Kui Sa ei näe uudiskirja korrektselt, vaata uudiskirja veebibrauseris.

 

Dokumendihaldurite Ühingu suveseminar


Hea DHÜ liige! Ühingul on hea meel paluda Sind suveseminarile, mis toimub laupäeval, 22. augustil algusega kell 10:00 Rakveres Viru malevas.

Suveseminari teemad ja lektorid:

Dokumendihalduri panus digiarhiivindusse
Rahvusarhiivi digitaalarhiivi asedirektor Kuldar Aas räägib miks on digiarhiivindust üldiselt vaja ning mida saavad omalt poolt teha digiarhiivinduse spetsialistid ja dokumendihaldurid tagamaks digitaalse teabe igikestvat säilimist.
 
Sotsiaalmeedias tekkiva info arhiveerimine
Rahvusraamatukogu veebiarhiveerimise spetsialist Tiiu Daniel räägib sissejuhatavalt sotsiaalmeedia arhiveerimisest, mida üldse Eestis ja mujal maailmas tehtud on, annab ülevaate metoodikatest ning kuhu Rahvusraamatukogu sel teemal edasi plaanib liikuda.

Asukoht: Kaitseliidu Viru malev, Pikk 15, Rakvere

Päevakava*:
10.00 - 10.30 Saabumine ja kohv
10.30 - 11.15 Dokumendihalduri panus digiarhiivindusse - Kuldar Aas, Rahvusarhiiv
11.15 - 12.00 Sotsiaalmeedias tekkiva info arhiveerimine - Tiiu Daniel, Rahvusraamatukogu
12.00 - 13.00 Lõuna
13.00 - 13.45 Kaitseliidu tutvustus
13.45 - 15.15 käsirelvade tutvustus ja nende praktiline kokkupanek

* DHÜ juhatus jätab endale õiguse teha ajakavas muudatusi.
*Suveseminaril osalemine on tasuta. Oodatud on vaid DHÜ liikmed.


Registreerumine: Palume kõigil osalemise soovist teatada hiljemalt 19. augustiks kella 13:00ks. Registreeru siin Suveseminar 2015

Lisainfot seminari kohta saab aadressilt kristi@dokumendihaldus.ee või kyllikool@gmail.com
 
Kohtumiseni 22. augustil Rakveres!

DHÜ juhatus
 
 

DHÜ konverents "INFOHALDUSE ELUKAAR"


Dokumendihaldurite Ühing kutsub kõiki huvilisi 14. oktoobril toimuvale konverentsile „INFOHALDUSE ELUKAAR“.

Konverentsi teemad katavad kogu infohalduse elukaare, alustades strateegiast ja riskide hindamisest ning lõpetades digitaalse info hävitamise teemalise diskussiooniga. Vaatleme infohalduse elukaart läbi erinevate organisatsioonide kogemuslugude. Päeva juhib Hanno Vares Rahvusarhiivist.

Oma mõtteid ja kogemusi jagavad Raivo Ruusalepp (Rahvusraamatukogu), Krista Potsepp (Politsei- ja Piirivalveamet), Kaire Karp (Eesti Energia), Piret Reinsalu (Eesti Telekom), Siret Neeve (Riigikogu Kantselei). Tartu Ülikool tutvustab oma uusi õppekavasid, mis pakuvad võimaluse eduka infohalduse korraldamiseks vajalikke teadmisi omandada.

Päeva lõpetab digitaalse info hävitamise ja eraldamise teemaline diskussioon, mida juhib Kuldar Aas Rahvusarhiivist.

Konverents toimub 14. oktoobril Tallinnas, hotell Euroopas. Täpse päevakava ja registreerumisinfo saadame juuli lõpus. Jälgi reklaami ka meie grupis "Dokumendihaldurid".

MTÜ Dokumendihaldurite Ühing 
 
 

Noppeid DHÜ ümarlaualt "Dokumendihaldur tööturul"

27. mail toimus Dokumendihaldurite Ühingu eestvedamisel koostöös Tallinna Majanduskooli ja personalifirma HR Factoryga ümarlaud “Dokumendihaldur tööturul”.
Ümarlauale olid oodatud eelkõige dokumendi- ja arhiivihaldust õppivad ja tööturul alles esimesi samme tegevad noored ning dokumendihalduri või arhivaari värbamiskogemust omavad tööandjad.
Ümarlaua eesmärk oli tutvustada tööandja ja kandideerija ootusi erinevate kogemuste näitel ning arutleda üheskoos esilekerkinud küsimuste üle.
Vabas vestlusvormis ümarlaua juhatasid sisse kolm erinevat kogemust, mis käsitlesid professionaalse värbaja, tööandja ning kandideerija vaadet. Vestlusringi juhtis Tallinna Majanduskooli sekretäritöö valdkonna juhtivõpetaja Janne Kerdo.

