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ICA New Professionals newsletter no 3 - May/June 2016
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For the 3rd issue of this newsletter we are sharing experiences from the Hispanophone world. The articles are in Spanish but to get an approximate translation view the email in a browser (link above) or find it in the newsletter archive and click 'Translate' in the top right hand corner.
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Bienvenidos al 3er número del Boletín de los Nuevos Profesionales del Consejo Internacional de Archivos (ICA)


Queremos formar una comunidad de nuevos profesionales compartiendo experiencias. Este mes les presentamos un artículo de Stephanie Calderón, archivista costarricense quien hace una reflexión sobre la relación entre la metodología japonesa de "Las 5S" para la mejora continua en las actividades de cualquier institución, y la gestión documental.  
Además te comentamos que ya te puedes registrar para asistir al Congreso Anual en Seúl, a través de la página web del ICA (por ahora solo disponible en Inglés, Francés y Koreano). Si eres estudiante, tienes un descuento especial en esta inscripción!
¡Te necesitamos!
<<First Name>>, ¿Tienes algo para compartir con la comunidad de Nuevos Profesionales del ICA? Puede ser algo en lo que has trabajado, como un proyecto o exhibición, o algo que quieras compartir sobre los archivos y documentos en tu país. Contáctanos a través de newprofessionalsprogramme@gmail.com

We need you!
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Las 5 S de un archivo

 
Me llamo Stephanie Calderón, soy costarricense y actualmente me encuentro finalizando mi proyecto de graduación para obtener el título de licenciatura en Archivística en la Universidad de Costa Rica. 

Como profesional considero sumamente importante capacitar a las personas que se encuentran en contacto con los archivos, con el fin de transmitir conocimientos y técnicas que permitan una adecuada gestión documental en las instituciones. Asimismo, a través de las inducciones, se puede fomentar una cultura de sensibilización por los documentos, la información que estos contienen y su preservación a lo largo del tiempo. 

Cuando comencé a planificar unas capacitaciones sobre gestión documental, recordé una lectura que había realizado tiempo atrás sobre “Las 5S” y consideré este un buen tema para relacionar con los archivos.

Para los que no conocen sobre las 5S, estas corresponden a las iniciales de cinco palabras japonesas que nombran a cada una de las cinco fases que componen la metodología para cualquier tipo de institución, ya sea industrial o de servicios, que desee una mejora continua en sus actividades. Estas fases fueron desarrolladas por empresas japonesas, entre ellas la Toyota, la cual buscaba lugares de trabajo mejor organizados, ordenados y limpios, con el fin de lograr una mayor productividad en sus procesos.

Las palabras que conforman las 5S son, Seiri (clasificación), Seiton (orden), Seiso (limpieza),  Seiketsu (estandarizar) y Shitsuke (disciplina); cada una de ellas se refiere a fases son importantes para una institución eficiente y eficaz. 

Las 5S son universales, por lo que se pueden aplicar a cualquier organización o inclusive a cualquier situación de la vida cotidiana; estas prácticas representan ventajas para las instituciones:
  • Trabajo en equipo: la implementación de las 5S incentivan el trabajo en equipo para lograr los objetivos de la institución, ya que permite que todos los miembros del equipo se involucren y comprometan.
  • Mayor control: al poner en práctica las 5S se garantiza que haya un mayor control de los procesos que realiza y con ello se logra de una mejor manera el cumplimiento de objetivos.
  • Maximiza el tiempo: la institución logra realizar sus actividades en un menor tiempo por medio del trabajo en equipo y mayor control de sus procesos.
Archivo Nacional de Costa Rica, Departamento de Conservación
Partiendo de que ya conocemos estas cinco palabras, surgen las interrogantes sobre, ¿cuál es la relación entre las 5S y los archivos?, ¿cómo podríamos implementar esta metodología en nuestra profesión?

La respuesta a la primera interrogante se basa en el hecho de que el archivo, como cualquier otra unidad de trabajo, debe ser un lugar organizado, ordenado y limpio de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Por esto, al implementar las 5S en los archivos estamos reforzando el cumplimiento de nuestro objetivo principal, que es garantizar el acceso a la información.

Con respecto a la segunda interrogante, es necesario desarrollar cada una de las fases que conforman las 5S para conocer cómo podemos implementar esta metodología en los archivos. La primera de estas es Seiri, que significa clasificación, que consiste en separar las cosas necesarias en un lugar conveniente y adecuado. Del mismo modo sucede con los archivos, donde el proceso de clasificación documental permite organizar los documentos en el lugar adecuado.

La segunda corresponde a Seiton, que quiere decir orden. Esta consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos. En el caso de los archivos, el orden se implementa por medio de los métodos de ordenación documental establecidos para ubicar de una manera ágil la información.

Con respecto a Seiso o limpieza en castellano, se refiere al proceso de identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentren siempre en perfecto estado de salud; asimismo, los archivos deben mantenerse en perfectos estados de limpieza, para garantizar la conservación y preservación de los documentos.

En cuanto a la cuarta fase de las 5S, Seiketsu o estandarización, consiste en crear un modo normalizado de realización de las tareas, el cual se puede implementar en los archivos por medio de los manuales de procedimientos de la gestión documental y políticas que garanticen la manera adecuada de llevar a cabo las actividades.

La última etapa se denomina Shitsuke que corresponde a disciplina, esta se refiere a la voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer; como profesionales en Archivística debemos aplicar esta fase de las 5S en todo lo que vayamos a realizar y comprometernos con nuestra profesión y con la sociedad.

La viabilidad de la implementación de las 5S en los archivos depende únicamente de los profesionales que se comprometen, apuestan por el trabajo en equipo y sobre todo que desean la mejora continua en sus lugares de trabajo. Ahora bien, ¿usted como Archivista ya implementó las 5S en su archivo? 
Stephanie Calderón Torres
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