Kui Sa ei näe uudiskirja korrektselt, vaata uudiskirja veebibrauseris.
Dokumendihalduse uudiskiri jaanuar 2013


Dokumendihaldus 2013 aastal

Hea lugeja! Dokumendihaldurite ühing soovib kõigile dokumendihalduse huvilistele 2013 aasta esimese uudiskirjaga edukat alanud aastat ning kutsub osalema järjekordsel dokumendihalduse konverentsil, mis toimub Dokumendihaldurite Ühingu ja Eesti Konverentsi- ja Koolituskeskuse koostööna.



Eesti dokumendihalduse konverents 2013

Kristi Saarsalu, DHÜ juhatuse liige
 
Talvine pööripäev on möödas ning kaugel pole aeg, mil tööle minnes ja töölt tulles paistab päike (või siis vähemalt ei pea taskulampi enam kasutama). Koos kevade lähenemisega saabub taas aeg, mil dokumendihaldurid kokku saavad.
27. märtsil 2013 toimub juba kolmas Eesti dokumendihalduse visoonikonverents eesmärgiga käsitleda valdkonna kõige aktuaalsemaid teemasid ning tutvustada seadusemuudatusi, mis lähitulevikus enam kõneainet tekitavad.
Dokumendihaldurite Ühingul on hea meel Eesti Konverentsi- ja Koolituskeskusega koostööd teha ning selle tulemusena on valminud kava, kus esinevad ettekannetega oma ala tunnustatud spetsialistid. Lisaks toimub paneeldiskussioon 2012. aastal jõustunud uue Arhiiviseaduse enim poleemikat tekitavatel teemadel.

Teemad ja lektorid:

  • Dokumentide säilitamise viisid ja trendid maailmas (Kurmo Konsa, PhD Tartu Ülikool ja Tartu Kõrgem Kunstikool)
  • Kuidas tagada digitaalse info pikaajaline säilitamine? (Kuldar Aas, Rahvusarhiiv)
  • E-teenused ja Teabevärav eesti.ee (Mihkel Tikk, Riigi Infosüsteemi Amet)
  • Kuidas on rakendunud uus Arhiiviseadus? (Hanno Vares, Rahvusarhiiv)
  • Paneeldiskussioon: Hanno Vares, Rahvusarhiiv, riigiarhivaari nõunik, Veiko Berendsen, AS Nortal, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia, Kaido Palu, Põlva Maavalitsuse infoühiskonna arendusjuht
  • Organisatsiooni sisuhalduse seosed dokumendihaldusega (Veiko Berendsen, AS Nortal, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia)
  • ISO kvaliteedistandardiga seotud nõuded dokumendihaldusele (Andres Martma, AS Metrosert)
  • Avaliku teabe seadus ja isikuandmete kaitse seadus dokumendihalduses (Merit Valgjärv, Andmekaitse Inspektsioon)



Toimumiskoht: Meriton Grand Conference & Spa hotell (Paldiski mnt 4, Tallinn)
Toimumisaeg: 27. märts 2013

Erihind Dokumendihaldurite Ühingu liikmele 99 €+km (erihinnaga registreerumisel lisa märkuste lahtrisse "DHÜ").
Täpsem info: http://www.eestikonverentsikeskus.ee/eesti-dokumendihalduse-konverents-2013

Kohtumiseni märtsis!

 


Dokumendihalduse alased juhised

 Liivi Karpištšenko, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik

MKM

Alates 1. jaanuarist 2012 annab dokumendihalduse juhiseid välja Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM). Juhiste andmise õigus ja kohustus tuleneb arhiiviseaduse ja valitsuse määruse „Asjaajamiskorra ühtsed alused“ (edaspidi AÜA) volitusnormidest . Nende õigusaktide reguleerimisalaga on määratud ka juhiste rakendamise ulatus – juhiseid peavad järgima kõik avalikke ülesandeid täitvad asutused ja isikud.

2012. aasta jooksul vaatas MKMi infoühiskonna teenuste arendamise osakond üle ja ajakohastas kolm seni kehtinud Riigikantselei juhist – Euroopa näidisnõuete MoReq2 Eesti „nullpeatüki“, dokumendihalduse metaandmete loendi ja dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamise juhise. „Nullpeatükk“ on juba praegu kättesaadav Euroopa koostöökogu DLM Forum veebilehe kaudu, ülejäänud kaks juhist on kavas RIHAs avaldada hiljemalt 15. veebruaril 2013. Kehtivad juhised leiab  ka MKMi veebilehe http://www.mkm.ee/avaliku-sektori-dokumendihaldus/  osa „Juhised“ kaudu.

