Dokumendihaldurite Ühingu juhatusel on rõõm paluda kõiki ühingu liikmeid
25.aprillil Pärnus toimuvale aastakoosolekule.
Toimumisaeg:
25.04.2014
Asukoht:
Pärnu Muuseum, Aida 3,
Pärnu
10.00-10.30 kogunemine ja kohv
10.30-12.00 loeng teemal „Loovus meeskonnas“, Gerda Mihhailova,
TÜ Pärnu kolledži juhtimise lektor
12.00-13.00 meeleolukas lõuna Pärnu muuseumi kohvikus
13.00-14.00 loeng teemal "Kutse muutumine ajas, kust tuleme ja
kuhu suundume", Veiko Berendsen
14.00-15.00 aastaaruanne (tegevusaruanne, ülevaade
raamatupidamisest) ja tulevikuplaanid
15.00-16.00 ekskursioon Pärnu muuseumis
DHÜ juhatus ootab kõigi ühingu liikmete osavõttu!
Palun anna osalemisest ja kindlasti ka mitteosalemisest teada ja täida aastakoosoleku
registreerimisvorm hiljemalt 21.04.2014
Kui sa ei saa aastakoosolekul osaleda, täida kindlasti vorm koos enda poolt volitatava ühingu liikme nimega ning saada digitaalselt allkirjastatud volitus e-postiga
juhatus@dokumendihaldus.ee
Kohtumiseni 25. aprillil Pärnus!
DHÜ juhatus
Dokumendihaldurite Ühingu (DHÜ) ja Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskuse koostööna toimus 27. märtsil traditsiooniks saanud Eesti dokumendihalduse konverents. Käesoleva aasta konverentsi teemad keskendusid vajadusele üle minna terviklikule infohaldusele, sellega seotud küsimustele ning probleemidele. Päeva lõpetas diskussioon, mis analüüsis järgneva viie aasta infohalduse arengustrateegiaid, nende kitsaskohti ning väljakutseid. Konverentsi raames tähistati pidulikult ühtlasi ka Dokumendihaldurite Ühingu 10. aastapäeva.
Konverentsi tervituskõne, mis oli pühendatud DHÜ 10. aastapäevale, pidasid ühingu liige Lea Baumann ja juhatuse liige Katrin Leemet. Anti ülevaade ühingu ajaloost, liikmete arvust, missioonist ja visioonist. Kõne esimene pool keskendust ajaloo ülevaatele, ühingu tegevuse algusaastatele. Teises pooles jõuti tänaste mõjude ja eesmärkideni. Lisaks toodi välja erinevad infokanalid, mille kaudu saab DHÜ tegemistega kursis olla ning kuidas ühingu tegevusse panustada saab.
Seejärel sai sõna Monika Saarmann, Tallinna Tehnikaülikooli doktorant, kelle ettekande teemaks oli „Infohaldus organisatsiooni igapäevaelus – kindla retseptita keerukas keedus paljude komponentidega“. Pikk ja keeruline pealkiri (nagu ta ka ise möönis), kuid igati asjakohane, mis ka ettekandest selgus. Ettekanne keskendus infohalduse olemusele, selles osalejatele ning seostele teiste ärivaldkondadega.
Janek Rozov, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna juhataja rääkis infohaldusest võtmes – Mis? Milleks? Kellele? ja Kuidas? Ettekanne keskendus infohalduse määratlemisele- info talletamise võimalustele ning muudele probleemid, millega tulevikus infohalduses kokku puutume. Põgusalt rääkis, mida infoga teha saab (filtreerida, säilitada, prognoosida, kasutada ja pakkuda) ning mis „imeloom“ on Big Data ja kuidas see suhestub informatsiooniga.
Päeva jätkas Age Leedo, Põhja-Eesti Regionaalhaigla asjaajamisteenistuse juhataja, kes rääkis info- ja dokumendihalduse projekti läbiviimisest organisatsioonis ning kuidas olla valdkonnas tark tellija. Leedo jagas oma ettekandes praktilisi kogemusi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valiku, juurutamise ja kasutamise etappidest. See oli ka ainus kord, kus tuli endal pastakas kätte võtta ning grupitööna teada-tuntud SWOT analüüs elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kohta läbi teha. Leedo pakkus omalt poolt välja peamised rõhuasetused, millega tuleb arvestada info- ja dokumendihaldussüsteemi juurutamisel.
