastu huvi ning soovite kirjutada artikleid mõistete kohta, andke palun endast märku töörühma juhile Lea Baumannile lea.baumann@eesti.ee.


Kasutajasõbralikkus dokumendihaldussüsteemides
Gerli Reinsalu, Tallinna Ülikooli dokumendihalduse eriala magistrant

Albert Einstein on öelnud, et kõik tuleb teha nii lihtsaks kui võimalik, aga mitte lihtsamaks.

Kasutajasõbralikkus (ing k usability), eesti keeles on kasutusel ka terminid kasutajamugavus, kasutatavus, tähendab kasutajate eripärasuste ja vajaduste arvestamist ning arusaamist sellest, kuidas nad toodet kasutavad või kasutama hakkavad. Selle olulisusest räägitakse enamasti veebide kontekstis. Teema aktuaalsust näitab ka suur võõrkeelse erialakirjanduse maht. Eesti keeles annab hea ülevaate Trinidad Consulting OÜ koostatud uuring „Kasutajakeskse veebi lehekülgede disain. Uuring ja järeldused”, mida saab huvi korral lugeda aadressilt http://www.riso.ee/et/infoyhiskond/uuringud.

Kasutajasõbralik käsitlusviis lihtsustab kasutajal tarkvara omaksvõttu. Kes sooviks kasutada tarkvara, mis ei võimalda eesmärke teostada kiirelt, intuitiivselt ja kergelt? Kui päevas kulub palju kordi vajaminevale liigutusele neli-viis klikki, vajalikku infot tuleb otsida katse-eksituse meetodil. Me ei saa aru, mida peaks järgmisena tegema. Kasutusjuhendid on mahukad ja keerukalt sõnastatud, puuduvad selgitavad näited. Seetõttu ei saa tarkvara kasutatavust tagada vaid selle tehnilist kvaliteeti kindlustades, vaid arvestada tuleb ka sellega, kuidas kasutajad mõtlevad ja tunnetavad keskkonda.

Olles TLÜ dokumendihalduse eriala magistrant, tekkis mul huvi, kui lihtsad ja intuitiivsused on dokumendihaldussüsteemide kasutamise võimalused. Sellest tulenevalt on minu magistritöö eesmärgiks selgitada välja, kui kasutajasõbralikud on dokumendihaldussüsteemid. Süsteemide testimine toimub TLÜ Dokumendihalduse demokeskkonnas oleva kolme tarkvara Amphora, Postipoisi ja Webdesktopi põhjal. Testimine koosneb igale süsteemile ette antud viiest testülesannete moodulist ja küsimustikust üldise hinnangu andmiseks. Pärast iga mooduli sooritamist tuleb hinnata testülesande sooritamise lihtsust või keerukust, märkida, millise testülesande sooritamisel tekkis probleeme, kirjeldada probleemi olemust ja abi saamist kasutusjuhendist. Testimisele kuluv aeg sõltub testija enda kogemusest süsteemide kasutamisel. Kuna ülesanded hõlmavad nii administraatori kui ka tavakasutaja tegevusi, kutsun kõiki DHÜ liikmeid osalema testimises, et anda oma panus dokumendihaldussüsteemide võimaluste kasutajasõbralikumaks muutmisel. Testimises osalemiseks ei ole tähtis, kas ja millisel määral on varem neid süsteeme kasutatud või õpitud, kuna eesmärgiks on saada tagasisidet erineva kogemuste ja oskustega kasutajatelt. Soovi korral palun ühendust võtta kuni 25. aprillini e-kirja teel gerli007@gmail.com  või telefonitsi 51 84 112.


DLM Forum, MoReq2 ja Eesti
Pille Vestung, DHÜ liige

Eesti dokumendi- ja arhiivihalduse alane piiriülene koostöö on tänaseks kujunenud õige mitmekesiseks. Siiski on tegevusel DLM Forum’i liinis selles mõnevõrra eriline koht. Teame me ju DLM Forum’it eelkõige MoReq’i (2001) ja MoReq2 (2008, Model Requirements for the management of electronic records) kaudu. Ja ilma MoReq2 tundmiseta ei ole vist enam võimalik rääkida professionaalsest dokumendihaldusest. Loe edasi siit...


Records Management Society Conference 2010
Mirje Sepp , DHÜ juhatuse liige

Märtsikuus toimus dokumendihalduse konverents Manchesteris, mille korraldas Records Management Society (RMS) Suurbritannias. Ühing tegutseb aastast 1983 ja koondab inimesi, kes tegelevad info- ja dokumendihaldusega, olenemata nende kvalifikatsioonist, ametikohast või positsioonist organisatsioonis. Samuti kuuluvad nende ridadesse isikud või ettevõtted, kes arendavad dokumendi- ja infohaldusega seotud süsteeme ja kes pakuvad valdkonna teenuseid. RMSil ole see juba järjekorras 13. iga-aastane valdkonna konverents. Ülevaadet toimunust loe siit.
 

