Kui Sa ei näe uudiskirja korrektselt, vaata siia
Uudiskiri aprill 2013

Aastakoosolek, konverents ja uued standardid!
Käesoleva uudiskirja märksõnadeks on kutse Dokumendihaldurite Ühingu aastakoosolekule, ülevaade dokumendihalduse konverentsist ja värskest standardist.
Lisaks aastakoosoleku kutsele leiad meie aprillikuu uudiskirjast 27.märtsi dokumendihalduse konverentsi järelkaja nii korraldajate kui ka osavõtjate pilgu läbi. 2013.aastal on dokumendihalduse keskkond täienenud kahe standardi võrra, neist ühte „Dokumentide haldamise põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded digitaalses kontorikeskkonnas“, tutvustab Hanno Vares pikemalt. Uue kirja standardi tutvustust ja selle koostamise käigus tekkinud mõtteid on kõigil ühingu liikmetel võimalus kuulda 20.aprilli aastakoosolekul.

Teemad:                                                                   

 

Dokumendihaldurite Ühingu aastakoosolek

Dokumendihaldurite Ühingu juhatusel on rõõm paluda kõiki ühingu liikmeid 20.aprillil  Tartus toimuvale aastakoosolekule.

Toimumisaeg: 20.04.2013
Asukoht: Tartu, Lossi 36, ruum 304 (Tartu Ülikooli sotsiaal- ja haridusteaduskonna maja)
 
Päevakava

10.15 – 10.45 Hommikukohv ja registreerumine
10.45 – 11.45 Dokumendielemendid ja vorminõuded. Uue kirja standardi koostamise käigus tekkinud mõtteid. Veiko Berendsen
Dokumentide edastamise ühtlustamine: ümbrikust DVKni.
Dokumendielemendid, dokumendi registreerimise andmed ja muud dokumendi metaandmed - milline on kattuvus ja millised erinevused?
Vormistamine - kas ainult asjaajamiskultuuri küsimus? Kas digidokumentide vormistamine peab olema nagu see kujunes kirjutusmasina ja trükitud plangi ajal?
11.45-12.00 Kohvipaus
12.00-14.00 DHÜ üldkoosolek
DHÜ eelmise tegevusperioodi tegevusaruanne ja järgmise perioodi eesmärkide seadmine
DHÜ põhikirja muudatuse tutvustus ja kinnitamine
Majandusaasta aruande tutvustus ja kinnitamine
Aktiivsete ühingu liikmete tunnustamine


DHÜ juhatus ootab kõigi ühingu liikmete osavõttu!

Palun anna osalemisest ja kindlasti ka mitteosalemisest teada ja täida aastakoosoleku registreerimisvorm

Palun registreeru üldkoosolekule hiljemalt 16.04.2013

Kui sa ei saa aastakoosolekul osaleda, täida kindlasti vorm koos enda poolt volitatava ühingu liikme nimega ning saada digitaalselt allkirjastatud volitus e-postiga juhatus@dokumendihaldus.ee

Kohtumiseni 20. aprillil Tartus!

DHÜ juhatus



Dokumendihalduse nõuded ärisüsteemidele - uus standard
Hanno Vares, Rahvusarhiiv, riigiarhivaari nõunik, Standardimise tehnilise komitee TK 22 Informatsioon ja dokumentatsioon liige

Eelmise aasta detsembris avaldati eesti keeles ja jõustus kohaliku standardina „Juhised ja funktsionaalsusnõuded dokumentidele ärisüsteemides“ (EVS-ISO 16175-3:2012). See on kolmas osa ISO 16175 standardite paketist üldnimetusega „Dokumentide haldamise põhimõtted ja funktsionaalsusnõuded digitaalses kontorikeskkonnas“. Mis ja milleks? Alljärgnev püüab neile küsimustele vastata.