Anto Veldre, Riigi Infosüsteemi Ameti infoturbe ekspert köitis kuulajaid oma teemaga „Kuidas tagada infohalduse turvalisus?“ Tema humoorikas esitluses oli juttu tehnoloogia arenguga seotud väljakutsetest, tehnoloogia vananemisest ning andmete paigutamisest pilve. Veldre rääkis kasutusmugavusest ja ühiskonna laiemast turvalisust ja pööras tähelepanu äri muutumisele seoses tehnoloogia arenemisega ning ka tema mainis ettekandes suurandmeid (Big Data).
Päeva teises pooles olid eelviimasteks esinejateks Andmekaitse Inspektsiooni peainspektor Elve Adamson ja IT-nõunik Urmo Parm. Nende ettekandes „Kas avatud uksele peaks koputama?“ räägiti juurdepääsupiirangute klassifikaatoritest, avaandmetest (Open Data) ja pilveteenuse kasutamisest. Hetkel on koostamisel avaandmete juhis (ülevaade avalikustamisest, mida ja kuidas avalikustada). Pilveteenuse kasutamise osas rääkis Urmo Parm ,mida andmekaitse seisukohast tuleb silmas pidada ning rõhutas, et tuleb teada, kes on pilveteenuse vastutav töötleja ja volitatud töötaja. Mille eest vastutab pilveteenuse kasutaja ja kuidas on tagatud turvalisus ning andmete portabiilsus. Tundlike andmete riputamine pilve vajab eelnevalt igakülgset ja põhjalikku riskianalüüsi.
Viimasena rääkis Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi side ja riigi infosüsteemide asekantsler Taavi Kotka, Riigi infohalduse strateegiast. Kuulati väga keskendunult, saalist oli aeg-ajalt kuulda naerupahvakuid. Ettekandest jäi kõlama, et Eestil tuleb hakata ennast IT-maastikul rohkem reklaamima.
Päeva lõpetas diskussioon infohalduse väljakutsetest järgneva viie aasta jooksul, mis paraku jäi ajanappuse tõttu suhteliselt pinnapealseks.
Konverents oli hästi korraldatud, päeva juhtinud Janne Kerdo sai moderaatori rolliga suurepäraselt hakkama. Esinejate valik oli mitmekülgne ning sõnavõtud põnevad ning päevakohased. Jään järgmist konverentsi ootama.
Konverentsil tehtud fotosid saab vaadata Eesti Koolitus- ja Konverentsikeskuse
Facebooki lehel.
Mari Pilv
Teabe tõhusamaks haldamiseks tuleb asutustel tegeleda dokumendisüsteemi juurutamise ja arendamise, dokumendihalduse alusdokumentide väljatöötamise, juurdepääsusüsteemide täiustamise ja kõige sellega, mis kindlustab väärtusliku info olemasolu, erinevatel andmekandjatel säilimise, usaldusväärsuse ja kasutatavuse. Eelnimetatud tegevuste edukaks täitmiseks on Rahvusarhiivi tippspetsialistid loonud õppematerjalid, mille läbitöötamine annab võimaluse tõsta asutuste dokumendi- ja arhiivihalduse teadmise taset, olla kursis valdkonna olulisemate muudatuste, uuenduste ja seisukohtadega ja teadlik valdkonna probleemide ning võimalike probleemi lahendamise viisidega. E-kursuse kaudu toetakse organisatsiooni paremat toimimist dokumendi- ja arhiivihalduse valdkonnas ning asutustes tekkiva inforessursi tõendusväärtuse ja säilimise tagamist.
Loodud e- kursus, mida koostajad on püüdnud üles ehitada võimalikult loogiliselt, koosneb kaheksast teemamoodulist. Esimeste moodulite puhul pole taotluslikult tõmmatud väga selgeid piire digitaalse ja analoogse maailma, dokumendi- ja arhiivihalduse, info ja dokumendi vahele - see lubab õppijal materjali pigem tõlgendada ja pakub mõtisklemisvõimalust. Tegu on universaalse ja rahvusvaheliseltki aktsepteeritud lähenemisega, mille kohaselt valdkonna normaalne seisund aastal 2014 on
digitaalne, ning mida on vastavalt vajadusele ja traditsioonidele kohandatud analoogse maailma vajadustele. Siiski materjali edastamise selguse huvides ja sõltuvalt digitaal- ja paberdokumendi, lisaks audiovisuaalsete dokumentide hoiu ja säilitamise kitsamast spetsiifikast käsitletakse mõningaid teemasid andmekandja- ja tüübipõhiselt
Siinkohal pilt kursuse avalehest.