Uued tuuled Tartu Ülikooli info- ja dokumendihalduse õppekavas
Katrin Roosileht, TÜ VKA info- ja dokumendihalduse õppekava programmijuht, dokumendihalduse lektor

Dokumendihaldureid hakati Eestis ette valmistama 2001. aastal Viljandis. Info- ja dokumendihalduse õppekava on sellest ajast pidevalt hoitud kooskõlas kiirete erialaste muutustega. Oluline muutus leidis aset 2007. aastal, mil ühildati kooli lõpueksam kutseeksami sooritamisega. Viimase paari aasta tegevustest võib esile tuua kolm suurt uuenduste suunda.
Esiteks sama valdkonna kutsete õppimisel sidususe loomine. Dokumendihaldus koos arhiivihalduse, juhi assisteerimise, info- ja sekretäritööga moodustavad tervikliku valdkonna, milles tegutsevate inimeste eesmärgiks on organisatsiooni info võimalikult efektiivne talletamine ja organiseerimine. Arhivaar, dokumendihaldur, juhiabi ja sekretär on kutsed, mille omandamiseks vajalike teadmiste ja oskuste ühisosa on märkimisväärselt suur. Tartu Ülikooli info- ja dokumendihalduse õppekava läbimisel on seda ühisosa otsustatud edaspidi arvestada. Loe edasi …


Muutused Tallinna Ülikooli dokumendihalduse magistriõppes
Karin Oolu, Tallinna Ülikooli Infoteaduste Instituudi magistri- ja doktoriõppe õppeassistent

Dokumendihalduse õppekava avati Tallinna Ülikoolis 2003. aastal ja on Eestis ainulaadne – magistritasemel ei ole teistes Eesti ülikoolides dokumendihaldust võimalik õppida.
Varasemate aastatega võrreldes on õppekavas toimunud mitmeid muutusi. Alates 2009. a sügisest arvestatakse õpingute mahtu nn Euroopa ainepunktisüsteemis ehk EAP-des, mida kahe aasta jooksul tuleb koguda 120. Õppekava tegelik maht võrreldes varasemaga ei ole muutunud, Euroopa süsteemis on ühe ainepunkti maht väiksem kui varem kasutusel olnud süsteemis.
Tudengitelt saadud tagasiside tulemusel oleme vajalikuks pidanud suurendada praktilise õppe osakaalu. Loe edasi ...


Dokumendihaldurite Ühingu veebileht uuenes
Teele Kurm, DHÜ juhatuse liige, veebilehe toimetaja

Alates märtsist on veebilehel dokumendihaldus.ee uus nägu. Esimesena rõõmustab silma taas roheline –  mis on looduse värv, rahustav ja harmooniline. Vanadele egiptlastele tähendas roheline edenemist, kasvamist ja arenemist. Rohelist värvi peetakse ideaalseks taustaks  töökohale, mis eeldab pikalt istumist. Ka väljendab see meie rohelise mõtteviisi toetamist. Veidi on muutunud ka veebilehe disain. Uus lahendus võimaldab kuvada esilehe infot kolmes aknas, mistõttu saab senisest efektiivsemalt avalehel uudiseid ja värsket infot näidata.

Oluliselt on täiendatud mitmeid rubriike, näiteks "Ühingust" ning "Sündmused". Lisandanud on ka päris uusi rubriike. Rubriigis "Tööpakkumised" avaldame võimalusel erialaste tööpakkumiste infot. Rubriigis "Aktuaalne" aga uudisnupukesi selle kohta, mis dokumendi- ning infohalduse valdkonnas hetkel põnevat toimub. Rubriigis "Erilalased artiklid" leiate aga pikemaid dokumendihalduse teemalisi artikleid, refereeringuid ja ettekandeid. 

Tänaseks võib öelda, et meie veebilehel on realiseeritud pea kõik ideed, mida ühingu liikmed aastate jooksul on ette pannud. Kindlasti ootame aga kõigi ühingu liikmete aktiivset kaasalöömist ning igakülgset abi ja kaastööd veebilehe veelgi paremaks ning informatiivsemaks muutmisel. Ettepanekuid ning infot võib saata otse veebilehe toimetajatele, aga kindlasti ootame kommentaare ja tähelepanekuid ka meie värskesse foorumisse.

Samuti on meil plaanis lisada kodulehele ingliskeelne osa. Sellega seoses otsime ühingu liikmete hulgast vabatahtlikku, kes ühingut tutvustavat teksti tõlgiks. Huvilistel palume ühendust võtta Teelega, teele@qrm.pri.ee
Täname kõiki, kes veebilehe arengule on kaasa aidanud ning teeme koos meie kodulehe veelgi paremaks!


Dokumendihalduritel on nüüd oma foorum
Külli Kool, DHÜ liige, foorumi moderaator

Dokumendihalduritel on nüüd oma foorum, kuhu on dokumendihalduse teemadel arutlema oodatud kõik, kes selle ala vastu huvi tunnevad. Foorumi eesmärk on ärgitada Dokumendihaldurite Ühingu liikmeid ja kõiki teisi dokumendihalduse huvilisi aktiivselt kaasa rääkima dokumendihalduse arendamises ja nõu andma valdkonda puudutavatel erinevatel teemadel.