„Nullpeatükk“ on Eesti dokumendihalduse erisusi kirjeldav lisa Euroopa näidisnõuete MoReq2  tõlke juurde. MoReq2-s kirjeldatakse elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (edasipidi DHS) funktsionaalsus- jm nõudeid – mida peaksid DHSid suutma teha, milline peaks olema nende kasutusmugavus, kiirus jne. „Nullpeatükkide“ mõte on anda riikidele võimalus kirjeldada oma erinõuded ja spetsiifilised lahendused, millega peab DHSide arendamisel ja hankimisel samuti arvestama. „Nullpeatükis“ antakse ka viited, kust leida teemade kohta lisamaterjale ning kirjeldatakse terminoloogilisi probleeme. „Nullpeatükk“ ajakohastati 2012. aasta suvel.

„Dokumendihalduse metaandmete loendi“ hetkel kehtiv versioon on olnud kasutuses 2006. aastast. Loendis on minimaalne komplekt metaandmeid, mis peavad kõigis DHSides olema, et tagada DHSis hoitavate dokumentide autentsus, terviklus, usaldusväärsus ja kasutatavus. Uuendatud loendisse on lisatud ka lühiajalisema tähtsusega, ent igapäevatöös vajalikke metaandmeelemente (nt avalikus dokumendiregistris kasutatavad andmed). Vaatamata lisatud elementidele, on elementide üldarv ja kohustuslike metaandmeelementide hulk nüüd väiksem. Loendi ühetaoline rakendamine DHSides on oluline, kuna see lihtsustab nii elektroonilist dokumendivahetust kui ka andmete ja dokumentide ülekandmist süsteemist süsteemi (sh Rahvusarhiivi).
„Dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamise juhist“ uuendati, lähtudes selle kasutamise kogemustest 2010.–2012. aastal. Juhist kasutatakse eelkõige dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu vahetatavate dokumendiliikide kirjeldamiseks, aga mitte ainult. Dokumendiliikide kirjeldamise ja kirjelduste RIHAs avaldamise eesmärk on vähendada eri dokumendiliikide hulka ning muuta sama liiki dokumendid ühetaolisemaks. AÜAs on sätestatud : kui dokumendiliigi andmekirjeldus on koostatud ja kooskõlastatud juhises kirjeldatud viisil ning avaldatud RIHA XML varamus, on sellega kinnitatud ka vastavat liiki dokumendi elementide koosseis. Sellisel juhul lähtutakse andmekirjeldusest nii XML- kui ka mis tahes muus vormingus dokumentide loomisel ja vahetamisel. XML-vormingu kasutamine annab dokumentidele masinloetavuse.

Kuna juhiste sihtrühmaks on lisaks DHSide arendajatele ja hankijatele ka dokumendihaldurid ja teised dokumendihalduse valdkonnaga seotud isikud, moodustab olulise osa dokumentidest „inimkeelne“ kirjeldus. Metaandmeloendi juurde on lisatud XML skeemid (XSD-vormingus). Kõigi uuendatud juhiste lõpus on muudatusi kirjeldavad tabelid.
2013. aastal rakendatakse uuendatud juhiseid ka keskselt juhitavate projektide käigus. Riigi Infosüsteemi Amet on käivitanud DVK edasiarendused koos uue DVK kapsli (dokumendi „ümbrik“) kirjeldamise ja juurutamisega. MKMi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna juhtimisel on kavas analüüsida ja kirjeldada kolm üldkasutatavat dokumendiliiki: teabenõue, selgitustaotlus ja märgukiri. Lisaks viib MKM lõpule uue juhise – MoReq2-l ja „nullpeatükil“ põhinevate DHSi miinimumnõuete  koostamise, analüüsides sealjuures ka MoReq2010 nõudeid.
Arhiiviseaduse ja selle alusel kehtestatud õigusaktide täitmiseks võib dokumendi- ja arhiivihalduse juhiseid välja anda ka Rahvusarhiiv. MKMi juhiste eesmärk on eeskätt ühtlustada asutuste asjaajamist ja dokumendihaldust, tõsta DHSide koostalitlusvõimet ja edendada elektroonilist dokumendivahetust. Rahvusarhiivi juhised lähtuvad eelkõige dokumentide pikaajalise säilitamise vaatenurgast.