Ümarlaual viibinute seas oli pisut enam tööandjaid kui alustavaid dokumendihaldureid. Arutelul osalenud tööandjate sõnul on viimasel ajal puudus hea erialase ettevalmistusega töötajatest. Kus on head kandidaadid? Miks neid ei leita? Niisuguseid küsimusi on võrdlemisi üllatav kuulda, arvestades asjaolu, et dokumendihalduse valdkonna spetsialiste koolitatakse Eestis erinevatel õppetasanditel mitmes haridusasutuses, alustades kutseõppest ning lõpetades doktoriõppega Tallinna Ülikoolis. Noorte tagasihoidlikku huvi toimunud ümarlaua vastu võib seletada dokumendihalduse tööturul juurduva paradoksiga, kus tööle värbamisel tähtsustatakse vähem erialase hariduse olemasolu ning dokumendihaldureid leitakse järjest rohkem teiste õppekavade lõpetanute, näiteks filoloogide hulgast.

HR Factory personalikonsultant Tiivi Maandi sõnul on tööturg muutunud töötajakeskseks. Paljud värbajad ei adu tööturu olukorda ning reageerimiskiirus spetsialisti värbamiseks on aeglane. Nii satuvad erialaselt motiveeritud värsked koolilõpetajad teistele ametikohtadele, mis pole otseselt seotud dokumendihaldusega. Kandidaatide otsingutel on abiks sotsiaalvõrgustikud, nendest enam kasutatakse LinkedIn keskkonda. Siit ka soovitus tööotsijale – ole veebis nähtav, seejuures tasub luua kasutajakonto LinkedIn portaali. Kindlasti on kasulik avalikustada infot enda tegemistest pigem rohkem, sest kandidaatide selekteerimisel võetakse arvesse kõiki tähelepanuäratavaid saavutusi. Sihtotsinguga leitud kandidaatide ning ise kandideerinute motivatsiooni vahe on aga tajutav. Motiveeritumad on üldjuhul need, kes võtavad töökonkursist osa omal algatusel. Kandideerija motivatsiooni aitab välja selgitada motivatsioonikiri, mille võiks kandidaat lisada ülejäänud kandideerimisdokumentidele ka siis, kui tööandja seda eraldi küsinud pole.

Kandideerimisel on esmatähtis CV, mis annab võimalikult sisuka ülevaate tööalastest kogemustest. Seejuures dokumendihaldur kui asjaajamise valdkonna spetsialist peaks võrdväärselt tähelepanu pöörama nii CV vormile kui ka sisule. Lohakalt koostatud ning õigekirjavigu sisaldav CV näitab kandideerija pinnapealset suhtumist ega sümpatiseeri tööandjale. CV koostamisel tasub juurelda, kuidas teistest konkureerivatest kandidaatidest eristuda. Tiivi Maandi tõi näiteks kunagise töökonkursi disaineri ametikohale, kus üks kandidaat oli muljetavaldavalt kujundanud enda CVd. Kandidaat teenis tööandja silmis plusspunkte: kujundatud CV andis aimu kandideerija loomingulisusest, mis on kindlasti disaineri ametiülesannete täitmisel põhieelduseks. Kandideerimisperioodil tasub võimalusel helistada tööandjale, et hankida rohkem infot, ning seeläbi paremini valmistuda tööintervjuuks. Tiivi Maandi sõnul ei olda eriti varmad võtma tööandjaga telefoni teel ühendust. Väidet ilmestab kunagine töökonkurss konsultandi kohale, kus tööle kandideeris 144 inimest, kellest tööandjale helistas ainult üks kandidaat.