Eellugu
2008. aastal esitles Rahvusvaheline Arhiivinõukogu (ICA) Malaisias, Kuala Lumpuris oma XVI arhiivikongressil värvilist voldikukest, milles peituvale andmekandjale oli surutud kolme mooduli jagu funktsionaalsusnõudeid üldpealkirjaga „Principles and Functional Requirements for Records in Electronic Office Environments“.
Paketi esimene moodul „Overview and Statement of Principles“ andis üldise ülevaate dokumendihalduse olulisusest organisatsioonide ja süsteemide vaates ning pakkus ehk vähe huvi dokumendihalduse professionaalidele, kes olid juba piisavalt kaua elanud ISO 15489 standarditud maailmas.
Paketi teine moodul „Guidelines and Functional Requirements for Electronic Records Management Systems“ pakkus nõudeid dokumendihaldussüsteemidele ning püüdis rahvusvahelisena täita kohta, mida Euroopas kattis MoReq2 spetsifikatsioon.
Kolmas moodul „Guidelines and Functional Requirements for Records in Business Systems“ pakkus tollal ja pakub ka hetkel kogu paketist kindlasti suurimat huvi, sest kattis juhiste ja nõuetega suurimat dokumendihalduse auku, käsitledes dokumente põhitegevuse süsteemides ehk ärisüsteemides.  2010. ja 2011. aastal võttis ICA juhised üle Rahvusvaheline Standardiorganisatsioon ISO, tehes neisse vaid minimaalseid (redaktsioonilist laadi) muudatusi. Sarja numbriks ISO süsteemis sai see 16175. Jätka lugemist
 
 

Dokumendihalduse õppimise võimalused Tartu Ülikoolis muutuvad

Dokumendihalduse eriala õpetamisega on Tartu Ülikoolis tegelenud Viljandi  Kultuuriakadeemia. Seoses kõrgharidusreformiga on ülikoolis hakatud sarnaseid õppekavu koondama. Kuna Info- ja dokumendihalduse ning Raamatukogunduse ja infokeskkondade õppekavad kuuluvad sotsiaalteaduste alla, siis otsustas TÜ senat need üle viia sotsiaal- ja haridusteaduskonda. Senine Ajakirjanduse – ja kommunikatsiooni instituut laieneb ning muutub Ajakirjanduse, kommunikatsiooni- ja infoteaduste instituudiks. Juurde luuakse infokorralduse ja infoteaduse õppetoolid.
Muutused toimuvad ka õppekavas, senise kahe 4-aastase õppeajaga õppekava asemele moodustatakse üks, infokorralduse rakenduskõrghariduse õppekava, mille kestus on 3 aastat.
Viljandist Tartusse liigub ka Organisatsiooni infotöö magistriõppekava.
Infokorralduse õppekaval on nii päevane (20 kohta) kui avatud ülikooli õpe (40 kohta), Magistriõppekaval (15 kohta) on päevaõpe organiseeritud tsüklitena.
Alates uuest õppeaastast on kõrgharidus tasuta.
Sisseastumisinfo leiate Tartu Ülikooli ja Viljandi kultuuriakadeemia kodulehtedelt.


Dokumendihalduse aastakonverentsist korraldaja pilgu läbi
Pille Vestung, DHÜ juhatuse esimees

Dokumendihalduse konverents 2013

27. märtsil 2013 toimus Dokumendihaldurite Ühingu ja Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskuse koostöös juba kolmas Eesti dokumendihalduse visoonikonverents eesmärgiga käsitleda valdkonna kõige aktuaalsemaid teemasid ning tutvustada seadusemuudatusi, mis lähitulevikus enam kõneainet tekitavad.
Konverentsil osales üle 100 inimese ning peaaegu kõigi üldhinnang konverentsile oli väga hea või suurepärane. Järgnevalt toome ära ka mõned näited osalejate kommentaaridest:

  • Suurepärane konverents!
  • Osalesin sellisel konverentsil esimest korda ning jäin väga rahule.
  • Paneeldiskussioon oleks võinud pikem olla. Korraldus oli muidu suurepärane.
  • Konverents oli väga hästi korraldatud ja teemad erialaselt väga täpselt koostatud. Haaratud oli nii mineviku, tänapäeva ja veel enam tuleviku, mis on eriti positiivne!
  • Kokkuvõttes väga hea ja informatiivne ja oli suureks abiks.
  • Paneeldiskussioonile mõeldud aeg oleks võinud olla pikem,siis oleks aeg olnud sisuliseks diskussiooniks esinejate ja saalis istujate vahel.
  • Kõik oli meeldiv. Võrdlusmoment puudub, kuna osalesin konverentsil esimest korda. Mõni sõnavõtt oli keeruliselt edastastud, kuid see on kuulaja probleem.
  • Üks parimatest dokumendihalduse aastakonverentsidest. Koit Saareveti ettekanne oli emotsionaalselt huvitav, Veiko Berendsen elav ja mõtestatud (nagu ikka!). Teistelt oleks rohkem oodanud praktilist teavet.
  • Seekordne üritus oli väga informatiivne ning hea. Mulle meeldis. Sain teada asju, mida kindlasti oma asutuses rohkem kasutama hakkame.
  • Konverentsi korraldus oli väga hea ning jäin sellega rahule.
Natuke rahulolematu oldi paneeldiskussiooniga, probleemiks peeti eeskätt lühikest aega, mille tõttu ei jõudnud diskussioon korralikult areneda. Siin võib põhjuseks pidada ka rohket teemaderingi, mille osas diskussioonis osalejad sõna tahtsid võtta ja kuna aega nappis, ei jõudnud arutelud tulemuseni. Sellest võime teha järelduse, et dokumendihalduse teemal on endiselt palju lahtiseid teemasid, mis vajavad arutamist ning seda just kõiki huvigruppe hõlmavas ringis.
Dokumendihaldurite Ühing tänab meeldiva koostöö ja suurepärase korralduse eest Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskust, päeva juhtinud Raivo Ruusaleppa ja kõik esinejaid ja osalejaid!
Eesti Koolitus- ja Konverenstikeskuse poolt jäädvustatud  pildigalerii leiad siit.