Teateid riigi e-dokumendivahetuse rindelt

Kadi Krull, Riigi Infosüsteemi Amet, DVK valdkonnajuht

Riigi Infosüsteemi Amet (RIA) lõi dokumendivahetuskeskuse (DVK) 2006. aastal, et saata elektroonilisi dokumente turvaliselt ja automaatselt ühest dokumendihaldussüsteemist teise. Kohustus DVKd kasutada on praegu ministeeriumitel, Riigikantseleil, maavalitsustel, ametitel ja inspektsioonidel. Tänaseks on DVKga liitunud umbes 600 asutust ning eelmisel aastal saadeti ning võeti vastu ligi 396 000 dokumenti. Nii säästeti ligi 1 131 000 eurot. Statistika näitab selget kasvutrendi ning selleks, et DVKd oleks veelgi mugavam kasutada, algatas RIA e-dokumendivahetuse projekti.

RIA soovib aidata kasutajaid, kelle jaoks on DVK kasutamine tänini liialt tülikas ja aeganõudev, võrreldes ebaturvalise e-postiga või kuluka tavapostiga. Projekti eesmärk on arendada asutuste dokumendihaldussüsteemide võimekust liidestuda ja kasutada optimaalselt DVKd ning parendada selle võimekust vahetada dokumente eraisikutega. Uuenenud DVK abil laheneb näiteks metaandmete automaatne edastamine ning vastuvõtval asutusel kulub dokumendi registreerimiseks vähem töötunde.
Oleme kaasanud seitse enimkasutatavat dokumendihaldussüsteemi ja piloteerivat asutust:
  • Alfresco - Siseministeerium
  • OpenText – Maksu- ja Tolliamet
  • Postipoiss – Tallinna Linnakantselei
  • Webdesktop - Põllumajandusministeerium
  • Amphora – Saue Vallavalitsus
  • SharePoint - Sotsiaalministeerium
  • GoPro – Tarbijakaitseamet.
Projekt viiakse ellu Euroopa Regionaalarengu Fondi kaasrahastusel ning RIA enda vahenditest.

Projekti edukaks elluviimiseks kutsusime kokku ka e-dokumendivahetuse koostöövõrgustiku, mille liikmed saavad esitada ettepanekuid ning sellega otse kaasa aidata dokumendihaldussüsteemide ja DVK arendamisele. Võrgustikul on 45 liiget ning on toimunud kolm koosviibimist, infovahetuseks on loodud eraldi keskkond ja meililist. Koosviibimiste käigus toodi muuhulgas välja DVK eelised võrreldes e-postiga, näiteks turvalisus (tänu X-tee turvaserverile ei ole vaja dokumenti krüpteerida), spämmivabadus (saatjate ring on kinnine ning asutuste lisamine toimub RIA kaudu) ja mahupiirangu puudumine (DVK kaudu edastamist on edukalt katsetatud isegi mitmegigabaidiste dokumentidega).
Koostöövõrgustikus on kindlasti kavas ka edaspidi nõu pidada, et dokumendivahetust parendada.

Põhiliselt arendatakse kõikides dokumendihaldussüsteemides vahetatavate metaandmete juurutamist ning dokumentide vahetamist eraisikutega. Ülejäänud arendused tagavad kasutajamugavuse ja töökindluse dokumendi edastamisel DVK kaudu, kuid on igas dokumendihaldussüsteemis erinevad.

Hiljemalt 2013. aasta lõpuks võtavad piloteeritavad asutused kasutusele  dokumendihaldussüsteemid, mis võimaldavad DVK abil kiiret ja mugavat dokumendivahetust teiste asutuste ja eraisikutega. Pärast seda on kavas arendatud lahendusi juurutada ka teistes riigiasutustes.

Kui soovid riigi e-dokumendivahetuse parendamisel sõna sekka öelda ning saada lisainfot DVK (r)evolutsiooni kohta, siis ootame sind meie koostöövõrgustikuga liituma. Kirjuta oma soovist aadressile kadi.krull@ria.ee.


 

Ootame sind kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel

Pille Vestung, DHÜ juhatuse esimees

 

Uudiskiri on MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu häälekandja, mis ilmub kord kvartalis. Ootame kõigi ühingu liikmete aktiivset koostööd järgmiste uudiskirjade valmimisel. Viited, artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mida soovite järgmises uudiskirjas avaldada, edastage e-postile: pille.vestung@eesti.ee

 

Reklaam uudiskirjas ja dokumendihaldus.ee lehel

Pakume võimalust reklaamida erialaseid tooteid või teenuseid meie kodulehel või uudiskirjas, reklaamihinnakirja leiab siit!
Teadmiseks ühingu liikmele, sul on võimalus kord aastas levitada tasuta oma tööga seotud dokumendihaldustoote või -teenuse reklaami.