Töökonkursi õnnestumist võib mõjutada ametikoha kirjeldus töökuulutuses. Ümarlaual leiti, et alati pole kuulutustes ametikoht korrektselt nimetatud. Üsna levinud on sekretär-juhiabi ametinimetuse kasutamine. Kui aga valdkonna tasemel on kutse määratletud standardiga, tasub sellest juhinduda, seda enam, et haridusasutused toetuvad erialaspetsialistide koolitamisel samuti kutsestandarditele. Vahemärkusena mainin, et kehtivate sekretäri 5. taseme ning juhiabi 6. taseme kutsestandarditega saab tutvuda Kutsekoja veebilehel (http://www.kutsekoda.ee). Ümarlaual soovitati tööandjatel olla aktiivsemad nendes keskkondades, kus toimetavad ka noored. Üsna palju on Facebookis ametlikke ning vähem ametlikke lehti, mida noored iga päev uudisvoo vahendusel jälgivad. Näiteks TÜ infokorralduse tudengite kogukond Facebookis (http://www.facebook.com/infokorraldus) koondab 246 inimest ning lehe administraatorite sõnul on jälgitavamad praktika- ning tööpakkumised.

Noorte muljed ümarlauast olid positiivsed. Toodi välja erinevaid aspekte, mida tasub arvestada erialasele tööle kandideerimisel, nagu näiteks kaaskirja lisamine ja sotsiaalmeedia ning LinkedIni kasutamine. Oluliseks peeti soovitust näidata üles rohkem huvi antud töökoha vastu ja olla oma valdkonnas aktiivne ning püüda eristuda teistest kandideerijatest. Tõdeti, et erialalõpetajaid väärtustatakse, kuid neid polegi nii kerge tööle saada, kuna paljudel on töö juba olemas või leiavad nad selle kiiremini, kui neid leitakse.
 
Piret Palgi
DHÜ juhatuse liige

 
 

Tartu Ülikooli kogemused dokumendihaldussüsteemi vahetamisel

Ülikool läks 2015. aastal üle uuele dokumendihalduse infosüsteemile. Esialgsed kokkuvõtted on tehtud ja suuremad takistused ületatud, nüüd tegeleme peamiselt igapäevaste dokumentide haldamise probleemide lahendamistega. DHSi vahetamise projekt kestis alates ideest kuni teostuseni ligikaudu aasta (süsteemidega tutvumine, riigihanke välja kuulutamine jne). Etteruttavalt võib aga öelda, et partneri välja valimisest kuni süsteemi vahetamiseni oli tempo üsna kiire – 5 kuud. Miks ülikool otsustas dokumendihalduse infosüsteemi vahetada, mis olid projekti peamised sõlmkohad ning otsused ja kuidas neid lahendasime – proovime järgnevalt neid lugejaga jagada. Ehk on need abiks või tekitavad mõtteid neil, kellel seisab ees sarnane tegevus. Ülikooli kantseleile oli see paras proovikivi.
TÜ DHSi vahetamise projektiplaan
*Tartu Ülikooli DHSi vahetamise projektiplaan

Alates 2000. aastast oli Tartu Ülikoolis kasutusel dokumendihaldussüsteemina Open Text Content Server (endise nimega Livelink) tarkvara. Tarkvara tugevustena võib kindlasti välja tuua selle vastavuse nüüdisaegse dokumendihalduse nõuetele, suure kasutajaskonna ehk jõudluse (maailma mastaabis), põhjaliku ligipääsuõiguste süsteemi ning võimaluse arendada tarkvara moodulite kaupa.
Kuna tarkvara loojaks oli Kanada ettevõte (OpenText Corporation), siis pidime maksma rohkem raha, et arendada standardfunktsionaalsused selliseks, et need vastaks Eestis kehtivatele õigusaktidele ja ülikooli vajadustele. Tarkvara kasutas Eestis 0,4% avaliku sektori asutustest, mis tähendas, et tihtipeale puudus ka võimalus tellida ühiseid arendusi teiste ülikoolide või asutustega. Kuna dokumendihaldus on Eestis kiiresti arenev valdkond, jõudsime 2013. aasta lõpus tõdemusele, et olemasoleva süsteemiga jätkamine muutub aasta-aastalt kallimaks.