Õppematerjalidest saab täpsemalt lugeda dokumentide tekke, omaduste, tööprotsessidega seotuse, funktsioonide analüüsi ja haldamise vajaduse kohta. Samuti tutvustatakse digitaalse dokumendihalduse töövahendeid, räägitakse dokumentidele säilitustähtaegade määramisest, dokumentide liigitamisest, metaandmetest ning arhiivi moodustamisest. Üle ega ümber ei saa valdkonda reguleerivatest õigusaktidest ja juhistest, mis peaaegu kõik on ka õppematerjalides nimetatud ning millest on koostajad püüdnud välja tuua olulisema, et oleks lihtsam orienteeruda. Eriti puudutab see dokumendihaldust ja dokumendihaldussüsteeme.
Nimetatud teemade käsitlused on pigem teoreetilise lähenemisega, millest väärtuslikke ideid ja arusaamasid peaks leidma nii juba valdkonnas kogenud tegija kui ka algaja.
Veidi praktilisemaks võib pidada dokumentide hoiu ja säilitamise teemade käsitlemist ja seda nii digitaal-, paber-, heli, video- kui ka fotodokumentide osas.
Kursuslaste aktiveerimise, teadmiste kinnistamise ja kontrollimise eesmärgil on õppijal kogu kursuse vältel võimalik lahendada erineva raskusastmega mõtteülesandeid (n-ö enesekontrolliks), esitada foorumite kaudu küsimusi, tekitada arutelu ja suhelda õppejõududega individuaalselt. E-kursuse edukaks lõpetamiseks tuleb esitada kodutööd, sooritada kaks testi ning täita koolituse tagasisideankeet. Tartu Ülikool väljastab kõikidele tublidele ka tunnistused.
Kursuse õppematerjali on koostanud Kuldar Aas, Benno Aavasalu, Paavo Annus, Mairold Kaus, Tarvo Kärberg, Jaan Lehtaru, Ülle Mägin, Pille Noodapera, Sten Oja, Ruth Tiidor, Hanno Vares.
E-kursus on loodud virtuaalses õpikeskkonnas moodle (
Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment), mis on üldtuntud e-kursuste haldamissüsteem ja mis võimaldab interaktiivset suhtlust, veebipõhist koostööd, planeerida oma aega, valida individuaalset õppetöö tempot ning hoida kokku sõidukulusid. Samuti saavad koolitajad kursust hoida pidevas loomises – täiendavad ja kaasajastavad õppematerjale uute seisukohtade, põhimõtete, näidete ja õigusaktide muutmisest tulenevate nõuetega.
Dokumendi- ja arhiivihalduse kursus sai teoks tänu ESF kõrghariduse e-õppe programmile BeSt ning seda haldab Tartu Ülikooli Ajaloo Instituut. Kursusel on võimalik osaleda kaks korda aastas, kevadel ja sügisel.
Dokumendihalduse ja arhiivitöö, elektroonilise dokumendihalduse juurutamise, arendamise ja korraldamise eest vastutavad isikud - dokumendihalduse juhid, dokumendihaldurid, juhi-abid, asjaajajaid, dokumendihalduse juurutamisega seotud infotehnoloogia spetsialistid, arhivaarid jt huvilised –
olete kõik kursusele oodatud!
Sigrit Mahla,
Rahvusarhiiv
15. jaanuaril toimus Tartus kolme asustuse: Majandus – ja Kommunikatsiooniministeeriumi, Rahvusarhiivi ja Riigi Infosüsteemi Ameti, koostöötana teabepäev „Asjaajamine muutuvas ajas“, mis keskendus asjaajamise olulisematele küsimustele ja probleemidele vaadatuna 2020. aasta infoühiskonna arengukava aspektist.
Põhiteemadeks olid dokumendihalduse, digitaalarhiivinduse, infoühiskonna ja avalike teenuste arendamise lähiaastate suunad ning väljakutsed dokumendi – ja infohaldussüsteemide arendamises.
Ürituse sihtrühmaks olid avaliku sektori töötajad, kes korraldavad asutuse asjaajamist ning dokumendi – ja infohaldussüsteemide arendamist.