Dokumendihalduse konverents – kuulaja nopped
Katrin Vernik, DHÜ liige

Tänavune dokumendihalduse konverents  oli minu kui kuulaja jaoks huvitav mitmel põhjusel.

Esiteks seetõttu, et esmakordselt (minu arvates) oli läbivaks teemaks see, millist väärtust dokumendihaldusega luuakse. Teiseks seetõttu, et mitu esinejat rõhutas valdkonnas toimunud mõttemalli muutusi. Mis aga kõige põhilisem –  minu jaoks jäid kõlama sellised märksõnad nagu efektiivsus ja proaktiivsus. Viimastel pikemalt peatungi. Edasi loe siit
 

Dokumendihalduse III konverents –1001 tööd dokumendihalduses
Katrin Leemet, DHÜ juhatuse liige, Põllumajandusameti asjaajamisbüroo juhataja

Dokumendihalduse konverents toimus juba kolmandat aastat järjest  ja  ka seekord oli saal osalejatest tulvil.
Konverentsi aktsent  oli asetatud dokumentide säilitamise ümber toimuvale. Arhiivihalduse maastikul on toimunud olulised muutused nii õigusruumis kui ka üldisemates hoiakutes.  
Täna saame rääkida ka Eesti kontekstis dokumendihalduse ajaloost, ja päeva juht Raivo Ruusalepp kutsus kerge huumoriga kõiki aktiivseid dokumendihaldureid oma teadmisi  kokku köitma ja mõnes lugeja jaoks atraktiivses vormis massidega jagama ehk siis 1001 tööd dokumendihalduses.
Järgnevalt toon välja mõned olulisemad mõtted ja tähelepanekud  meie konverentsil kõnelenute ettekannetest. Loe konverentsi ülevaadet edasi siit


Sari "Meie dokumendihaldurid"

Dokumendihaldurite Ühingu liikmeskond on kasvanud juba üsna suureks ning seetõttu otsustasime taaselustada ühingu liikmeid tutvustava sarja "Meie dokumendihaldurid". Käesolevas uudiskirjas tutvustame kolme värsket ja julget ühingu liiget nende enda sõnade ja piltide läbi.

Merje Olm
Olen Merje Olm ja liitusin DHÜ-ga eelmise aasta sügisel. Põhjuseks soov olla kursis valdkonnas toimuvaga – nii vahetu suhtlemise kaudu kolleegidega kui osaledes pakutavatel koolitustel.Merje Olm
Hariduselt olen halduskorraldaja ehk maakeeli büroojuht. Vastava BA kraadi andis mulle viis aastat tagasi Tallinna Tehnikaülikool.
Ma armastavat süstematiseerida ja katalogiseerida, ütles värvikalt üks ekskolleeg. Ja tal on õigus! Seda tõestab fakt, et alates 1997. aastast olen töötanud ametikohtadel, mis eeldavad korrektset läbisaamist dokumentidega – sekretär-arhivaar Põltsamaa Linnavalitsuses, juhiabi ehitusettevõttes Deckol Ehitus OÜ, spetsialist Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonnas ja juhiabi Eesti Kunstiakadeemias.
Nüüdseks olen teinud töötamises mõneaastase pausi, et aidata kahel väikesel inimesel turvaliselt oma eluteed alustada.
Ja taas on aeg naasta tööturule – seekord küll mitte otseselt dokumentide haldamise juurde, aga süsteemsust ning dokumenteerimist-katalogiseerimist nõudva ameti juurde siiski. Märtsist 2013 töötan Eesti Kunstiakadeemias personalijuhina.