Asusime 2014. aasta alguses kaardistama olukorda Eesti dokumendihalduse turul ning suhtluses teiste asutustega jäi funktsionaalsuselt silma kolm võimalikku varianti, mis võiksid ülikoolile sobida: Microsoft Sharepoint, Webware WebDesktop ja Alfresco Delta.
Panime kirja nõuded, millele uus süsteem vastama peaks (kokku 29 lk). Selliste hangete puhul ongi üheks keerulisemaks ülesandeks nõuete detailsus ehk kui täpselt tuleb uut süsteemi ja hanke tingimusi kirjeldada, et riigihankes osaleks kvaliteetsed pakkujad, kes suudavad nõuetele vastavat süsteemi ja selle hooldust pakkuda. Kas piisab näiteks sellest, et kirjutada ühe nõudena „süsteem peab võimaldama kasutajal hõlmata e-kirju otse e-posti haldamise vahendist“ ? Väliselt ju lihtne ja loogiline nõue, millele valdav osa tänaseid pakkujaid ilmselt ka vastab. Kõiki erisusi on keeruline märgata ka sellisel juhul, kui asutuses on toimiv DHS (või teeb see hoopis erisuste märkamise veel keerulisemaks). Nii võime tõdeda, et ka meil tuli siiski tellida mõni lisaarendus, millega ei olnud hankekirjeldused arvestanud. Üldiselt aga vastas meie hange vajalikele tingimustele ning 99% funktsionaalsusest sai kaetud ilma lisaarendusteta.

Vana süsteemi väljavahetamisel tuli lahendada kolm suuremat küsimust:
  • Kuidas korraldada dokumentide registreerimine uues süsteemis (struktuuripõhine vs sarjapõhine vs asjapõhine)?
  • Kuidas vanad dokumendid nüüd uude ülesehitusse paigutada, et need ka leitavad oleksid?
  • Kuidas tuua ligi miljon(!) dokumenti koos juurdepääsuõigustega vanast süsteemist uude nii, et töötajatel säiliksid lugemise/kirjutamise õigused?
Dokumendihaldussüsteemi väljavahetamisega paralleelselt soovisime ühtlustada ka elektroonilist dokumendihaldust ülikoolis. Olime aastatega arendanud oma süsteemi juba päris mitmetasandiliseks ning asjaajamine ja arenduste tellimine muutus sedavõrd ka keerulisemaks, ja mis seal salata, ka kulukamaks. Dokumente registreeriti kolmel tasandil: esimesel tasandil kasutasime struktuuripõhist käsitlust, mis tähendas, et kasutaja pidi otsima struktuuripuust temale vajaliku struktuuriüksuse kausta; teisel tasandil registreeriti dokumendid liikide kaupa kataloogi sarjapõhiselt (vastavalt kehtestatud dokumentide loetelule); lisaks kasutasime riigihangete ning projektide puhul asjapõhist käsitlust, mis tähendas, et näiteks kõik projekti puudutavad dokumendid asusid ühes toimikus.
Uues süsteemis enam katalooge kasutada ei saanud, sest WebDesktopis registreeritakse dokumente elektrooniliste vormide kaudu, mida nimetatakse andmetüüpideks. Tavakasutaja peab dokumente kas otsima (metaandmete kaudu) või sirvima konkreetse andmetüübi tabelis. Seetõttu otsustasime senised struktuuriüksuste kataloogid teha vormidel olevaks metaandmeks ning andmetüübid ehitasime üles liigipõhiselt (nt rektori käskkiri, käsundus/töövõtuleping, esildis, dekaani korraldus jne).






















*Näide projekti andmetüübi vormist Tartu Ülikooli DHSis

Üheks tõsisemaks murekohaks oli vanade dokumentide ületoomine uude süsteemi. Kui varasemalt oli näiteks igas struktuuriüksuse kataloogis oma „lepingute kataloog“, siis enam analoogset võimalust ei olnud. Selleks et tagada dokumentide leidmine ja vältimaks olukorda, kus mõned varasemalt registreeritud lepingud sattuksid vale andmetüübi alla (dokumentide loetelu muutmisest, valesti registreerimisest vms olukorrast tingituna), otsustasime, et kõik kuni 2014. aastani registreeritud lepingud on leitavad eraldi (andmetüüp  lepingud 2005 – 2014). Otsingul saime tagada võimaluse lepinguid siiski ka otsida andmetüüpide üleselt, sellega on tagatud, et lepingute otsimine toimub nii varasematest aastatest kui ka alates 2015. aastast registreeritud dokumentide hulgast.
Vanade dokumentide ületoomisel ei saa üle ega ümber ka juurdepääsuõigustest –  kas uues süsteemis pääsevad kasutajad ligi oma tööks vajalikele dokumentidele, saavad kandeid  täiendada või vastusdokumente registreerida. Livelinki juurdepääsuõiguste süsteem oli jagatud gruppide ja isikute põhiselt ning siinkohal oli arendajatel palju peamurdmist ning koodikirjutamist. Esiteks tuli dokumendi küljest pärida grupid, seejärel võtta vahetabelitest isikud (kes gruppi kuulusid) ning lõpuks anda vastavatele isikutele korrektsed eriõigused uues süsteemis (lugemine või kirjutamine). Üldiselt võib tõdeda, et töö õnnestus päris hästi ning mõnele erandile vaatamata oli suuremal osal dokumentidest korrektsed juurdepääsuõigused üle toodud ning dokumendid vajalikele töötajatele avatavad ka uues süsteemis.

