• Dokumendihaldusprogrammist – teostusest tänaseni
  Ülle Laur, Riigikantselei, infosüsteemide osakonna juhataja
• Dokumendihalduse arendamisest Eestis
  Kädi Riismaa, Riigikantselei, dokumendihalduse osakonna juhataja
• „Postipoisi elu“ Tallinna Linnavalitsuse näitel
  Anne-Mari Vunder, Tallinna Linnakantselei
• Dokumendihaldus maailmas – viimase 10 aasta arengud
  Raivo Ruusalepp, Eesti Äriarhiiv
• Dokumendihalduse tulevikust Eestis
  Veiko Berendsen, AS Webmedia, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia
• E-post organisatsiooni ja töötaja vaates
  Monika Saarmann, Tallinna Tehnikaülikooli doktorant.
• Juriidilised probleemid – e-kirjade säilitamine, dokumendihaldussüsteemi kinnitus
  Kaupo Lepasepp, Advokaadibüroo Sorainen
• Info kogumisest ja haldamisest tulenevad kohustused ja riskid
  Kersti Treulich, OÜ Webware
• Digiallkirja kasutamise riskid ja salakarid digidokumendihalduses
  Valdo Praust, digiallkirja seaduse kaasautor pikaaegsete kogemustega andmeturbespetsialist

Toimumiskoht:
Radisson Blu Hotel Olümpia
Toimumisaeg: 15. aprill 2011
Käesoleval nädalal
(10. nädal) kehtib sooduspakkumine 120_eur+km. Kui osalete koos kolleegiga, siis tasu ühele vaid 110_eur+km. (tavahind 135_eur+km). Erihind DHÜ liikmetele 75_eur+km.
NB! Soodushinnaga registreerumisel palun kirjutage registreerimislehe märkuste lahtrisse, et olete Dokumendihaldurite Ühingu liige. Täpsem info info@conferencecenter.ee või telefonil 6080848.
Täpne päevakava ja registeerimine siin.   


Valdkonna õigusaktide muutmine
 

   Arhiiviseadus vastu võetud 
 Rahvusarhiivi kodulehelt

17. veebruaril võttis Riigikogu vastu arhiiviseaduse eelnõu 854 SE III. Uus arhiiviseadus hakkab kehtima 1._jaanuaril 2012._aastal. Seaduse üks olulistest punktidest on seotud avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmisega hiljemalt 10 aastat pärast nende loomist. See muutus toetab tänaseks edukalt juurutatud valitsusasutuste vahelist elektroonilist dokumendivahetust ning laiemalt kogu e-riigi toimimist. Võrreldes seni kehtiva arhiiviseadusega keskendub uus seadus rohkem avalikule sektorile ning puudutab teiste sektorite asutusi ja isikuid, niivõrd kuivõrd nad täidavad avalikke ülesandeid. Nii ei tee eelnõu ettekirjutusi eraarhiivindusele ning samuti ei reguleerita arhivaari kutset. Seaduse jõustumisel teostub Rahvusarhiivi üleminek Riigikantselei haldusalast Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalasse. Uue arhiiviseaduse tekstiga saab tutvuda Riigikogu kodulehel. Seaduse ülevaate leiab Rahvusarhiivi 4.novembri 2010. aasta teatest.

   Asjaajamiskorra ühtseid alused ja Rahvusarhiivi põhimäärus jõustusid 13. novembril 2010
Riigikantselei kodulehelt

13. novembril 2010 jõustus Vabariigi Valitsuse määrus, millega muudeti „Asjaajamiskorra ühtseid aluseid“ ja „Rahvusarhiivi põhimäärust“. Määrusega saab tutvuda Riigi Teatajas, vaata RT I, 10.11.2010, 2. Määruse seletuskiri on kättesaadav Riigikantselei kodulehel . Määruse peaeesmärgiks on toetada avaliku sektori üleminekut paberivabale asjaajamisele. Kokkuvõtlikult on määrusega sätestatud muudatused järgmised: 
• Digitaaldokumentide säilivuse tagamiseks kohustatakse asutusi tagama dokumendi kogu elukäigu jooksul tema põhiomadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus, kasutatavus) ja hiljemalt alates 2013. aastast koostama kõik üle 10 aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivipüsivates vormingutes. 
• Riigiasutustele ja -organitele antakse võimalus säilitada pikaajalise säilitustähtajaga, kuid arhiiviväärtust mitte omavaid digitaaldokumente tasu eest Rahvusarhiivis. 
• Tagamaks üleminek XML-põhiste dokumentide koostamisele ja vahetamisele (elektroonilise dokumendivahetuse järgmisesse etappi), sätestatakse XML-varamu loomine ja täpsustatakse XML-dokumentide koostamise, vahetamise ning dokumendiliigi andmekirjelduste kooskõlastamise protseduuri. 
• Nähakse ette dokumentide kinnitamine digitaalse templiga, mis loob eelduse digitaaldokumentide laiemaks autentseks edastamiseks ning dokumentide menetluse lihtsustamiseks ja kiirendamiseks. 
• Andmekaitse Inspektsiooni ettepanekul kohustatakse valitsusasutusi määrama dokumentide avalikustamist ja neis sisalduvate isikuandmete kaitset korraldav isik, et tagada „Avaliku teabe seaduse“ täitmise tõhusam koordineerimine. 
• Täpsustatakse dokumendiregistri pidamisega ja dokumentide registreerimisega seonduvaid sätteid ning lihtsustatakse asutusesisese asjaajamise üleandmise korraldust. 