Sissejuhatava ettekande tegi Majandus – ja Kommunikatsiooniministeeriumi side ja riigi infosüsteemide asekantsler Taavi Kotka, kelle sõnavõtu põhipunktiks oli riigi konkurentsivõime kasvatamine infotehnoloogia alal ning selle lähtepunktid. Oluline on pakkuda omandatud kogemusi Eestist väljapoole ja tegeleda riikide vaheliste infosüsteemide integratsiooniga.
Avalike teenuste maastikul toimuvast rääkis Janek Rozov, kes on Majandus – ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna juhataja. Ta keskendus infoühiskonna arengukava seotusele dokumendihaldussüsteemidega ning andis lühiülevaate infoühiskonna arengukavast (
http://infoyhiskond.eesti.ee). Eesmärk on arendade paremaid avaliku sektori teenuseid ja tõsta paberivaba suhtluse osakaal 95% -ni ning elektroonsete arvete osakaalu 100%-ni aastaks 2020. Lisaks rääkis infoühiskonna teenuste arendamise osakonna rollist ning kliendi – ja protsessipõhise lähenemise olulisusest avalike teenuste arendamisel.
Järgmisena rääkis Andres Kütt, kuidas Riigi Infosüsteemi Amet saab toeks olla infosüsteemide arendamisel ning nende väljatöötamise nõustamisel. Ameti on valmis tellijat igati abistama tema soovide täitmisel ning nõustama süsteemi arhitektuuri ülesehituse osas. Lisaks jagati nõuandeid infosüsteemi RIHA-s registreerimiseks.
Majandus – ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunikud Liivi Karpištšenko ja Relika Metsallik-Koppel tegid samuti ettekande dokumendihaldusest infoühiskonna arengukava kontekstis ning keskendusid olulisematele probleemidele dokumendihalduse valdkonnas ning meetmetele nende lahendamiseks.
Märkimist väärisid järgmised probleemid:
- asjaajamise tugi avalikele teenustele on ebaefektiivne
- vananenud on asutuste asjaajamiskorrad
- asutuste rahulolematus dokumendihaldussüsteemidega
- pabermaailma loogika ülekandumine elektroonilisse maailma
- valdkondade ja asutuste vaheline vähene koostöö infosüsteemide kasutamisel
- asutusteülesed lahendused ei arvesta kõigi osapoolte vajadustega
- vananenud õigusaktid ei arvesta elektroonilise maailmaga.
Eesmärgiks on minna üle dokumendihalduselt terviklikule infohaldusele ning selle saavutamiseks alustatakse infohalduse hetkeolukorra kaardistamisest ning analüüsist. Lisaks tegeletakse elektroonilise dokumendihalduse osakaalu seirega ning uuritakse, millised on avalikus sektoris kasutusel olevad dokumendihaldussüsteemid ja nende võimekus DVK-ga liitumiseks. Samuti on plaanis uurima hakata, millised dokumendid tekivad teistes infosüsteemides ning millisel määral neid dubleeritakse dokumendihaldussüsteemides.
Digitaalsest arhiveerimisest ja selle senisest parimast praktikast rääkis Lauri Leht Rahvusarhiivist. Juttu oli asutuse dokumentide hoiustamisest ning andmebaaside arhiveerimisest.
Eero Vegman tutvustas andmekogude loomise protsessi RIHA – s. Ühtlasi oli juttu dokumendihaldussüsteemide registreerimisest ja kirjeldamisest ning selle eesmärgist RIHA-s.
Effektiivsest asutusesisesest e – menetlemise juurutamisest ning selle eduteguritest rääkis Pirjo Künnapuu Sotsiaalkindlustusametist. Märksõnaks siinkohal on protsesside kaardistamine ning analüüs.
Päeva lõpus leidis aset diskussioon, kus osalesid Aet Raha Majandus – ja Kommunikatsiooniministeeriumist, Kalev Pullonen Tartu Linnavalitsusest, Keit Kivisild Nortalist, Erki Kaldjärv Webware OÜ-st ja Ingrid Pappel Interinx OÜ-st. Arutlusel olid head ja halvad näited dokumendihaldusüsteemide arenduses, dokumendihaldussüsteemide tulevik ja nende arendamise edufaktorid.
Räägituga tutvumiseks on võimalik lugeda teabepäeva
ettekandeid ning vaadata
videoülekandeid.
Külli Kool, DHÜ juhatuse liige