Ükskõik kui põhjalikult valmistada ette riigihanget, planeerida uue süsteemi ülesehitust, teha liidestusi erinevate väliste infosüsteemidega ning kasutajate koolitusi, ilmnevad tegelikud probleemid ikkagi esimesel tööpäeval, kui süsteem avatakse tavakasutajale. Meie jaoks oli see 5. jaanuar 2015. Põhiliseks probleemiks kujunes vanade dokumentide leidmine, sest senise kaustavaate (Livelinkis nimetusega liitdokument) asemel tuli nüüd otsinguga leida õige kanne ja sealt edasi uurida kandega seotud dokumente. Lisaks ilmnesid probleemid eriõigustega ning avastasime ka mitmeid projekte ja riigihankeid, kus dokumendid polnud üle toodud või olid seotud valede kannetega.

Tagantjärele vaadates kujunes esimene päev kõige pingelisemaks, mis kestis tegelikult kindlasti poolteist kuud.  Teatud stabiilsus hakkas saabuma veebruaris, kui mitu avastatud kriitilist viga oli parandatud ning skoobist välja jäänud arendused tehtud ning töösse rakendatud. Tuleb nõustuda ka meie partneri kommentaariga, et esimesed kuus kuud harjub tavakasutaja uue süsteemiga ning tuleb palju ettepanekuid süsteemi parandamiseks. Meie töö on suuresti olnud filtreerida ettepanekuid, mis otseselt takistavad funktsionaalsust ning tasapisi oleme saanud hakata tegelema ka süsteemi kasutajamugavuse parendamisega. Kantselei on planeerinud esmaseks süsteemi juurutamiseks terve aasta ning kindlasti sellega juurutamine ei lõpe – plaanis on paralleelselt juba sellel aastal süsteemi erinevaid võimalusi asjaajamise lihtsustamiseks kasutusele võtta ning võimalusel ka uusi arendusi tellida. Infosüsteem ei ole ju oma olemuselt konstantne, vaid dünaamiline ja muutuv nagu muud organisatsiooni protsessid

Hannes Klaas
dokumendihalduse peaspetsialist
Tartu Ülikooli kantselei

 

  

Teemad:

 

Dokumendihaldur tööturul "Kuidas mina tööle kandideerisin"

Maikuu lõpus toimus Tallinna Majanduskoolis Dokumendihaldurite Ühingu eestvedamisel esimene ümarlaud teemal “Dokumendihaldur tööturul“. Samal teemal püüan minagi siin oma kandideerimise kogemustest kirjutada, lootes, et ehk on see abiks või pakub edasist mõtlemist nii kandideerijale kui ka värbamiskogemustega tööandjatele.

Oma 25 tööaasta jooksul olen kuulnud ja ise kogenud, et töökohta on kasulik vahetada 5-7 aasta järel, nii hoiame motivatsiooni ja mälu värskena, sest pensionile saame alles üsna kõrges eas.
Paar aastat tagasi otsustasin vahetada töökohta, oli aeg edasi minna, sest mul puudus motivatsioon ja arenemise võimalus. Kuna väikelinnas ei pruugi olla erialase töökoha vahetamise võimalusi, siis tegin otsuse suurema linna kasuks. Mind huvitasid vaid dokumendihaldusega seotud ametikohad ja neid pakkumisi oli üsna harva, s.o 1-2 kuulutust paari kuu kuni pooleaastase vahega. Enamasti leidsin pakkumised Eesti Ekspressi või CV-Online`i kaudu. Pooleteise aasta jooksul saatsin 7 CVd, osalesin 5 vestlusel ja sain 3 tööpakkumist. Üks vestlusvoor lõppes äraütlemisega, sest ametikohta siiski ei loodud ja  teisest loobusin ise, kuna vestlusel selgunud palk ei olnud vastuvõetav. Üks äraütlemine muutus tööpakkumiseks alles aasta pärast, kuna kandideerimisel magistrikraadiga väljavalitu osutus pigem teoreetikuks, kuid vajati hoopis praktikut.

