Dokumendihaldus 2013 aastal
Hea lugeja! Dokumendihaldurite ühing soovib kõigile dokumendihalduse huvilistele 2013 aasta esimese uudiskirjaga edukat alanud aastat ning kutsub osalema järjekordsel dokumendihalduse konverentsil, mis toimub Dokumendihaldurite Ühingu ja Eesti Konverentsi- ja Koolituskeskuse koostööna.
Eesti dokumendihalduse konverents 2013
Kristi Saarsalu, DHÜ juhatuse liige
Talvine pööripäev on möödas ning kaugel pole aeg, mil tööle minnes ja töölt tulles paistab päike (või siis vähemalt ei pea taskulampi enam kasutama). Koos kevade lähenemisega saabub taas aeg, mil dokumendihaldurid kokku saavad.
27. märtsil 2013 toimub juba kolmas Eesti dokumendihalduse visoonikonverents eesmärgiga käsitleda valdkonna kõige aktuaalsemaid teemasid ning tutvustada seadusemuudatusi, mis lähitulevikus enam kõneainet tekitavad.
Dokumendihaldurite Ühingul on hea meel
Eesti Konverentsi- ja Koolituskeskusega koostööd teha ning selle tulemusena on valminud kava, kus esinevad ettekannetega oma ala tunnustatud spetsialistid. Lisaks toimub paneeldiskussioon 2012. aastal jõustunud uue Arhiiviseaduse enim poleemikat tekitavatel teemadel.
Teemad ja lektorid:
-
Dokumentide säilitamise viisid ja trendid maailmas (Kurmo Konsa, PhD Tartu Ülikool ja Tartu Kõrgem Kunstikool)
-
Kuidas tagada digitaalse info pikaajaline säilitamine? (Kuldar Aas, Rahvusarhiiv)
-
E-teenused ja Teabevärav eesti.ee (Mihkel Tikk, Riigi Infosüsteemi Amet)
-
Kuidas on rakendunud uus Arhiiviseadus? (Hanno Vares, Rahvusarhiiv)
-
Paneeldiskussioon: Hanno Vares, Rahvusarhiiv, riigiarhivaari nõunik, Veiko Berendsen, AS Nortal, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia, Kaido Palu, Põlva Maavalitsuse infoühiskonna arendusjuht
-
Organisatsiooni sisuhalduse seosed dokumendihaldusega (Veiko Berendsen, AS Nortal, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia)
-
ISO kvaliteedistandardiga seotud nõuded dokumendihaldusele (Andres Martma, AS Metrosert)
-
Avaliku teabe seadus ja isikuandmete kaitse seadus dokumendihalduses (Merit Valgjärv, Andmekaitse Inspektsioon)
Toimumiskoht: Meriton Grand Conference & Spa hotell (Paldiski mnt 4, Tallinn)
Toimumisaeg: 27. märts 2013
Erihind Dokumendihaldurite Ühingu liikmele 99 €+km (erihinnaga registreerumisel lisa märkuste lahtrisse "DHÜ").
Täpsem info: http://www.eestikonverentsikeskus.ee/eesti-dokumendihalduse-konverents-2013
Kohtumiseni märtsis!
Dokumendihalduse alased juhised
Liivi Karpištšenko, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik
Alates 1. jaanuarist 2012 annab dokumendihalduse juhiseid välja Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM). Juhiste andmise õigus ja kohustus tuleneb arhiiviseaduse ja valitsuse määruse „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ (edaspidi AÜA) volitusnormidest . Nende õigusaktide reguleerimisalaga on määratud ka juhiste rakendamise ulatus – juhiseid peavad järgima kõik avalikke ülesandeid täitvad asutused ja isikud.
2012. aasta jooksul vaatas MKMi infoühiskonna teenuste arendamise osakond üle ja ajakohastas kolm seni kehtinud Riigikantselei juhist – Euroopa näidisnõuete MoReq2 Eesti „nullpeatüki“, dokumendihalduse metaandmete loendi ja dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamise juhise. „Nullpeatükk“ on juba praegu kättesaadav Euroopa koostöökogu DLM Forum veebilehe kaudu, ülejäänud kaks juhist on kavas RIHAs avaldada hiljemalt 15. veebruaril 2013. Kehtivad juhised leiab ka MKMi veebilehe http://www.mkm.ee/avaliku-sektori-dokumendihaldus/ osa „Juhised“ kaudu.