 

Terminoloogia töögrupi tegevusest
Karin Saarepuu, DHÜ terminoloogiagrupi tegevsekretär
 
Viimasel paaril aastal on lisandunud Dokumendihaldurite Ühingusse  palju uusi inimesi,  millega on kaasnenud ka uued ideed. Dokumendihaldurite ümarlaua ideega tuli välja Pille Vestung ning eesmärgiks tuua kokku omavahel arutlema erinevad dokumendihaldusega tegelevad osapooled. Kuna  ühing sai toetust terminoloogia arendamiseks, siis esimesed ümarlauad on toimunud just terminoloogia teemal. Terminoloogia töörühma juht oli 2010. aastal Lea Baumann ning terminoloogia töögrupi tegevsekretär on Karin Saarepuu.
 
Terminoloogia ühtlustamise teema vajalikkus tuleneb sellest, et näiteks õigusaktides ja rakendustes kasutatav terminoloogia on erinev. Terminoloogia osas on kindlasti vajalik igakülgne erialainimeste koostöö, kus dokumendihalduritele sekundeerivad kaasvaldkondade spetsialistid ja filoloogid. Terminoloogia töörühma kuuluvad Dokumendihaldurite Ühingu liikmed, aktiivselt löövad kaasa Riigikantselei ja Rahvusarhiivi inimesed. Koostööst on huvitatud ka tõlkebüroo Tilde Eesti OÜ.
 
Tänaseks on kokku kogutud hulk termineid aastatest 1970-2009. Need on eriala põhimõisteid tähistavad terminid koos mitmest  allikast pärit määratlustega, sh legaaldefinitsioonid. Nii on moodustunud  esialgne erialane terminiandmebaas, mis on töögrupi jaoks n-ö töömaterjal.
 
Töögrupi eesmärk on dokumendihalduse terminoloogia kaasajastamine, täiendamine ja parima võimaliku määratluse sõnastamine. Märgitakse ära ka soovimatud terminivariandid, mis võivad täpset ja ökonoomset kasutamist hägustada või mis ei sobi stiililiselt ametlikku keelekasutusse. Kui koosolekute töö tulemusena on kogunenud juba piisav hulk termineid, siis on plaanis neid ka süstemaatiliselt koondada. Süsteemi liigitusaluseks on dokumendi elukäigu etappide kajastamine. Alustatud on eriala põhiterminite (baasmõistete) määratlemisega ning selle töö tulemused kajastuvad ka ühingu kodulehel. Terminikomisjoni töö koosneb järgmistest osadest: koduse materjali ettevalmistamine (peamiselt tegevsekretäri ülesanne), töögrupis toimuv terminite analüüs ning iga koosoleku protokollimine. DHÜ terminikomisjoni töömeeleolu on asjalik, innustunud ja loov. Terminoloogia töögrupi tegevuse ülevaate leiab kodulehelt terminoloogia rubriigist.

Käimas on avaliku halduse dokumenditöö tõhususe uuring
Monika Saarmann, DHÜ liige
 
Avalikus halduses on eriti oluline tegevuste ja otsuste dokumenteerimine. Seejuures on oluline roll paljudel infosüsteemidel, mis võimaldavad  asutustel informatsiooni dokumenteerida ja menetleda.

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ning Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus on tegemas uuringut, mille eesmärk on koondada ülevaade avaliku halduse dokumenditöö kohta. Vaadeldakse, kuidas kasutatakse asutuse töös digitaaldokumente, digitaalallkirja, e-arveid, dokumenditöö seotust e-teenuste osutamisega hankedokumentide menetlemist jms.
Hetkeolukorra ja probleemide kaardistamise vajadus tuleneb riigi programmist „Avalike teenuste, sh infoteenuste arendamine“.

2008. aasta sügisel eraldati taotlusvooru „Dokumendihaldussüsteemide kaasajastamine üleminekuks asutuste vahelisele paberivabale asjaajamisele“ tegemiseks 50 miljonit krooni. Käesolev uuring on struktuurivahendite kasutamise seire üks osa.
Sihtgrupid on nii ministeeriumid, nende hallatavad asutused, maavalitsused, kohalikud omavalitsused jt avaliku haldusega seotud organisatsioonid. Uuring tehakse  EL struktuurifondide programmi "Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine" raames ning Euroopa Regionaalarengu Fondi rahastamisel.
Uuringu tulemused võimaldavad kindlaks teha, milline on infosüsteemide hetkeolukord, paremini kavandada  riigi infoühiskonna arengusuundi ning fookustatult suunata nii SFi kui ka riigi omavahendite kasutamist tagamaks avaliku halduse tõhusust.
Uuring ja selle  tulemuste analüüs tehakse 2011. aasta esimese poolaasta jooksul. 

 
Uudiskirja aitasid koostada
Lea Baumann, Eve Kask, Teele Kurm, Tiia Ots, Katrin Roosileht, Karin Saarepuu, Monika Saarmann, Mirje Sepp, Birgit Ärm.