Eelnev oli sissejuhatuseks neile, kes kandideerimisel esimesi katsetusi teevad. Nüüd kirjutan oma erinevatest kogemustest ja kandideerija ootustest. Kandideerimistel selgus, et enamasti oli ametikohele soovijaid ligi 100 või rohkemgi, olenevalt asutuse suurusest või spetsiifilisusest. Esitada tuli CV ja motivatsioonikiri, aga edasine oli kõigil viiel korral erinev.

Ühel kandideerimisel selgus, et asutuse kuulutus oli liiga pealiskaudne, sisaldamata suurema lisatöö või erialase oskuse nõuet. Nii näiteks ei mainitud, et dokumendihalduril tuleb protokollida juhatuse koosolekuid, mis toimuvad inglise keeles. Sellest räägiti alles vestlusvoorus, kuid enne tuli läbida rühmatöö ja kirjalik erialaeksam. Rühmatöös nõuti ettenähtud tööde ajakulu ja tähtsuse järjekorda panemist, kusjuures märgitud oli ka toonerite vahetus ja kohvi keetmine. Eksamil tuli kirjutada erialaseid definitsioone ja mõisteid. Ka paluti selgitada digiallkirjastamist, mis iseenesest on lihtne ja igapäevane, aga milleks kulutada selleks eraldi aega? Kui keegi sellest tõesti midagi ei tea, siis omandab ta selle vajadusel minutitega. Erialaste teadmiste kontroll mulle raskusi ei valmistanud, sest olin äsja kõrgkooli lõpetanud, aga seda kõike oleks võinud lugeda ka minu CVst. Selle tööpakkumise vestlusvoorust loobusin, kuna ma ei olnud nõus dokumendihaldurina juhatuse protokolle võõrkeeles vormistama.

Teste tuli täita ka teistel kandideerimistel, aga rohkem meeldisid mulle praktilised erialased tööülesanded, milleks oli (osaline) dokumentide loetelu koostamine või erialaste sõnade tundmine, juhul kui asutus tegeleb millegi spetsiifilisega, näiteks geodeesiaga.

Siit esimene küsimus, kas on olemas või vajadus luua ühtne (dokumendihalduse alal) kandideerimise kord? Enamasti on igal asutusel personali värbamise kord ja see võiks põhineda oskuslikul CV lugemisel ja vaid väga spetsiifiliste asutuste ja ametikohtade puhul võiks olla põhjendatud erialaste teadmiste ja oskuste kontroll. Kui ma oma tuttavate või kolleegidega seda arutasin, selgus, et on personali- ja koolitusfirmasid, kes koolitavad personalivärbajaid  CVsid oskuslikult lugema ja neist järeldusi tegema. Paljude arvates on just CV kandideerimise üheks olulisimaks võtmeks. Juhul kui kandideerija tõesti oma CVd hästi kirjutada ei oska ning seal esineb ka rohkelt kirjavigu, siis osutub see tõesti suureks komistuskiviks. Ometi on selle kirjutamine õpitav, sest dokument on vormilt lihtne ja olulisem on selle sisu ning omandatud kogemused. CV ei ole eraeluline dokument ja seepärast võib paluda mõnel sõbral või tuttaval see üle vaadata, motivatsioonikirjaga peab olema ettevaatlikum.

Teine küsimus - kas on alati otstarbekas kulutada palju aega ja raha, et selgitada testide, eksamite ja rühmatöödega välja parim? Seda enam juhul, kui asutus tellib personalivärbamise teenuse personalifirmalt, kes teeb selle protsessi võimalikult ajamahukaks, et rohkem teenida. Samas on arusaamatu, miks peaksid seda ajamahukat tööd tegema asutuse personalispetsialistid, kui oskusliku CV lugemisega on võimalik sama tulemus saavutada. Personalifirmadel on õige valiku tegemisel vastutus suurem, sest see mõjub nende firma käibele, sest halvasti tehtud otsused ei hoia kliente.