„Nullpeatükk“ on Eesti dokumendihalduse erisusi kirjeldav lisa Euroopa näidisnõuete MoReq2 tõlke juurde. MoReq2-s kirjeldatakse elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (edasipidi DHS) funktsionaalsus- jm nõudeid – mida peaksid DHSid suutma teha, milline peaks olema nende kasutusmugavus, kiirus jne. „Nullpeatükkide“ mõte on anda riikidele võimalus kirjeldada oma erinõuded ja spetsiifilised lahendused, millega peab DHSide arendamisel ja hankimisel samuti arvestama. „Nullpeatükis“ antakse ka viited, kust leida teemade kohta lisamaterjale ning kirjeldatakse terminoloogilisi probleeme. „Nullpeatükk“ ajakohastati 2012. aasta suvel.
„Dokumendihalduse metaandmete loendi“ hetkel kehtiv versioon on olnud kasutuses 2006. aastast. Loendis on minimaalne komplekt metaandmeid, mis peavad kõigis DHSides olema, et tagada DHSis hoitavate dokumentide autentsus, terviklus, usaldusväärsus ja kasutatavus. Uuendatud loendisse on lisatud ka lühiajalisema tähtsusega, ent igapäevatöös vajalikke metaandmeelemente (nt avalikus dokumendiregistris kasutatavad andmed). Vaatamata lisatud elementidele, on elementide üldarv ja kohustuslike metaandmeelementide hulk nüüd väiksem. Loendi ühetaoline rakendamine DHSides on oluline, kuna see lihtsustab nii elektroonilist dokumendivahetust kui ka andmete ja dokumentide ülekandmist süsteemist süsteemi (sh Rahvusarhiivi).
„Dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamise juhist“ uuendati, lähtudes selle kasutamise kogemustest 2010.–2012. aastal. Juhist kasutatakse eelkõige dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu vahetatavate dokumendiliikide kirjeldamiseks, aga mitte ainult. Dokumendiliikide kirjeldamise ja kirjelduste RIHAs avaldamise eesmärk on vähendada eri dokumendiliikide hulka ning muuta sama liiki dokumendid ühetaolisemaks. AÜAs on sätestatud : kui dokumendiliigi andmekirjeldus on koostatud ja kooskõlastatud juhises kirjeldatud viisil ning avaldatud RIHA XML varamus, on sellega kinnitatud ka vastavat liiki dokumendi elementide koosseis. Sellisel juhul lähtutakse andmekirjeldusest nii XML- kui ka mis tahes muus vormingus dokumentide loomisel ja vahetamisel. XML-vormingu kasutamine annab dokumentidele masinloetavuse.
Kuna juhiste sihtrühmaks on lisaks DHSide arendajatele ja hankijatele ka dokumendihaldurid ja teised dokumendihalduse valdkonnaga seotud isikud, moodustab olulise osa dokumentidest „inimkeelne“ kirjeldus. Metaandmeloendi juurde on lisatud XML skeemid (XSD-vormingus). Kõigi uuendatud juhiste lõpus on muudatusi kirjeldavad tabelid.
2013. aastal rakendatakse uuendatud juhiseid ka keskselt juhitavate projektide käigus. Riigi Infosüsteemi Amet on käivitanud DVK edasiarendused koos uue DVK kapsli (dokumendi „ümbrik“) kirjeldamise ja juurutamisega. MKMi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna juhtimisel on kavas analüüsida ja kirjeldada kolm üldkasutatavat dokumendiliiki: teabenõue, selgitustaotlus ja märgukiri. Lisaks viib MKM lõpule uue juhise – MoReq2-l ja „nullpeatükil“ põhinevate DHSi miinimumnõuete koostamise, analüüsides sealjuures ka MoReq2010 nõudeid.
Arhiiviseaduse ja selle alusel kehtestatud õigusaktide täitmiseks võib dokumendi- ja arhiivihalduse juhiseid välja anda ka Rahvusarhiiv. MKMi juhiste eesmärk on eeskätt ühtlustada asutuste asjaajamist ja dokumendihaldust, tõsta DHSide koostalitlusvõimet ja edendada elektroonilist dokumendivahetust. Rahvusarhiivi juhised lähtuvad eelkõige dokumentide pikaajalise säilitamise vaatenurgast.