Kadi KitsiKadi Kitsingng
Lõpetasin 2011. aasta juunis TÜ Viljandi Kultuuriakadeemia info- ja dokumendihalduse eriala ning kohe peale lõpetamist asusin tööle Ülenurme Gümnaasiumisse sekretär-juhiabiks. Oma suurimateks saavutusteks võin hetkel lugeda elektroonilise dokumendihaldustarkvara Amphora kasutusele võtmist Ülenurme Gümnaasiumis ning seoses sellega ka uue asjaajamiskorra loomist. Huvitavaks ja heaks kogemuseks pean ka sekretäritöö praktikandi juhendamist. Vabal ajal mängin TÜ Akadeemilises Puhkpilliorkestris Popsid flööti.


Kati Liik
Tegelen dokumendihaldusega aastast 1996, kui asusin tööle sekretärina Kaitsejõudude Peastaapi. Seal nägin ja õppisin korrektse asjaajamise põhimõtteid ja sain neid praktiseerida nii avalike kui kõrgemat riigisaladuse kaitset nõudvate dokumentide halduses. Samal ajal omandasin Tallinna Majanduskoolis Sekretäri eriala.Kati Liik
2003. aastal jätkasin tööd Kaitsejõududes Staabi- ja Sideüksuste Väljaõppekeskuses kantselei juhatajana ning jätkasin õpinguid Tallinna Majanduskoolis juhiabi erialal. 2005. aastal alustasin Tallinna Ülikoolis dokumendihalduse eriala magistriõpinguid.
2006. aastal töötasin lühikest aega Sotsiaalministeeriumis dokumendihaldurina kuid kuna ametikoht oli lapsehoolduspuhkuse asendaja koht, liikusin sealt sama aasta lõpus erasektorisse MicroLink Eesti ASi dokumendihalduse konsultandiks. Sain suurepärase kogemuse dokumendihalduse arenduse poolelt, mis on mulle hilisemas töös tellija poolel andnud hea aluse arendajatega ühise keele leidmiseks. 2007. aastal lõpetasin magistriõpingud Tallinna Ülikoolis.
2008. aastal suundusin tagasi avalikku sektorisse Maksu- ja Tolliametisse, kus töötan tänaseni. Minu peamisteks tööülesanneteks on dokumendihaldussüsteemi arendamine, testimine, süsteemi kasutusjuhendite koostamine, süsteemi kasutajate koolitamine ja igapäevane tugi. Suureks väljakutseks ja ka tunnustuseks on see, et meie dokumendihaldussüsteemiga on juba liitunud Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus, Riigi Tugiteenuste Keskus, juurutuseelsed tööd käivad Rahandusministeeriumi ja Statistikaameti liitmisega. See näitab, et meie süsteem on hästi ülesehitatud, toimiv ning kasutajatugi tasemel. Osaleme Maksu- ja Tolliametiga ka Riigi Infosüsteemide Arenduskeskuse poolt veetavas Dokumendivahetuskeskuse arendusprojektis piloteerijatena.
 

DHÜ liikmemaks

Lugupeetud DHÜ liikmed!

Tuletame meelde, et liikmemaksude tasumistähtaeg on 31.03.2013. Liikmemaksu tasumise kohta leiab info kodulehelt rubriigist liikme meelespea.
Küsimuste tekkimisel võta ühendust juhatusega e-posti aadressil juhatus@dokumendihaldus.ee

 

Ootame Teid kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel
Pille Vestung, DHÜ juhatuse esimees, uudiskirja toimetaja

Uudiskiri on MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu häälekandja, mis ilmub kord kvartalis. Viited, artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mida soovite järgmises uudiskirjas avaldada, edastage e-postile: pille.vestung@eesti.ee


Uudiskirja aitasid koostada:
Eve Kask, Kadi Kitsing, Katrin Leemet, Kati Liik, Merje Olm, Katrin Roosileht, Katrin Vernik, Hanno Vares, Pille Vestung, Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskus. Täname!

 


Edastasime Teile dokumendihaldus.ee uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.

Lahku meililistist | Liitu meililistiga



2013 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing

Like Dokumendihalduse uudiskiri aprill 2013 on Facebook | Jaga
Email Marketing Powered by Mailchimp