Üldiselt jäin saadud kogemustega rahule, samas rõhutan, et personalivalikul ja kandideerimisel on kõige olulisem korrektne ja sisukas CV, seejärel vestlus ning valikut toetav motivatsioonikiri. Minu kogemused on näidanud, et vestlejad pigem ei olnud selle viimasega lähemalt tutvunud, aga erialaste teadmiste kontroll kirjatööna või testina on pigem liigne ajakulu, välja arvatud juhul, kui on tegemist spetsiifilisi tööülesandeid täitva asutusega.
 
Imbi Mäeste
Dokumendihaldurite Ühingu liige

 


RIA muudatused dokumendihalduse maastikul

Mai lõpus saatis Riigi Infosüsteemi Ameti koosvõime talituse juhataja Hannes Kiivet dokumendihalduritele teate muudatustest RIA tegevuses seoses dokumendihalduses. Tsiteerime seda kirja siin, et see jõuaks ka nendeni, kes seda veel lugenud ei ole.

Hea dokumendihaldur!
 
Riigi Infosüsteemi Amet annab teada muudatustest seoses RIA rolliga dokumendihalduse arendusprojektide koordineerimisel:
  • RIA hakkab välja töötama ja jõustama dokumendivahetuse tehnilisi nõudeid ning tegema nende mõjuanalüüse. Peale jõustamist aitame nende juurutusele vajaliku tehnilise nõuga kaasa
  • RIA ei vii enam läbi dokumendihaldussüsteemide (DHS) tarkvaraarendusprojekte. Vajalikke muudatusi DHSides tuleb hakata asutustel ise realiseerima. Vajadusel toetab MKM rahaliselt asutuste koostöös esitatud ja mittedubleerivaid struktuuritoetuste projekte
  • RIA viib läbi sel aastal DHSide tehnilised analüüsi, millega hinnata nende jätkusuutlikkust tehnilisest aspektist. See peaks aitama DHSi vahetada soovivatel kasutajatel valida elujõulist DHSi, mis on võimeline õigusruumi ja keskkonna muudatustega kaasas käia
 Seetõttu tuleb meil vabandada ka senise lubaduse mittetäitmise pärast. Siiani on olnud teada, et RIA valmistab ette uut projekti DHSidele juurdepääsupiirangu klassifikaatori toe arenduseks. Tänase hetkega ei ole RIA seda projekti alustanud ning ei plaani seda ka tulevikus. Oleme teadlikud, et see võib tulla mitmele asutusele/ettevõttele halva üllatusena. Seetõttu oleme arvestanud omaltpoolt juurdepääsupiirangu klassifikaatori juurutamiseks piisava ajavaru ning tehnilise toe pakkumisega. Kindlasti töötame koos AKI ja MKMiga selle nimel, et klassifikaator vajalikus mahus saaks riigis juurutatud, küll aga mitte tarkvaraarenduse näol.
 
Muudatuste ajenditeks on olnud eelkõige:
  • RIA muutumine arenduskeskusest ametiks. See tähendab eelkõige asutuse fookuse muutumist ja tarkvaraarendaja rollist loobumist
  • RIA poolt seni elluviidud projektide juurutamise tõrked. Need on tulenenud meie hinnangul paljuski sellest, et vastaval juurutajal on muud prioriteedid ja soovid kui riigiüleses projektis ettenähtu
  • DHSide rolli ja kasutuse vähenemine riigis üldiselt (võrreldes näiteks x-tee andmevahetusega). See on juhtunud seoses infohalduse strateegia oluliselt laiema suuna ja eriotstarbeliste infosüsteemide kasutuselevõtuga
 
RIA korraldab eeltoodud muudatuste selgitamiseks koostöös MKMiga ka eraldi infotunni DHS arendajatele 10. juunil kell 10 (saadame selle kohta eraldi kirja) ning antud teemad arutatakse läbi ka riigi IT arhitektuurinõukogus. Muudatusi arutatakse ka dokumendihaldusnõukogu kohtumisel juunikuu algul.