Uudiskirja aitasid koostada
Liivi Karpištšenko, Eve Kask, Kadi Krull, Katrin Leemet, Kristi Saarsalu, Pille Vestung.

Dokumendihaldurite Ühing

     
      Teemad:


 

Valgusfoori värvid riigiasutuste kodulehtedel

Katrin Leemet, DHÜ juhatuse liige
Artikkel on refereeritud Andmekaitse Inspektsiooni kodulehe materjalidest
 
Andmekaitse Inspektsioon (AKI)  tegi möödunud aasta sügisel  avaliku sektori asutuste kodulehtede seiret. Seire tulemusel hinnati kodulehtedel teabe avalikustamise nõuete täitmist ja selle tulemina said veebilehed omale „valgusfoorivärvid“.
Ühtegi punast tuld seekord ei süttinud ja seega võib seire tulemustega rahule jääda, kuigi nii mitmelgi avaliku sektori asutuse kodulehel tuleb kõrvaldada  suuremaid või väiksemaid puudusi.
Veebilehti hinnati seekord pigem juristi pilguga ja sisuline ladusus ning IT funktsionaalsus on kindlasti tähelepanu all tuleviku seiretes. Seekord piirduti ministeeriumite ja ametite-inspektsioonide veebilehtede hindamisega. Vaadeldi Avaliku teabe seadusest tulenevate nõuete  täitmist, sh dokumendiregistrites andmete avaldamist, päringuid ja juurdepääsutingimuste määramist. Kokku hinnati 46 riigiasutust 10 palli skaalal ning iga vastus andis ühe punkti. Kui info esitamisel või leidmisel oli probleeme, võis hinnata ka 0,5 punktiga.  Punktisumma alusel grupeeriti kodulehed valgusfoori värvide alla:
  • Roheline tuli  8 – 10 punkti
  • Kollane tuli 5 – 7,5 punkti
  • Punane tuli 0 – 4,5punkti
 Hindamiskriteeriumid olid:
 1. Veebilehe kasutamise ja teabe leidmise lihtsus.
2. Teave asutuse tööaja ja vastuvõtu korralduse kohta.
3. Ametnike kontaktteabe ja ametijuhendite olemasolu;.
4. Palgaandmete olemasolu (3 a ulatuses).
5. Üldkasuliku ja/või uudisteabe olemasolu.
6. Kontaktteave  (kontaktid ja võimalus võrgulehe kaudu teabenõuet esitada).
7. Asutuse tööd reguleerivate õigusaktide leitavus.
8. Kasutajasõbralik teave isikuandmete töötlemise kohta (privaatsuspoliitika).
9. Juurdepääsupiiranguta e-kirjadele juurdepääsu võimaldamine dokumendiregistri kaudu.
10. Juurdepääsupiiranguga dokumentidel AK märke olemasolu koos aluse ja piirangu ajaga.

Kõige parem koduleht on seire tulemusel Haridus- ja teadusministeeriumil, kes sai tulemuseks kokku maksimaalsed võimalikud 10 palli.

