Süsteemselt ja paindlikult!
Hea lugeja! Käes on märts ja uudiskiri on oma tavapärases ilmumissageduses teinud pikema pausi kui tavaliselt. Nüüd aga on jõudnud see jälle Sinu postkasti ning loodame, et huvitavat lugemist leiad seegi kord. Meil on suur rõõm tuua Sinuni oluline uudis, nimelt on Dokumendihaldurite Ühing koostöös Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskusega korraldamas konverentsi, mis pühendatud Eesti dokumendihalduse viimasele kümnele aastale. Konverentsile on oodatud dokumendihaldurid, arhivaarid, sekretärid, assistendid, juhid ning kõik teised teemast huvitatud. Broneeri kohe 15. aprill oma kalendris ja kohtume konverentsil!
Konverents "Eesti dokumendihaldus X:
pilk minevikku, hetkeseis ja tulevik."
Lea Baumann, DHÜ juhatuse liige
MTÜ Dokumendihaldurite Ühing ning Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskus korraldavad
15. aprillil konverentsi "Eesti dokumendihaldus X: pilk minevikku, hetkeseis ja tulevik."
Konverentsil käsitletavad teemad hõlmavad nii üldisi arengusuundi kui ka praktilisi nõuandeid. Päeva juhib
Janne Kerdo.
Viimase kümne aasta jooksul on dokumendihalduses aset leidnud mitmekülgsed muutused: tänaseks on kehtestatud nõuded dokumendihaldustarkvaradele, toimib eriala süstemaatiline õpetamine, dokumendihalduri kutsesüsteem, lähtutakse rahvusvahelisest praktikast.
Teemad ja lektorid:
-
Dokumendihaldusprogrammist – teostusest tänaseni
Ülle Laur, Riigikantselei, infosüsteemide osakonna juhataja
-
Dokumendihalduse arendamisest Eestis
Kädi Riismaa, Riigikantselei, dokumendihalduse osakonna juhataja
-
„Postipoisi elu“ Tallinna Linnavalitsuse näitel
Anne-Mari Vunder, Tallinna Linnakantselei
-
Dokumendihaldus maailmas – viimase 10 aasta arengud
Raivo Ruusalepp, Eesti Äriarhiiv
-
Dokumendihalduse tulevikust Eestis
Veiko Berendsen, AS Webmedia, Tartu Ülikooli Viljandi Kultuuriakadeemia
-
E-post organisatsiooni ja töötaja vaates
Monika Saarmann, Tallinna Tehnikaülikooli doktorant.
-
Juriidilised probleemid – e-kirjade säilitamine, dokumendihaldussüsteemi kinnitus
Kaupo Lepasepp, Advokaadibüroo Sorainen
-
Info kogumisest ja haldamisest tulenevad kohustused ja riskid
Kersti Treulich, OÜ Webware
-
Digiallkirja kasutamise riskid ja salakarid digidokumendihalduses
Valdo Praust, digiallkirja seaduse kaasautor pikaaegsete kogemustega andmeturbespetsialist
Toimumiskoht:
Radisson Blu Hotel Olümpia
Toimumisaeg: 15. aprill 2011
Käesoleval nädalal
(10. nädal) kehtib sooduspakkumine 120_eur+km. Kui osalete koos kolleegiga, siis tasu ühele vaid 110_eur+km. (tavahind 135_eur+km). Erihind DHÜ liikmetele 75_eur+km.
NB! Soodushinnaga registreerumisel palun kirjutage registreerimislehe märkuste lahtrisse, et olete Dokumendihaldurite Ühingu liige. Täpsem info info@conferencecenter.ee või telefonil 6080848.
Täpne päevakava ja registeerimine siin.
Valdkonna õigusaktide muutmine