Lugupidamisega


Hannes Kiivet
Koosvõime lahenduste talituse juhataja
Arhitektuuri osakond | Riigi Infosüsteemi Amet

 
 

Dokumendihaldusnõukogu koosolekud aprillis ja juunis

Dokumendihaldusnõukogu selle aasta teine koosolek toimus 8. aprillil Tartus, Rahvusarhiivis.
Nõukogu esimees Liivi Karpištšenko algatas eelmise koosoleku jätkuna arutelu dokumentide vormingute üle. Lepiti kokku PDF-A kasutamine ja töödeldavas vormingus koopia paralleelne säilitamine. Välja toodi vormingutega seotud probleemid, mis vajavad edasist lahendamist. 
Digitaalarhiivi asedirektor Kuldar Aas andis ülevaate digitaalse info säilimise probleemidest Eestis. Toimus arutelu asutuste ja Rahvusarhiivi rolli üle.
Digitaalarhiivi projektijuht Tarvo Kärberg rääkis universaalsest arhiveerimismoodulist (UAM), Rahvusarhiivi säilitusteenusest ja rahvusvahelisest projektist E-ARK. Arutleti UAMi kasutuselevõtu ja selle rahastamise üle.
Muudest küsimustest oli arutluse all klassifikaatorite juurutamine dokumendihaldussüsteemides.

5. juunil toimus Dokumendihaldusnõukogu koosolek Läänemaal Algallika külas.
DHN koosolekule eelnes päev varem määruse "Asjaajamise ühtsed alused " eelnõu kavandi arutelu.
DHN koosoleku päevakorras oli:
  1. Ametliku dokumendivahetuse paberosakaalu mõõtmise tulemused
  2. Määruse „Asjaajamise ühtsed alused“ eelnõu kavand
  3. DHN-i otsused 2012, 2013, 2014, 2015
  4. Infoühiskonna arengukava rakendusplaani tegevused seoses dokumendihaldusega
Koosoleku protokollide ja lisadega saad tutvuda siin: https://www.mkm.ee/et/dokumendihaldusnoukogu-koosolekud
 


Mida jälgida asjaajamiskorda muutma asudes?

Dokumendihaldurite Ühingu liikmete ühistööna sündinud artikkel "Mida jälgida asjaajamiskorda muutma asudes?" ilmus 20. märtsil Äripäeva erilehes "Sekretär.ee"  ja 26. märtsil sekretar.ee portaalis.
 
 

Sari "Meie dokumendihaldurid"

 

Kersti Kruus
 













Liitusin  Dokumendihaldurite Ühinguga aprillis 2015. Bakalaureusekraadi omandasin Tallinna Tehnikaülikoolis halduskorralduse erialal. Hetkel õpin Tallinna Ülikoolis  inglisekeelses magistriõppes kommunikatsioonijuhtimist ning ühtlasi töötab Ericsson Eesti AS-is juhatuse kui ka raadiosidevõrgu ehitus- ja hooldusüksuse assistendina.

Dokumendihaldurite Ühinguga liitusin erialaste teadmiste ja kogemuste vahetamiseks teiste dokumendihalduse valdkonnas tegutsevate isikutega.

 



Dokumendihaldurite grupid sotsiaalvõrgustikes

Kutsume kõiki dokumendihaldureid liituma meie Linkedin-i grupiga ´´Dokumendihaldurid´´ ja Facebooki grupiga "Dokumendihaldurid".  
Meie grupid on avatud kõigile huvilistele. Ootame aktiivset erialase info ja tööpakkumiste jagamist!
 
 

Ootame sind kaasa rääkima dokumendihalduse teemadel

Uudiskiri on MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu häälekandja, mis ilmub kord kvartalis. Ootame kõigi ühingu liikmete aktiivset koostööd järgmiste uudiskirjade valmimisel. Viited, artiklid, uudised ja erialane informatsioon, mida soovite järgmises uudiskirjas avaldada, edastage e-postile: pille.vestung@eesti.ee

 

Reklaam uudiskirjas 

Pakume võimalust reklaamida erialaseid tooteid või teenuseid uudiskirjas, reklaamihinnakirja leiab siit!
Teadmiseks ühingu liikmele, sul on võimalus kord aastas levitada tasuta oma tööga seotud dokumendihaldustoote või -teenuse reklaami.

Uudiskirja aitasid koostada

Hannes Klaas, Eve Kask, Külli Kool, Kersti Kruus, Imbi Mäeste, Piret Palgi, Kristi Saarsalu, Pille Vestung. Täname!

Jaga uudiskirja  
Edastasime Teile Dokumendihaldurite Ühingu uudiskirja, sest arvame, et olete huvitatud dokumendihalduse alastest teemadest.

2015 MTÜ Dokumendihaldurite Ühing
Email Marketing Powered by Mailchimp