Teateid riigi e-dokumendivahetuse rindelt
Kadi Krull, Riigi Infosüsteemi Amet, DVK valdkonnajuht
Riigi Infosüsteemi Amet (RIA) lõi dokumendivahetuskeskuse (DVK) 2006. aastal, et saata elektroonilisi dokumente turvaliselt ja automaatselt ühest dokumendihaldussüsteemist teise. Kohustus DVKd kasutada on praegu ministeeriumitel, Riigikantseleil, maavalitsustel, ametitel ja inspektsioonidel. Tänaseks on DVKga liitunud umbes 600 asutust ning eelmisel aastal saadeti ning võeti vastu ligi 396 000 dokumenti. Nii säästeti ligi 1 131 000 eurot. Statistika näitab selget kasvutrendi ning selleks, et DVKd oleks veelgi mugavam kasutada, algatas RIA e-dokumendivahetuse projekti.
RIA soovib aidata kasutajaid, kelle jaoks on DVK kasutamine tänini liialt tülikas ja aeganõudev, võrreldes ebaturvalise e-postiga või kuluka tavapostiga. Projekti eesmärk on arendada asutuste dokumendihaldussüsteemide võimekust liidestuda ja kasutada optimaalselt DVKd ning parendada selle võimekust vahetada dokumente eraisikutega. Uuenenud DVK abil laheneb näiteks metaandmete automaatne edastamine ning vastuvõtval asutusel kulub dokumendi registreerimiseks vähem töötunde.
Oleme kaasanud seitse enimkasutatavat dokumendihaldussüsteemi ja piloteerivat asutust:
-
Alfresco - Siseministeerium
-
OpenText – Maksu- ja Tolliamet
-
Postipoiss – Tallinna Linnakantselei
-
Webdesktop - Põllumajandusministeerium
-
Amphora – Saue Vallavalitsus
-
SharePoint - Sotsiaalministeerium
-
GoPro – Tarbijakaitseamet.
Projekt viiakse ellu Euroopa Regionaalarengu Fondi kaasrahastusel ning RIA enda vahenditest.
Projekti edukaks elluviimiseks kutsusime kokku ka e-dokumendivahetuse koostöövõrgustiku, mille liikmed saavad esitada ettepanekuid ning sellega otse kaasa aidata dokumendihaldussüsteemide ja DVK arendamisele. Võrgustikul on 45 liiget ning on toimunud kolm koosviibimist, infovahetuseks on loodud eraldi keskkond ja meililist. Koosviibimiste käigus toodi muuhulgas välja DVK eelised võrreldes e-postiga, näiteks turvalisus (tänu X-tee turvaserverile ei ole vaja dokumenti krüpteerida), spämmivabadus (saatjate ring on kinnine ning asutuste lisamine toimub RIA kaudu) ja mahupiirangu puudumine (DVK kaudu edastamist on edukalt katsetatud isegi mitmegigabaidiste dokumentidega).
Koostöövõrgustikus on kindlasti kavas ka edaspidi nõu pidada, et dokumendivahetust parendada.
Põhiliselt arendatakse kõikides dokumendihaldussüsteemides vahetatavate metaandmete juurutamist ning dokumentide vahetamist eraisikutega. Ülejäänud arendused tagavad kasutajamugavuse ja töökindluse dokumendi edastamisel DVK kaudu, kuid on igas dokumendihaldussüsteemis erinevad.
Hiljemalt 2013. aasta lõpuks võtavad piloteeritavad asutused kasutusele dokumendihaldussüsteemid, mis võimaldavad DVK abil kiiret ja mugavat dokumendivahetust teiste asutuste ja eraisikutega. Pärast seda on kavas arendatud lahendusi juurutada ka teistes riigiasutustes.
Kui soovid riigi e-dokumendivahetuse parendamisel sõna sekka öelda ning saada lisainfot DVK (r)evolutsiooni kohta, siis ootame sind meie koostöövõrgustikuga liituma. Kirjuta oma soovist aadressile
kadi.krull@ria.ee.
Ootame sind kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel
Pille Vestung, DHÜ juhatuse esimees
Uudiskiri on MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu häälekandja, mis ilmub kord kvartalis. Ootame kõigi ühingu liikmete aktiivset koostööd järgmiste uudiskirjade valmimisel. Viited, artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mida soovite järgmises uudiskirjas avaldada, edastage e-postile: pille.vestung@eesti.ee
Pakume võimalust reklaamida erialaseid tooteid või teenuseid meie
kodulehel või uudiskirjas, reklaamihinnakirja leiab
siit!
Teadmiseks ühingu liikmele, sul on võimalus kord aastas levitada tasuta oma tööga seotud dokumendihaldustoote või -teenuse reklaami.
Uudiskirja aitasid koostada
Liivi Karpištšenko, Eve Kask, Kadi Krull, Katrin Leemet, Kristi Saarsalu, Pille Vestung.