Arhiiviseadus vastu võetud
Rahvusarhiivi kodulehelt
17. veebruaril võttis Riigikogu vastu arhiiviseaduse eelnõu 854 SE III. Uus arhiiviseadus hakkab kehtima 1._jaanuaril 2012._aastal. Seaduse üks olulistest punktidest on seotud avalikke ülesandeid täitvate asutuste ja isikute arhivaalide Rahvusarhiivile üleandmisega hiljemalt 10 aastat pärast nende loomist. See muutus toetab tänaseks edukalt juurutatud valitsusasutuste vahelist elektroonilist dokumendivahetust ning laiemalt kogu e-riigi toimimist. Võrreldes seni kehtiva arhiiviseadusega keskendub uus seadus rohkem avalikule sektorile ning puudutab teiste sektorite asutusi ja isikuid, niivõrd kuivõrd nad täidavad avalikke ülesandeid. Nii ei tee eelnõu ettekirjutusi eraarhiivindusele ning samuti ei reguleerita arhivaari kutset. Seaduse jõustumisel teostub Rahvusarhiivi üleminek Riigikantselei haldusalast Haridus- ja Teadusministeeriumi valitsemisalasse. Uue arhiiviseaduse tekstiga saab tutvuda Riigikogu kodulehel. Seaduse ülevaate leiab Rahvusarhiivi 4.novembri 2010. aasta teatest.

Asjaajamiskorra ühtseid alused ja Rahvusarhiivi põhimäärus jõustusid 13. novembril 2010
Riigikantselei kodulehelt
13. novembril 2010 jõustus Vabariigi Valitsuse määrus, millega muudeti „Asjaajamiskorra ühtseid aluseid“ ja „Rahvusarhiivi põhimäärust“. Määrusega saab tutvuda Riigi Teatajas, vaata
RT I, 10.11.2010, 2. Määruse seletuskiri on kättesaadav
Riigikantselei kodulehel . Määruse peaeesmärgiks on toetada avaliku sektori üleminekut paberivabale asjaajamisele. Kokkuvõtlikult on määrusega sätestatud muudatused järgmised:
• Digitaaldokumentide säilivuse tagamiseks kohustatakse asutusi tagama dokumendi kogu elukäigu jooksul tema põhiomadused (autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus, kasutatavus) ja hiljemalt alates 2013. aastast koostama kõik üle 10 aastase säilitustähtajaga digitaaldokumendid arhiivipüsivates vormingutes.
• Riigiasutustele ja -organitele antakse võimalus säilitada pikaajalise säilitustähtajaga, kuid arhiiviväärtust mitte omavaid digitaaldokumente tasu eest Rahvusarhiivis.
• Tagamaks üleminek XML-põhiste dokumentide koostamisele ja vahetamisele (elektroonilise dokumendivahetuse järgmisesse etappi), sätestatakse XML-varamu loomine ja täpsustatakse XML-dokumentide koostamise, vahetamise ning dokumendiliigi andmekirjelduste kooskõlastamise protseduuri.
• Nähakse ette dokumentide kinnitamine digitaalse templiga, mis loob eelduse digitaaldokumentide laiemaks autentseks edastamiseks ning dokumentide menetluse lihtsustamiseks ja kiirendamiseks.
• Andmekaitse Inspektsiooni ettepanekul kohustatakse valitsusasutusi määrama dokumentide avalikustamist ja neis sisalduvate isikuandmete kaitset korraldav isik, et tagada „Avaliku teabe seaduse“ täitmise tõhusam koordineerimine.
• Täpsustatakse dokumendiregistri pidamisega ja dokumentide registreerimisega seonduvaid sätteid ning lihtsustatakse asutusesisese asjaajamise üleandmise korraldust.
Terminoloogia töögrupi tegevusest
Karin Saarepuu, DHÜ terminoloogiagrupi tegevsekretär
V
iimasel paaril aastal on lisandunud Dokumendihaldurite Ühingusse palju uusi inimesi, millega on kaasnenud ka uued ideed. Dokumendihaldurite ümarlaua ideega tuli välja Pille Vestung ning eesmärgiks tuua kokku omavahel arutlema erinevad dokumendihaldusega tegelevad osapooled. Kuna ühing sai toetust terminoloogia arendamiseks, siis esimesed ümarlauad on toimunud just terminoloogia teemal. Terminoloogia töörühma juht oli 2010. aastal Lea Baumann ning terminoloogia töögrupi tegevsekretär on Karin Saarepuu.
Terminoloogia ühtlustamise teema vajalikkus tuleneb sellest, et näiteks õigusaktides ja rakendustes kasutatav terminoloogia on erinev. Terminoloogia osas on kindlasti vajalik igakülgne erialainimeste koostöö, kus dokumendihalduritele sekundeerivad kaasvaldkondade spetsialistid ja filoloogid. Terminoloogia töörühma kuuluvad Dokumendihaldurite Ühingu liikmed, aktiivselt löövad kaasa Riigikantselei ja Rahvusarhiivi inimesed. Koostööst on huvitatud ka tõlkebüroo Tilde Eesti OÜ.
Tänaseks on kokku kogutud hulk termineid aastatest 1970-2009. Need on eriala põhimõisteid tähistavad terminid koos mitmest allikast pärit määratlustega, sh legaaldefinitsioonid. Nii on moodustunud esialgne erialane terminiandmebaas, mis on töögrupi jaoks n-ö töömaterjal.
Töögrupi eesmärk on dokumendihalduse terminoloogia kaasajastamine, täiendamine ja parima võimaliku määratluse sõnastamine. Märgitakse ära ka soovimatud terminivariandid, mis võivad täpset ja ökonoomset kasutamist hägustada või mis ei sobi stiililiselt ametlikku keelekasutusse. Kui koosolekute töö tulemusena on kogunenud juba piisav hulk termineid, siis on plaanis neid ka süstemaatiliselt koondada. Süsteemi liigitusaluseks on dokumendi elukäigu etappide kajastamine. Alustatud on eriala põhiterminite (baasmõistete) määratlemisega ning selle töö tulemused kajastuvad ka ühingu kodulehel. Terminikomisjoni töö koosneb järgmistest osadest: koduse materjali ettevalmistamine (peamiselt tegevsekretäri ülesanne), töögrupis toimuv terminite analüüs ning iga koosoleku protokollimine. DHÜ terminikomisjoni töömeeleolu on asjalik, innustunud ja loov. Terminoloogia töögrupi tegevuse ülevaate leiab kodulehelt terminoloogia rubriigist.
Käimas on avaliku halduse dokumenditöö tõhususe uuring
Monika Saarmann, DHÜ liige
Avalikus halduses on eriti oluline tegevuste ja otsuste dokumenteerimine. Seejuures on oluline roll paljudel infosüsteemidel, mis võimaldavad asutustel informatsiooni dokumenteerida ja menetleda.