Kõrged hinded said ka Põllumajandusministeeriumi (9,5), Sotsiaalministeeriumi (9,5) ja Andmekaitse Inspektsiooni koduleht (9,5). Kõige madalama punktisumma said Lennuameti (6,5), Patendiameti (6,5), Riigi Infosüsteemide Ameti(6,5), Rahvusarhiivi veebileht(6).
Tulemusi analüüsides võib öelda, et kõige rohkem miinuseid kogunes seoses teabe avaldamisega tööaja ja vastuvõtu kohta, kus  seires osalenud 33 asutusest oli see kas puudu või puudulikult esitatud. Isikuandmete töötlemise põhimõtted puudusid 27 asutusel ja 18 asutusel oli probleeme dokumendiregistris e-kirjadele juurdepääsu võimaldamisega. Ministeeriumite ja ametite arvestuses (14) oli probleeme ka kontaktteabe ja ametijuhendite avalikustamisega. Dokumendiregistris juurdepääsu märgete ja piirangute aja märkimises oli puudusi pooltel ametitel (11).  Ainsana kõikidest seire 10 kriteeriumist oli kõikidel riigiasutustel täidetud üldkasuliku ja/või uudisteabe avaldamine kodulehel.  Suhteliselt heaks võib pidada palgaandmete avalikustamist, kus mõningaid puudusi esines neljal seires osalenud asutusel. Andmekaitse Inspektsioon tõi nende puuduste seas, mis dokumendihaldurite tähelepanu peaksid äratama, esile juurdepääsupiirangute aluste puudulikku märkimist. Sageli oli piirangu alus pandud kas põhjenduseta või valel alusel, näiteks olukord, kus kahe asutuse omavahelisele kirjavahetusele oli pandud juurdepääsupiirang “asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokument, mida dokumendiregistris ei registreerita“.
Juurdepääsupiirangute määramine ja dokumentide avalikustamine dokumendiregistri avalikus vaates toob iga päev dokumendihaldurite töölauale küsimusi ja lahendamist vajavaid probleeme. Erinevate riiklikul tasandil regulatsioonide – Isikuandmete kaitse seaduse, Äriseaduse, Korruptsiooniseaduse ja konkreetse asutuse põhitegevust puudutavate õigusaktide valguses tuleb iga päev langetada otsuseid meie kätte sattunud informatsiooni avalikustamise või piiramise kohta. Sageli jääb vajaka dokumendi registreerinud inimesel oskustest ja teadmistest tundliku info äratundmiseks. Teinekord võib jälle olla probleemiks konkreetse tarkvaraga seotud probleem. Kuidas hoida andmeid nii, et need oleksid ühtaegu nii avalikustatud kui ka kaitstud huvide riive eest?
Andmekaitse Inspektsiooni direktor Viljar Peep on oma kommentaarides öelnud:
“Elame infoühiskonnas, kus avalikul võimul on järjest rohkem järjest paremini töödeldavat teavet inimeste kohta. Kui see, kel on ligipääs avalikule võimule ja sellele teabele, teab järjest rohkem, aga tema tegevus pole piisavalt läbipaistev, siis tekivad käärid ja selge oht demokraatia kestlikkusele.“
 
Kui meil, dokumendihalduritel, on mureks dokumentidele ligipääsu piiramine, siis kodanikena sooviksime me kõik läbipaistvat ja järjest rohkem „avalikku“ riiki. AKI seirete eesmärk on õigusaktide nõuete täitmise kõrval tõsta ka avaliku sektori läbipaistvust ja kodanike huve silmas pidades veebilehtedel avaldatava info ühtsust. Kas see ühtsus saavutatakse tulevikus teabevärava eesti.ee võimalustega või valitsusasutuste visuaalse kommunikatsiooni ja ministeeriumite kodulehtede ühendamise kaudu, näitab juba aeg.
 
Seire tulemusi vaata siit.
 


Uus dokumendihalduse standard

Ilmunud on uus dokumendihalduse standard "Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumentide haldamise põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded digitaalses kontorikeskkonnas. Osa 3: Juhised ja funktsionaalsusnõuded dokumentidele ärisüsteemides"

Standardi saad osta ja kirjeldusega lähemalt tutvuda Eesti Standardikeskuse veebilehel
http://www.evs.ee/tooted/evs-iso-16175-3-2012


 

DHÜ üldkoosolek 2013

Dokumendihaldurite Ühingu juhatuse palub kõigil ühingu liikmetel märkida kalendrisse kuupäev 20. aprill 2013. Just sel kuupäeval ootame kõiki ühingu liikmeid üldkoosolekule.

Täpse päevakava ja toimumiskoha osas jälgi reklaami meie veebillehel www.dokumendihaldus.ee või Facebooki grupis.



DHÜ liikmemaks

Lugupeetud DHÜ liikmed!

Tuletame meelde, et liikmemaksude tasumistähtaeg on 31.03.2013. Liikmemaksu tasumise kohta leiab info kodulehelt rubriigist liikme meelespea.
Küsimuste tekkimisel võta ühendust juhatusega e-posti aadressil juhatus@dokumendihaldus.ee


Dokumendihaldurite grupid sotsiaalvõrgustikes

Kutsume kõiki dokumendihaldureid liituma meie Linkedin-i grupiga ´´Dokumendihaldurid´´ ja Facebooki grupiga "Dokumendihaldurid"
Jaga uudiskirja  
Edastasime Teile dokumendihaldus.ee uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.

2013  MTÜ Dokumendihaldurite Ühing
Email Marketing Powered by Mailchimp