Foorumis saab arvamust avaldada Dokumendihaldurite Ühingu töö ja foorumi enda kohta. Oodatud on ettepanekud, kuidas ühing saaks oma tööd paremini korraldada ja millega võiksime tulevikus veel tegeleda. Ühtlasi ootame ettepanekuid foorumi paremaks korraldamiseks.

Dokumendihaldurite Ühing toetab dokumendihaldurite kutseõpet ning seepärast on foorumis rubriigid, kus saab kaasa rääkida kutseeksami, koolituse ja täiendõppe teemadel. Teha saab ettepanekuid kutseeksami paremaks korraldamiseks ning juhtida tähelepanu selle puudustele. Koolituse teemal ootame postitusi teie arvamustega dokumendihaldurite koolitusvõimaluste kohta.

Dokumendihalduri põhitööks on ettevõtte dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamine ning samuti on asjakohased rubriigid foorumis. Sinna on oodatud kõik alateemad, mis puudutavad dokumendi- ja arhiivihaldust alates dokumendi loomisest kuni selle hävitamiseni. Ühtlasi on see koht, kus arutleda valdkonna hetkeprobleemide üle ja pakkuda lahendusi.

Igapäevatöös tuleb ette probleeme, millele kohe lahendust ei oska leida, näiteks te ei tea, kuidas vormistada garantiikirja. Kõik mured saab kirja panna rubriiki „Küsimused ja vastused“, kus leiate kindlasti oma probleemile lahenduse.

Foorum asub aadressil foorum.dokumendihaldus.ee.
Ootame aktiivset osavõttu!


Ühingu koolituste projektijuht valitud
Teele Kurm, DHÜ juhatuse liige

Alates märtsist töötab Dokumendihaldurite Ühingu koolituste projektijuhina Kristi Saarsalu. Kristi on 26. aastane Pärnumaa neiu. Ta on lõpetanud Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia infoteaduse ja dokumendihalduse erialal, lisaks õpib ta hetkel Tartu Ülikooli Pärnu Kolledžis ettevõtluse ja projektijuhtimise erialal. Kristil on märkimisväärne projektide juhtimise kogemus – muuhulgas on ta töötanud Eesti Pärimusmuusika Keskuses sekretärina ja plaadipoe juhatajana ning osalenud mitme suure festivali, nagu Rabarock, Viljandi Pärimusmuusika Festival, Pärimusmuusika Lõikuspidu ja maailmamuusikafestival MAAjaILM korraldamises. Värske koolitusjuhi ülesandeks on Dokumendihaldurite Ühingu koolitustegevuse korraldamine.
Kristiga saab kontakteeruda saarsalu@gmail.com või mob 56 989 734.


Uued intervjuud
Taas on lisandunud kaks intervjuud meie ühingu liikmetega, et vahendada dokumendihaldurite endi mõtteid oma eriala ja töö kohta. Sarjas Meie dokumendihaldurid toome lugejateni intervjuud kutsetunnistuse omanikega. Teine, Esimesed tööaastad, vahendab koolilõpetajate esimest töökogemust.

Meie dokumendihaldurid

Seekord tutvustame dokumendihalduri kutsetunnistuse omanikku Piret Meesak’it, kes lõpetas 2009. aastal Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia ja sooritas samas kutseeksami. Piret tunnistab, et dokumendihalduri kutsetunnistus andis talle eelise tööturul ja aitas tööd leida. Intervjueeris Teele Kurm.

Esimene tööaasta
Esimeste tööaastate sarja järjekordse loo kangelane on sedapuhku Jaanika Sulu, kes õpib Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia avatud ülikoolis II kursusel info- ja dokumendihaldust ning töötab Tarvastu Vallavalitsuses sekretär-asjaajajana. Noor vallaametnik räägib lähemalt oma tööst ja erialasest enesetäiendamisest. Intervjueeris Kristi Ütt.


Uudiskiria koostamine
Mirje Sepp, DHÜ juhatuse liige, uudiskirja toimkonna juht

Järgmine uudiskiri ilmub juulis. Ühingu liige, sul on võimalus kord aastas levitada tasuta oma tööga seotud dokumendihaldustoote või -teenuse reklaami.
Artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mis kindlasti vajaksid juulikuus avaldamist, edastage enne jaanipäeva aadressile mirje.sepp@eesti.ee.


Uudiskirja aitasid koostada: Lea Baumann, Eve Kask, Külli Kool, Teele Kurm, Piret Meesak, Karin Oolu,Tiia Ots, Gerli Reinsalu, Katrin Roosileht, Monika Saarmann, Mirje Sepp, Jaanika Sulu, Pille Vestung ja Kristi Ütt. Täname!

Edastasime Teile dokumendihaldus.ee uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.


Lahku meililistist | Liitu meililistiga



2010 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing
Email Marketing Powered by Mailchimp