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium ning Riigi Infosüsteemide Arenduskeskus on tegemas uuringut, mille eesmärk on koondada ülevaade avaliku halduse dokumenditöö kohta. Vaadeldakse, kuidas kasutatakse asutuse töös digitaaldokumente, digitaalallkirja, e-arveid, dokumenditöö seotust e-teenuste osutamisega hankedokumentide menetlemist jms.
Hetkeolukorra ja probleemide kaardistamise vajadus tuleneb riigi programmist „Avalike teenuste, sh infoteenuste arendamine“.

2008. aasta sügisel eraldati taotlusvooru „Dokumendihaldussüsteemide kaasajastamine üleminekuks asutuste vahelisele paberivabale asjaajamisele“ tegemiseks 50 miljonit krooni. Käesolev uuring on struktuurivahendite kasutamise seire üks osa.
Sihtgrupid on nii ministeeriumid, nende hallatavad asutused, maavalitsused, kohalikud omavalitsused jt avaliku haldusega seotud organisatsioonid. Uuring tehakse EL struktuurifondide programmi "Infoühiskonna teadlikkuse tõstmine" raames ning Euroopa Regionaalarengu Fondi rahastamisel.
Uuringu tulemused võimaldavad kindlaks teha, milline on infosüsteemide hetkeolukord, paremini kavandada riigi infoühiskonna arengusuundi ning fookustatult suunata nii SFi kui ka riigi omavahendite kasutamist tagamaks avaliku halduse tõhusust.
Uuring ja selle tulemuste analüüs tehakse 2011. aasta esimese poolaasta jooksul.

Uudiskirja aitasid koostada
Lea Baumann, Eve Kask, Teele Kurm, Tiia Ots, Katrin Roosileht, Karin Saarepuu, Monika Saarmann, Mirje Sepp, Birgit Ärm.